Wanneer u met een klant of een ander bedrijf samenwerkt, is het belangrijk om een overeenkomst te hebben om uit te leggen wie waarvoor verantwoordelijk is. Helaas kan het kostbaar en tijdig zijn om een gedetailleerd contract te onderhandelen, en dit kan een echt probleem zijn voor snelle klussen of voor mensen met terugkerende klanten. Een hoofdserviceovereenkomst specificeert de basisdetails van een overeenkomst, zodat voorwaarden voor specifieke projecten in de toekomst kunnen worden uitgewerkt, waardoor de tijd die de partijen besteden aan onderhandelingen tot een minimum wordt beperkt.
Tips
-
Een hoofdservicecontract is een overeenkomst die twee of meer partijen aangaan vóór een servicetransactie die de basisaspecten van het te voltooien werk beschrijft.
Wat is een hoofdserviceovereenkomst?
In de kern, een Master Service Agreement (MSA), ook wel een serviceniveau-overeenkomst of hoofdservicecontract genoemd, is een vereenvoudigde overeenkomst tussen twee of meer partijen die de basisvoorwaarden van hun werk afwikkelen.
Deze overeenkomsten zijn algemener dan projectspecifieke contracten en bevatten basisvoorwaarden die de meeste details en verwachtingen voor de meeste partijen in toekomstige transacties kunnen bepalen. Hierdoor kunnen de partijen snel over toekomstige overeenkomsten onderhandelen, omdat zij alleen te maken hebben met de specifieke voorwaarden van die overeenkomst. MSA's worden vaak toegevoegd aan projectspecifieke contracten om te voorkomen dat elk aspect van de overeenkomst in toekomstige overeenkomsten moet worden beschreven.
Het doel van MSA's
Zoals de meeste overeenkomsten, specificeert het MSA-contract wat elke partij moet doen om het einde van een overeenkomst te respecteren. MSA's zijn echter ontworpen om contractonderhandelingen eenvoudiger te maken. Als deze basisvoorwaarden van tevoren kunnen worden overeengekomen, kunnen de partijen zich richten op de details die feitelijk eerder van belang zijn (zoals tijdschema en prijs) en beginnen met het voltooien van het werk dat in de overeenkomst wordt beschreven.
De MSA kan ook nuttig zijn voor langetermijnovereenkomsten tussen twee partijen, zodat ze niet telkens deze details hoeven door te nemen als er een nieuwe werkorder wordt gemaakt. Zodoende kunnen ze sneller doorgaan met de klus. Uiteindelijk kan het bespoedigen van onderhandelingen op deze manier, vooral in de loop van een lange periode, beide partijen veel tijd en geld besparen.
Wat gaat er in een MSA?
Een MSA-document kan variëren op basis van de entiteiten die de overeenkomst gebruiken. De meeste overeenkomsten zullen echter betrekking hebben op:
- Leveringsvereisten met betrekking tot wie welke goederen of services levert en wanneer
- Wie is aansprakelijk voor incidenten
- Geschillenbeslechtingsbeleid als er conflicten ontstaan
- Wie is verantwoordelijk voor projectmanagement
- Geografische locaties (zelfs als het werk op afstand is, is het belangrijk om een locatie af te spreken voor belastingdoeleinden en rechtszaken)
- Betalingsvoorwaarden, inclusief de geschatte totale kosten en betalingsschema
- Wanneer en hoe de overeenkomst kan worden ontbonden
- Werk normen die definiëren wat elke partij zal afspreken als aanvaardbaar werk
Bovendien bevatten veel overeenkomsten ook informatie over:
- Vertrouwelijkheid
- Intellectuele eigendomsrechten
- Beveiliging van de locatie
- Verzekeringsgegevens
- Escrow
- Bedrijfsethiek
- Fiscale verantwoordelijkheden
- Achtergrondcontrole van de werknemer
- Toegang tot het netwerk of eigendom
- Hoe derden onder de MSA kunnen vallen
- Garanties voor het werk
Het is raadzaam om potentiële problemen op te sommen die fout kunnen gaan om een gedetailleerd overzicht te hebben van wat te doen als deze mogelijkheden zich voordoen. Dat kan iets specifieks omvatten als wat er gebeurt als een derde-partij-distributeur failliet gaat. Enkele mogelijke problemen die u in een MSA zou kunnen aankaarten, is wat er gebeurt in het geval van:
- Werknemer letsel of overlijden
- Eigendoms schade
- Wanneer een partij niet tijdig communiceert
- Wanneer een partij deadlines mist
- Gemiste betalingsvoorwaarden
- Productdefecten
- Ongeautoriseerde kosten
Heeft u een MSA nodig?
