Een succesvol bedrijf is afhankelijk van efficiënt kantoorbeheer. Het maken en onderhouden van een lijst met kantoorbenodigdheden is een manier om uw kantoor op topprestaties te houden. Een lijst met kantoorartikelen is een inventaris van de benodigdheden die uw kantoor nodig heeft om zijn dagelijkse taken uit te voeren. Het gebruik van een lijst met kantoorbenodigdheden zorgt ervoor dat u belangrijke items bij het bestellen van benodigdheden niet vergeet.
Maak een inventaris van alle kantoorapparatuur die door de medewerkers van uw bedrijf wordt gebruikt. Als u een uitgebreide lijst wilt samenstellen, loopt u door uw kantoorgebouw. Start op kantoor en noteer de kantoorapparatuur die u gebruikt. Reis door uw kantoorgebouw, inclusief kopieerruimten, postkamers, ontvangstruimten, pauzeruimtes en toiletten.
Plaats elk stuk kantoorapparatuur in een specifieke categorie. Hiermee wordt duplicatie voorkomen. Op te nemen categorieën zijn algemene kantoorbenodigdheden, technologie en elektrische apparatuur, stationaire en papieren producten, schoonmaakartikelen en diversen.
Evalueer de operationele vereisten voor elk apparaat. Printers hebben bijvoorbeeld inkt nodig. Computers hebben snoeren nodig. Archiefkasten hebben bestanden nodig. Koffiepotten hebben voeringen nodig. Zeepdispensers hebben zeep nodig.
Voer de gegevens die u verzamelt in in een spreadsheet. Gebruik afzonderlijke kolommen voor de hoofdcategorieën, lijst met kantoorapparatuur en actuele kantoorbenodigdheden. Door een spreadsheet te gebruiken, kunt u uw lijst met kantoorbenodigdheden naar behoefte sorteren of extra informatie toevoegen, zoals onderdeel- of productidentificatienummers.
Tips
-
Als uw bedrijf groot is, kunt u van elke afdeling die afdelingsspecifieke benodigdheden aanvragen, zoals controleregisters en personeelspersoneelsbestanden. Identificeer eenvoudig de behoeften van uw kantoorbenodigdheden en onderhoud een actuele inventaris van kantoorapparatuur en kantoorbenodigdheden met behulp van uw spreadsheet. Raadpleeg uw inventaris regelmatig om te voorkomen dat uw voorraad opraakt.
