Het is een voordeel voor professionals om een goed begrip te hebben van zakelijk schrijven, vooral als ze zich in een administratieve positie bevinden. Wanneer uw baas u vraagt om iets in zakelijke vorm te schrijven, zoals een memo, moet u weten wat de juiste manier is om het te doen. Anders zult u niet de impact hebben die u wenst op de ontvangers. U kunt dit scenario vermijden door te weten hoe u een memo in standaard bedrijfsformaat schrijft.
Maak een memo die alle secties van de standaard bevat, inclusief de kop, het doel, de discussie en de afsluiting, adviseert Hodu.com. Een samenvatting is een optionele sectie.
Stel de kop voor uw memo in. Alle memo's hebben een standaardkop met vier regels met het label "Aan", "Van", "Datum" en "Onderwerp".
Vul de kop van uw memo in. Na "Aan" typt u aan wie de brief wordt gedistribueerd, zoals een specifieke persoon, groep mensen of afdeling. Plaats na 'Van' uw naam of de naam van de persoon waarvoor u de brief schrijft, zoals uw baas. Typ de distributiedatum na het woord 'Datum'. Voeg een paar woorden toe die het doel van de notitie samenvatten in de regel 'Onderwerp'.
Typ een korte alinea waarin het doel van de memo in een paar zinnen wordt uitgelegd. De memo kan om informatieve redenen zijn, om een probleem te verklaren of om een bepaalde actie van de ontvangers te vragen.
Bespreek het doel van de memo in de volgende paragrafen in detail. Geef geen onnodige informatie of herhaal uzelf, maar bied voldoende details zodat alle ontvangers de reden voor de memo en het belang ervan begrijpen.
Noteer de actie, indien aanwezig, die door de ontvangers moet worden genomen in een afsluitende alinea. Leg uit wat er moet gebeuren en hoe je dat kunt bereiken.
Voeg een samenvattingsgedeelte toe aan het einde van uw memo als deze langer is dan één pagina of zeer gedetailleerde, complexe informatie bevat. Dit zal het doel van uw memo verduidelijken en de ontvangers een referentie geven om op terug te kijken zonder de hele memo opnieuw te hoeven lezen. Neem al uw belangrijkste punten op, evenals alle acties die moeten worden ondernomen, in de samenvatting.
