Beleid en procedures zijn een essentieel onderdeel van bedrijfsbeheer, omdat ze voorkomen dat elke medewerker het wiel opnieuw moet uitvinden en ze bieden een norm waaraan individuele prestaties kunnen worden beoordeeld.
Wat is het verschil tussen een beleid en een procedure?
In de eenvoudigste bewoordingen definieert een beleid een uitkomst, terwijl een procedure de middelen tot het einde definieert. Het kan bijvoorbeeld bedrijfsbeleid zijn dat alle werknemersaankopen worden opgebeld door een andere medewerker, terwijl de procedure om dat te bereiken kan zijn dat de ontvangsten zowel de naam moeten bevatten van de medewerker die de aankoop heeft gedaan als de naam van de werknemer die de aankoop heeft gedaan up.
Hoe stel ik het bedrijfsbeleid op?
Het zou mooi zijn als u een complete set bedrijfsbeleid kunt maken wanneer u uw bedrijf voor de eerste keer opent en deze nooit meer hoeft te bezoeken. Uw beleids- en proceduresboek moet echter worden beschouwd als een levend document, waarbij nieuwe beleidsmaatregelen worden toegevoegd als dat nodig is.
Wanneer kunnen de beleidsregels en procedures worden gewijzigd?
Een van de beste voorbeelden van wanneer een beleid moet worden bijgewerkt, is wanneer een bedrijf van een handmatig systeem converteert naar een bedrijf dat elektronisch wordt beheerd.
Als beleid en procedures kunnen worden gewijzigd, waarom moeten ze dan worden geschreven?
Het houden van alle beleid en procedures in geschreven vorm verbetert de kansen dat zij eerlijk en onpartijdig op elke werknemer in het bedrijf zullen worden toegepast. Als een manager bijvoorbeeld een medewerker bestraft voor het eten van chips van de lopende band, kan de werknemer zich onwetend voelen over het beleid als hij niet van tevoren een exemplaar van een werknemershandboek heeft ontvangen met daarin het beleid 'niet eten'..
Hoe kunnen beleidsregels en procedures worden gebruikt voor functioneringsgesprekken?
Duidelijk beleid en procedures stellen elke medewerker in staat om te weten hoe zij zal worden beoordeeld en elke manager kan de individuele prestaties objectief vergelijken. Als het beleid bijvoorbeeld is dat elke medewerker vijf kwaliteitscontroles per uur uitvoert en haar controles documenteert in een logboek, kan een manager aan het einde van de dag gemakkelijk aan tafel gaan zitten om te zien wie aan de norm voldoet en wie is niet.
Hoe moet een manager beleid en prestatienormen gebruiken?
Dagelijks kunnen managers normen gebruiken als coachmomenten, waarbij ze een medewerker laten zien waar zijn prestaties moeten verbeteren of waar zijn prestaties uitstekend zijn. Aan het einde van een bepaalde periode kan aan elke werknemer zijn gemiddelde prestatie worden getoond in vergelijking met de standaard, en beslissingen zoals verdienstenverhogingen, promoties of zelfs werknemersbehoud kunnen op een objectieve, eerlijke en onpartijdige basis worden genomen.
