Het missen van een projectdeadline kan uw relatie met een klant schaden en uw bedrijf kosten. Soms zijn vertragingen echter onvermijdelijk. De manier waarop je het nieuws doorbreekt, kan het verschil maken tussen het versterken van je relatie en het vernietigen ervan. Als u het probleem op de juiste manier benadert, kunt u het vertrouwen van uw klant versterken en hem verzekeren dat u zult doen wat nodig is om het project te voltooien.
Check-in regelmatig
In plaats van te wachten tot er een probleem is om de basis te raken met uw klant, stuurt u wekelijkse voortgangsupdates en een actuele tijdlijn. Omdat u regelmatig met hem communiceert, zal het niet zo erg zijn als u hem op de hoogte stelt van de vertraging. Als duidelijk is dat u in de problemen komt, stelt u de klant op de hoogte en verontschuldigt u zich onmiddellijk. Uw verontschuldiging zal een grotere impact hebben indien deze eerder wordt geleverd dan wanneer uw klant deze ontvangt nadat de deadline al is gemist.
Herken het ongemak
Laat uw klant weten dat u begrijpt welke problemen de vertraging hem zal veroorzaken. Dit toont aan dat u de situatie serieus neemt en dat u zich zorgen maakt over de gevolgen ervan. Stel de klant ook gerust dat je het probleem in de hand hebt en laat het niet nog een keer gebeuren. Hierdoor zal hij meer geneigd zijn om bij uw bedrijf te blijven in plaats van iemand anders te vinden om het project af te maken. Zeg hem bijvoorbeeld: "Ik weet dat u ervan uitgaat dat u dit ruim vóór uw jaarlijkse aandeelhoudersvergadering hebt. We hebben het probleem geïdentificeerd en zullen alles doen wat nodig is om het voor die tijd te voltooien."
Heb een plan
In plaats van alleen maar te zeggen dat je werk te laat komt, geef je de klant een nieuwe voltooiingsdatum. Hiermee kan hij zijn tijdlijn aanpassen en de wijziging aanpassen. Hij zal meer vertrouwen hebben in je mogelijkheden als je een duidelijke tijdlijn hebt dan als je alleen maar zegt dat je niet weet wanneer je klaar bent. Beschrijf ook wat u gaat doen om het project weer op de rails te krijgen. Laat de klant weten dat je weet wat er mis ging en dat je de problemen hebt aangepakt en een plan hebt om het project weer op schema te krijgen.
Minimaliseer de schade
Wanneer u de klant over de vertraging vertelt, biedt u hem iets aan om het ongemak te compenseren. Geef hem bijvoorbeeld korting op dat project of op een toekomstig project om hem aan te moedigen je nog een kans te geven. Je kunt ook aanbieden om gratis extra items of services in te zetten. Dit toont aan dat u de relatie wilt herstellen en herstellen, terwijl u de klant een tastbaar voordeel biedt om u een tweede kans te geven.
