"Werk" bedoelde altijd de plaats waar je elke dag naartoe ging, zoveel als het betekende wat je daar deed. "Naar het werk gaan" betekende verkleden, de deur uitgaan en een auto of openbaar vervoer nemen naar een gebouw waar je de hele dag binnen was gebleven, behalve misschien lunchen. Tegenwoordig werken veel mensen vanaf een tafel in hun plaatselijke koffiewinkel of in hun eetzaal, of een bureau dat is opgezet in wat vroeger een slaapkamer was. Maar ze zijn geen freelance of zelfstandige. Ze verbinden zich zo gemakkelijk met collega's in het hele land of zelfs met de wereld als wanneer ze de volgende ruimte binnenlopen. Welkom bij de virtuele onderneming.
Virtuele bedrijfsdefinitie
De betekenis van de term 'virtuele handel' is door de jaren heen dramatisch veranderd. Nog maar tien jaar geleden kon een bedrijf virtueel worden genoemd als ze een deel van hun werk uitbesteden aan mensen die in een andere stad werkten. Anderen stelden bepaalde vacatures in staat om 'virtuele teams' te hebben, samen met hun interne teams. Modewoorden van deze tijd waren 'telewerken' en 'telewerken'. Meer recentelijk ging het erom dat sommige werknemers "op afstand" konden werken.
Tegenwoordig worden meer bedrijven bekend als '100 procent virtueel'. Dit betekent dat er geen hoofdkantoor is om naar toe te gaan, en iedereen in het bedrijf werkt op afstand, meestal alleen en niet in groepen. Medewerkers zijn vaak verspreid over het land en zelfs in andere landen. Hun locatie is niet belangrijk zolang ze een telefoon hebben en consequente toegang tot internet hebben.
Sommigen kunnen zich niet voorstellen dat ze geen fysieke plek hebben waar iedereen naar zijn werk gaat. Maar het werkt zo goed voor anderen dat steeds meer bedrijven beginnen te fotograferen om ook 100 procent virtueel te worden.
Hoe werkt een virtueel bedrijf?
Communicatie is de sleutel om virtueel zakendoen goed te laten werken. Het is tegenwoordig gebruikelijk dat mensen hun e-mail checken en meerdere keren per dag telefoneren, waar ze ook zijn. Een van de belangrijkste voordelen van smartphonetechnologie is dat u gemakkelijk contact kunt houden wanneer u onderweg bent. Virtuele medewerkers moeten de gewoonte krijgen om elke dag meerdere keren berichten te controleren. Wanneer een klant, collega of baas zegt: "Ik stuurde je een e-mail", kan het antwoord niet langer zijn: "Ik heb het niet gezien, ik ben niet op kantoor". Op zijn minst zou het antwoord moeten zijn: "Laat me mijn e-mail checken."
Eerder, toen een werknemer vanuit huis wilde werken, waren managers en zelfs collega's achterdochtig over de hoeveelheid werk die werd gedaan. Dagelijkse communicatie verwijdert die angst. Medewerkers kunnen elkaar eenvoudig vertellen waar ze aan werken en hoeveel ze hebben bereikt en kunnen inchecken bij hun managers.
Bestanden kunnen via e-mail worden gedeeld. Visuals zoals grafieken, grafieken en illustraties kunnen worden gescand en rechtstreeks vanaf een smartphone in een bestand worden verzonden. Met documenten voor elke betrokken persoon kunnen ze een conferentiegesprek houden om het te bespreken alsof ze allemaal in een conferentieruimte samen zijn. Het hoeft niet eens een formele telefonische vergadering te zijn. Twee mensen die een gesprek hebben, kunnen gewoon anderen inspreken waarmee ze willen praten.
Net zoals collega's en managers in een fysiek kantoor zich zorgen zouden maken als iemands hok ongebruikt zou blijven voor de dag zonder dat de werknemer zich ziek meldde of iemand liet weten dat ze uit waren bij een klant, zou niemand in een virtueel bedrijf gedurende de dag vermist moeten zijn.
Er is echter een zekere hoeveelheid vertrouwen vereist in virtuele zaken. Het management moet niet al zijn tijd besteden aan het bijhouden van mensen. Het punt is om productief te zijn, waar je ook bent. En dat is gemakkelijk te onderscheiden. Als het werk op tijd wordt gedaan, zijn werknemers productief. Veel eigenaren of managers van virtuele bedrijven zeggen dat de productiviteit van hun bedrijf toeneemt zodra ze een virtuele onderneming zijn geworden.
Het inhuren van de juiste werknemers
Niet iedereen zal het goed doen in een virtuele bedrijfsomgeving. Sommige mensen moeten door de deur van hun werkplek lopen om in de mindset te geraken "op het werk" te zijn. Ze houden van het gezoem van drukke mensen om hen heen. Ze kunnen niet zo productief op zichzelf zitten, alleen in een kamer en de plaatselijke coffeeshop is geen bruikbare vervanging voor hen.
