Handleidingen zijn belangrijk voor het basisfunctioneren van een organisatie. Zonder basisregels en -procedures is er te veel ruimte voor misverstanden en misbruik door de mensen waarop de organisatie vertrouwt om zijn werk gedaan te krijgen.Hoewel eenvoudige, gemakkelijk te begrijpen notities op een servetje een handleiding vormen, hebben medewerkers en vrijwilligers meer kans om een goed geproduceerd handboek te respecteren. Microsoft Publisher is een van de meest voorkomende programma's waarmee u er een kunt maken.
Items die je nodig hebt
-
Computer
-
Microsoft Publisher
-
Tekstverwerkingsprogramma
-
Spreadsheet-programma (optioneel)
-
Grafisch programma (optioneel)
-
Afbeeldingen (optioneel)
Schrijf de tekst van uw handleiding met behulp van een tekstverwerkingsprogramma. Bewerk en formatteer alsof het het laatste document is.
Open Microsoft Publisher. Maak een paginasjabloon in Microsoft Publisher door pagina één van uw document op te bouwen volgens uw specificaties. Dit is het standaard uiterlijk en formaat van elke handleidingpagina. Sommige functies van de sjabloon omvatten paginaformaat, kopteksten, voetteksten, paginanummering, randen en achtergrondkleur of watermerk.
Maak een tekstvak half zo groot als de bruikbare ruimte op uw sjabloonpagina. Of de helft van de horizontale of de halve verticale is prima.
Maak extra pagina's in uw Publisher-document totdat u een aantal pagina's hebt die gelijk zijn aan tweemaal het aantal pagina's in uw tekstverwerkingsdocument.
Kopieer de volledige inhoud van de sjabloonpagina. Plak ze op alle pagina's in het document.
Keer terug naar uw tekstverwerkingsdocument. Selecteer de volledige inhoud van het document door op "CTRL + A" te drukken. Kopieer en plak in het tekstvak op de eerste pagina van uw Publisher-document. Omdat de tekst niet allemaal in het tekstvak past, vraagt Publisher u of u wilt "Autoflow" wat u hebt geplakt. Selecteer "Ja", waardoor de tekst in de andere tekstvakken terechtkomt, in woordvolgorde. Het zal ook automatisch tekst van de ene naar de andere box verplaatsen als u wijzigingen aanbrengt.
Ga pagina per pagina door het document van de uitgever en vermeld waar de tekst de juiste plaatsen voor afbeeldingen aangeeft. Als een pagina geen afbeelding rechtvaardigt, vergroot dan het tekstvak om de hele pagina te vullen. Met de functie Autoflow wordt de tekst automatisch verplaatst om plaats te bieden.
Maak afbeeldingen om in te voegen waar je hebt besloten dat je ze nodig hebt. Gebruik een grafisch programma voor foto's en andere afbeeldingen. Gebruik een spreadsheetprogramma voor grafieken. Gebruik de tekenfunctie in Publisher zelf om stroomdiagrammen en organigrammen te maken.
Kopieer en plak de afbeeldingen die u maakt op de juiste pagina's. Formaat aanpassen en vervolgens het formaat van het tekstvak aanpassen om de resterende ruimte te vullen. Nogmaals, de functie Autoflow zal de rest van het document aanpassen. Voer deze stap altijd uit in paginavolgorde, omdat de Autoflow tekst die u op afbeeldingen hebt getypt, later in het document kan verplaatsen.
Doorloop uw document pagina voor pagina, maak de laatste aanpassingen en correcties. Als u titelpagina's voor verschillende secties wilt, voegt u ze op dit moment toe.
Print en bind de documenten. Als u de apparatuur niet direct beschikbaar hebt, kan uw lokale kantoor- of drukkerij uw handleidingen voor een redelijke prijs produceren.
