Alle bedrijven die werknemers aannemen en onderhouden, moeten een werknemers- of personeelsdossier bijhouden voor elke medewerker die zij inhuren. Personeelsmanagers moeten ervoor waken gevoelige informatie niet op te nemen in een algemeen werknemersbestand, zoals medische, financiële, criminele of veiligheidsverklaringen. Dit soort informatie moet worden opgeslagen op een beveiligde locatie, in overeenstemming met de staats- en federale wetgeving. Andere soorten niet-gevoelige informatie moeten worden bewaard in een speciaal werknemersdossier om evaluatie door werknemers mogelijk te maken of om te worden gebruikt als bewijsmateriaal in arbeidsgeschillen.
Voorlopige arbeidsrecords
Informatie over mededelingen uit het begin van het dienstverband, de positiebeschrijving, kopieën van een initiële sollicitatie, cv, sollicitatiebrieven, vacatures, alle verificatieformulieren die werden ondertekend, zoals het lezen en begrijpen van een medewerkershandboek, moeten in het personeelsdossier worden bewaard.
Loon-, loon- en belastinginformatie
Dit soort documenten omvat urenstaatregistraties, W-4-formulieren ingevuld door de werknemer, aanwezigheidsregistraties, directe stortingsvergunningen, jaarlijkse W-2-verklaringen en mandaten voor kinderbijslag die van invloed zijn op het loon voor thuiskomst van een werknemer.
Prestatiebeoordelingen, beoordelingen en incidenten
Als uw bedrijf periodieke prestatiebeoordelingen uitvoert, moet een kopie van elke beoordeling met betrekking tot een bepaalde werknemer in het personeelsdossier van de werknemer worden geplaatst. Daarnaast moeten eventuele incidenten met betrekking tot geschillen met andere werknemers of management, gedragsproblemen, afwezigheidspatronen, slechte werkprestaties en schriftelijke waarschuwingen in het bestand worden vermeld.
Training en onderwijs
Veel functies vereisen voorbereidende en voortgezette opleiding, opleiding of certificering. Werkgevers moeten een register bijhouden van alle trainingsprogramma's die een medewerker voltooit. Als de werknemer een certificaat van voltooiing heeft ontvangen voor een specifieke cursus met betrekking tot de taak, moet een kopie in het bestand worden bewaard.
Noodgevallen en voordelen
Alle werkgevers moeten een lijst met contactpersonen voor noodgevallen bijhouden voor elke medewerker in het bestand, ongeacht of de werkomgeving gevaarlijk is. Bovendien moeten alle voordelen van de positie van de werknemer worden vastgelegd. Voordelen zijn onder meer betaalde vakantie, medische verzekering, collegegeld vergoedingsprogramma's en andere dekking.