Bepaalde persoonlijkheidskenmerken geven aan dat een persoon waarschijnlijk goed zou kunnen werken in een virtueel bedrijf:
- Onafhankelijk en zelfverzekerd op zichzelf werken.
- Zelfgestuurd, initiatiefloos zonder te vertellen.
- Gepassioneerd over het werk en wil werken.
- Betrouwbaar, loyaal en toegewijd.
De vraag is natuurlijk hoe herken je deze eigenschappen in aanvragers? Begin met huidige werknemers. U kent degenen die goed zelfstandig werken en degenen die u overal ter goedkeuring ontvangen. Degenen die al jaren op hun werk zijn gebleven en productief zijn in plaats van alleen maar op tijd komen, zijn loyaal en toegewijd. Je kunt erop vertrouwen dat ze werk gedaan krijgen, en er is geen reden om te verwachten dat ze hun werkethiek niet zullen voortzetten wanneer ze virtueel werken.
Wanneer u nieuwe sollicitanten voor virtuele banen interviewt, zijn de kenmerken van onafhankelijkheid, zelfsturing, passie en betrouwbaarheid een goede manier om uw keuzes te beperken. Dan doe je wat je altijd hebt gedaan bij het aannemen van: ga met je gevoel.
Voors en tegens van leeftijd
Veel mensen zeggen dat jongere werknemers die gewend zijn om zoveel mogelijk online te doen, ideaal zijn om in een virtueel bedrijf te werken. Zogenoemde Millennials, bijvoorbeeld, die het Pew Research Center onlangs besliste, werden geboren tussen 1981 en 1996, passen in die beschrijving.
Labels kunnen echter gevaarlijk zijn. Toegegeven, de meeste mensen in die leeftijdscategorie zijn technologisch geneigd. Ze kennen niet alleen technologie, maar passen zich ook meestal gemakkelijk aan nieuwe technologie aan. Maar om te beginnen is dat een groot leeftijdsbereik. Ten tweede moeten persoonlijkheidskenmerken nog steeds worden overwogen.
Alleen u kunt bepalen hoeveel ervaring vereist is voor elke taak, en tot op zekere hoogte, ervaring komt met de leeftijd. Iemand die 22 is en net afgestudeerd is, heeft waarschijnlijk niet de volwassenheid van een 35-jarige en zeker niet de ervaring. Een nieuwe afstudeerder kan echter een passie hebben voor het werk en uitbundigheid in het algemeen, dat in elke werkomgeving een lange weg kan gaan.
Het is echter riskant om aan te nemen dat virtuele werknemers jong moeten zijn. Oudere werknemers, bijvoorbeeld de zogenaamde "babyboomers" geboren tussen 1946 en 1964, worden vaak beschouwd als uit hun element als het gaat om technologie. Natuurlijk is het natuurlijk om vast te houden aan het bekende. Maar dat betekent niet dat alle aanvragers van 'een bepaalde leeftijd' geen uitstekende virtuele werknemers kunnen zijn.
Ten eerste zijn sommigen erg goed met technologie en vinden het geweldig. Degenen die dat niet zijn, kunnen leren welke apparaten uw bedrijf gebruikt. Ten tweede hebben oudere werknemers de neiging om langer aan het werk te blijven en zijn ze over het algemeen loyaler en toegewijd. Zelfs degenen die op of bijna de pensioengerechtigde leeftijd zijn meestal graag aan het werk. Ze zijn niet op zoek naar promoties of gebruiken de baan als opstapje.
Als zowel jongere als oudere werknemers voordelen kunnen bieden voor een virtueel bedrijf, vergeet dan ook niet die in het midden. Het is een feit dat leeftijd waarschijnlijk de minste factor is om te overwegen bij het aannemen van virtuele banen. Medewerkers van alle leeftijden bieden aanzienlijke voordelen. Jongere werknemers tonen meestal graag hoe ze technologie kunnen gebruiken voor iedereen die hulp nodig heeft. Oudere werknemers hebben jarenlange ervaring en kennis die ze kunnen delen om inzicht te geven in veel werksituaties.
Banen die goed werken Vrijwel
Terwijl zowat elke klus virtueel kan worden gedaan, kunnen sommige categorieën gemakkelijker worden aangepast. Degenen die met succes virtuele werknemers hebben ingezet, of dit nu fulltime of in deeltijd is, omvatten:
Creatief: Bedrijven die zich bezighouden met creatieve kunst en schrijven, zoals adverteren en publiceren, hebben zich altijd tot specialisten buiten hun bedrijf gewend toen de behoefte zich voordeed. Ze konden het zich niet veroorloven om getalenteerde artiesten op het personeel te houden, en door met hen samen te werken, konden ze vrijwel iedereen met verschillende specialiteiten en talenten inhuren voor elke opdracht.