U moet altijd een contractuele of schriftelijke overeenkomst hebben als u met andere bedrijven of klanten samenwerkt. Op zijn meest elementaire wijze beschermt een schriftelijke overeenkomst tussen de partijen elke partij in het geval dat de ander een fout maakt. De overeenkomst geeft details over de rechtsmiddelen die moeten worden gevolgd wanneer een geschil ontstaat en helpt om de fouten van elke partij in bepaalde situaties te verduidelijken. Dit zorgt ervoor dat de klant krijgt waar hij voor betaald heeft en dat de aannemer krijgt betaald wat hij toekomt.
De meeste kleine bedrijven gebruiken contractuele sjablonen voor alle klanten in plaats van overeenkomsten te sluiten wanneer ze aan het werk gaan. Een MSA kan dienen als een goed sjabloon voor services, vooral voor kleine taken die snel moeten worden voltooid. Dit zal beide partijen beschermen door het werk gedetailleerd uit te werken, inclusief leveringen, betaling en tijdschema's en op zijn beurt de kans op rechtszaken tussen de partijen te verkleinen.
Omdat MSA's zo open zijn, werken ze goed voor verschillende bedrijven, van marketingbedrijven tot bouwbedrijven. Als u denkt dat een MSA geschikt is voor uw bedrijf, is het raadzaam om met een advocaat te spreken voordat u er een voor het eerst maakt en implementeert.
De voordelen van een MSA
Het invullen van een gedetailleerd, aangepast contract kan een lang en duur proces zijn dat advocaten en een bepaald niveau van onderhandelingen vereist. Voor sommige bedrijven die voor elke klant een vergelijkbare taak uitvoeren, kan een MSA het proces vereenvoudigen en stroomlijnen door de basisverplichtingen en risico's af te bakenen die in contracten met alle klanten zijn overeengekomen. Zodra het bedrijf en de klant het eens zijn over deze voorwaarden, kan de rest snel worden onderhandeld. Dit zou alle betrokken partijen tijd en geld moeten besparen.
Een MSA kan worden onderhandeld in de loop van dagen of weken, wat een aanzienlijk kortere periode is dan een standaardcontract dat helemaal opnieuw is gemaakt. MSA's moeten alle basisdetails omvatten die zouden worden overeengekomen in een standaard contractonderhandeling, inclusief wie de schuldige is wanneer een geschil ontstaat (het belangrijkste aspect van een contract), waardoor alle partijen worden beschermd.
De MSA dient ook als een goede contractuele blauwdruk. Elke gemaakte deal heeft zijn eigen specifieke kenmerken, maar de MSA kan dienen als een basissjabloon voor alle onderhandelingen, zowel met toekomstige klanten die alleen een snelle baan nodig hebben, of met bestaande klanten die al akkoord zijn gegaan met een bestaande MSA. Zodra je de andere details hebt uitgeschakeld, kun je je concentreren op de belangrijkste onderdelen van het contract: de kosten, het werk en de tijd.
Werkorders en MSA's
Wanneer u een MSA hebt geïnstalleerd, moet u mogelijk tijdens het werk werkorders toevoegen om specifieke details in te vullen over specifieke taken of projecten die al onder de algehele MSA vallen. Deze werkorders omvatten zaken als betalingsbedragen, werkuren, etc. Het is belangrijk om te weten dat wanneer een werkorder botst met de MSA, de MSA de specifieke details van de werkorder overruledt.
Als u een MSA moet herwerken, moet u een werkaddendum invullen dat door beide partijen wordt goedgekeurd. Wanneer dit gebeurt, kan het bijzonder nuttig zijn om een advocaat over de nieuwe overeenkomst te laten kijken, vooral als dit de eerste keer is dat u uw MSA wijzigt.
MSA's versus contracten
Het is belangrijk om te beseffen dat hoewel leken de termen "contract" en "overeenkomst" gewoonlijk onderling verwisselbaar gebruiken, ze niet hetzelfde zijn volgens de wet. Juridisch gezien is een contract sterker dan een schriftelijke overeenkomst, omdat een overeenkomst als minder formeel wordt beschouwd. Dit is precies waarom contracten zoveel langer duren om te onderhandelen en waarom het nuttig kan zijn om een MSA in te stellen voor de details van de minder cruciale delen van een overeenkomst en een contract om de details van specifieke banen of projecten te specificeren.
