De operationele procedures, processen en mechanismen van een organisatie vormen de ruggengraat van haar risicobeheersysteem. Deze procedures, ook wel bekend als interne controles, zorgen ervoor dat medewerkers zich houden aan de aanbevelingen van het topmanagement, de branchepraktijken en de wettelijke richtlijnen bij het uitvoeren van hun taken. Een interne auditor test de controles om ervoor te zorgen dat ze adequaat en effectief zijn.
Interne controle gedefinieerd
Een interne controle is een set instructies en procedures die het management instelt om operationele verliezen als gevolg van fouten, verwaarlozing of fraude door werknemers te voorkomen. Een controle op de debiteuren- en factureringsafdeling van een warenhuis kan werknemers bijvoorbeeld instrueren hoe ze contante betalingen moeten afhandelen. Een interne controle helpt het senior management ook om verliezen door technologische storingen te voorkomen. De senior supervisor van de winkel kan bijvoorbeeld verkoopmedewerkers instrueren hoe credit- en debetkaarttransacties moeten worden verwerkt in het geval van uitval van computersystemen.
Beheersingsgeschiktheid
Een interne auditor test twee aspecten van een controle-toereikendheid en effectiviteit. Een controle is voldoende als het duidelijk procedures en stappen beschrijft die een werknemer moet volgen om taken uit te voeren. Ter illustratie: een controle kan een scheepsmedewerker instrueren hoe goederen die in het magazijn zijn opgeslagen te registreren en de vrachtbrief te ondertekenen. Een adequate controle verklaart ook de procedures voor besluitvorming en probleemrapportage. Het verzendbeheer kan bijvoorbeeld vereisen dat de griffier een manager op de hoogte stelt als ontvangen goederen meer waard zijn dan $ 10.000.
Controle effectiviteit
Een controle is effectief als het passende oplossingen biedt voor problemen met de interne controle. Bijvoorbeeld, de manager van de debiteurenafdeling bij een kleine winkel gelooft dat een werknemer contant geld kan stelen omdat de bedragen van de verkoopopbrengsten niet overeenkomen met de ontvangen geldmiddelen. Hij kan een procedure instellen die vereist dat klantencheques naar een nieuw adres worden verzonden en drie werknemers van verschillende afdelingen vraagt om contante betalingen te registreren. Het nieuwe besturingselement is effectief als de manager opmerkt dat kassaldi nu overeenkomen met verkoopbedragen.
Types
Een interne auditor kan verschillende controles testen, afhankelijk van de controledoelstelling, de bedrijfsgrootte en de sector. Een auditor kan procedures in financiële rapportagemechanismen testen om ervoor te zorgen dat financiële overzichten juist en volledig zijn en in overeenstemming zijn met algemeen aanvaarde boekhoudprincipes (GAAP). Operational control testing helpt een auditor om de adequaatheid en effectiviteit van de controle op segmentniveau te evalueren. Een auditor kan ook IT-systemen (Information Technology) testen om verliezen als gevolg van een IT-storing te voorkomen.
Testen van de significantie
Interne controle testen is een belangrijke praktijk, omdat het helpt het topmanagement van een bedrijf operationele verliezen als gevolg van fouten of systeemuitval te voorkomen. Testen helpt ook een afdelingshoofd ervoor te zorgen dat medewerkers zich houden aan interne regels, wetten en regels bij het uitvoeren van hun taken. Een auditor past doorgaans algemeen aanvaarde auditnormen (GAAS) toe bij het testen van interne beheersingsmaatregelen en beoordeelt deze als "hoog", "gemiddeld" en "laag" op basis van verliesverwachtingen.