Financiën: Banen die voornamelijk op nummers zijn gebaseerd, zoals accountants en financiële planners, kunnen overal worden uitgevoerd. Stuur ze eenvoudig e-mails of financiële documenten per e-mail met korte uitleg, en zij kunnen het vanaf daar nemen. Ze zijn gewend om alleen te werken en zijn meestal geen mensen die anderen om zich heen nodig hebben om productief te zijn.
Verkoop: Buiten verkopers is altijd vertrouwd geweest om te werken terwijl ze niet op kantoor waren. Dat is waar hun klanten en prospecten zijn. Het is gemakkelijk om te bepalen of ze productief zijn door hun verkoopcijfers.
internet: De essentie van internet banen maakt ze ideaal voor virtuele zaken. Webontwerpers, softwareontwikkelaars of elke klus geklaard voor het internet kan virtueel gedaan worden.
Opleiding: Hogescholen en zelfs middelbare scholen hebben al enige tijd online lessen gevolgd en sommige zijn nu volledig online. Wie heeft geen trainingsklasse online genomen? Dat wordt de meest populaire manier om voor alles te trainen, of het nu een nieuwe baan, een nieuw product of een nieuwe procedure is. Talrijke studiebegeleiders bieden online tutoring, zelfs wanneer de student en de leraar duizenden mijlen van elkaar verwijderd zijn.
Klantenservice: Veel bedrijven hebben virtuele klantenservice. De klant denkt waarschijnlijk dat ze naar een fysieke afdeling in het bedrijf bellen, maar er is geen reden waarom vertegenwoordigers niet thuis kunnen werken. Het enige dat nodig is, is een telefoon, internettoegang tot een klantenservicehandboek, telefoonextensies voor het geval ze de oproep moeten doorverbinden en de mogelijkheid om een headset te gebruiken waar deze zich bevindt.
Helpdesk: Net als bij de klantenservice, beantwoordt de "helpdesk" vragen voor een IT-bedrijf of voor eventuele details aan een verwarde klant. Dat bureau kan overal zijn waar je een laptop en een persoon kunt neerzetten.
Veel banen kunnen worden aangepast om virtueel te werken of een combinatie van persoonlijk bij elkaar komen en op afstand werken. Natuurlijk, industrieën zoals productie, waar fysieke producten worden gemaakt in een faciliteit, vereist dat het werk wordt gedaan op het terrein. Maar dat betekent niet dat de verkoop, administratie, financiën en beheer van de faciliteit niet virtueel kunnen worden uitgevoerd.
Virtueel bedrijfsadres
Als u de indruk wilt wekken van een fysiek kantoor of gewoon uw klanten een plaats wilt geven om e-mail en pakketten te verzenden, bieden tal van bedrijven deze service. Ze vragen meestal maandelijks op basis van de hoeveelheid e-mail die u ontvangt. Ze geven je een straatadres, de mogelijkheid om je e-mail online te bekijken en te beslissen wat je met elk stuk moet doen. Opties variëren van het verscheuren ervan tot het fysiek doorsturen naar een adres dat u opgeeft.
Virtual Business Management
Managers en eigenaren moeten hun manier van denken ook aanpassen om een virtueel bedrijf succesvol te exploiteren. De beste managementstijl voor iedereen, inclusief managers, is een mix van communicatie, flexibiliteit en vertrouwen.
Veel bedrijven hebben een soort "hands-on-meeting" opgezet om regelmatig te worden gepland. Misschien is het een conference call op maandagmorgen om de doelen van elke persoon voor de week te bespreken. Aangezien u niet vraagt dat ze persoonlijk verschijnen, moet iedereen die niet ziek is, een telefonische vergadering "bijwonen".
Bepaal hoe u wilt dat elke medewerker zich meldt en wanneer, gedurende de rest van de week. Als u alle werknemers opdraagt om u elke dag te bellen om u te vertellen waar ze zijn en wat ze bereiken, zal uw werk de hele dag door telefoontjes worden gestoord. Door hen te vragen je een e-mail te sturen met de informatie kun je het op je gemak lezen. Een wekelijkse checklist die alle namen bevat, is eenvoudig af te vinken wanneer iedereen die dag meldt.
Maar er is een extra element van vertrouwen vereist van managers in een virtueel bedrijf. Je kunt niet uitkijken en zien wie op een bepaald moment in hun hokjes zit. Je moet erop kunnen vertrouwen dat werknemers doen wat ze zeggen dat ze aan het doen zijn. Als de productiviteit hetzelfde is of beter dan het was, werkt uw virtuele bedrijf.
