Het doel van een conferentiebrochure is om afgevaardigden naar een evenement te trekken en hen het conferentieschema te laten weten. De brochure moet daarom informatie bevatten over de locatie, sprekers, reisarrangementen en andere belangrijke feiten. De kopie moet duidelijk, informatief en overtuigend zijn en lezers aansporen hun plekjes te reserveren, zodat ze persoonlijk of professioneel kunnen profiteren. Een inleiding van een prominente spreker of senior executive geeft een nuttig overzicht van het evenement, evenals een welkom voor potentiële afgevaardigden.
Doelgroep
Organisatoren van conferenties richten hun evenementen op specifieke groepen, dus kom meer te weten over de doelgroep om ervoor te zorgen dat de brochure relevante voordelen biedt. Het publiek kan zo divers zijn als docenten, senior executives uit de auto-industrie of leden van het publiek die geïnteresseerd zijn in countrymuziek. Als u informatie over het publiek wilt vinden, vraagt u de organisatoren naar doelgroepprofielen van eerdere evenementen. Organisatoren onderzoeken hun doelgroepen, vragen om demografische of zakelijke informatie en publiceren profielen om de kwaliteit van hun evenementen aan afgevaardigden, presentatoren en sponsors te demonstreren.
Voordelen voor afgevaardigden
De brochure moet afgevaardigden grote voordelen bieden om aanwezig te zijn. Zakelijke afgevaardigden moeten hun vrije tijd kunnen rechtvaardigen en privébezoekers willen weten dat ze waarde krijgen voor het uitgeven van hun eigen geld. Identificeer de voordelen voor de doelgroep. De conferentie kan een unieke gelegenheid bieden om wereldberoemde sprekers te horen, demonstraties van de nieuwste producten te zien of vaardigheden te verbeteren door het bijwonen van trainingssessies van hoge kwaliteit. De voordelen kunnen minder tastbaar zijn, zoals de mogelijkheid om te netwerken met andere mensen in een bedrijfstak, misschien met het oog op een baan of een verkoop.
Logistieke informatie
Uitgebreide informatie over de conferentielogistiek is essentieel. Volgens het American Conference Institute behandelen de vragen die veel deelnemers van conferenties stellen onderwerpen zoals registratie en betaling, reis- en cateringarrangementen, accommodatie en annuleringen. Om het voor lezers gemakkelijk te maken zich aan te melden voor het evenement, voeg je de volledige registratiegegevens toe. Geef de kosten voor deelname aan, inclusief eventuele kortingen voor vroege registratie. Geef contactgegevens op voor lezers die mogelijk aanvullende informatie nodig hebben en laat afgevaardigden weten wanneer ze welkomstpakketten ontvangen.
Conferentieprogramma
Zet het conferentieprogramma uiteen met tijdschema's en details van elke sessie om afgevaardigden te helpen bij het plannen van hun tijd op de conferentie. Laat deelnemers meer weten over het format van de conferentie, met presentaties, rondetafelgesprekken, workshops en tentoonstellingen. Biografieën van de presentatoren helpen deelnemers de sessies te kiezen die ze willen bijwonen en geven de status of kwaliteit van het evenement aan.
Onderhoud communicatie
De conferentiebrochure is slechts een onderdeel van een pre-conference marketingprogramma. Volgens Inc. helpt het posten van informatie en evenementnieuws op sociale media om interesse te behouden naarmate het evenement dichterbij komt. Aankondigingen over extra sprekers of speciale evenementen kunnen bijvoorbeeld een buzz veroorzaken rond het evenement en het risico verminderen dat afgevaardigden wegvallen.
