Medewerkersdocumentatie is om verschillende redenen belangrijk. Documentatie rechtvaardigt werkgelegenheidsacties, van werving en selectie tot ontslag, pensionering of beëindiging. Training en ontwikkeling en compensatie en voordelen zijn ook onderdeel van de medewerkersdocumentatie. Het onderhouden van nauwkeurige en volledige documentatie ondersteunt human resources-doelstellingen, zoals opvolgingsplanning en promotie van binnenuit. Medewerkersdocumentatie, wanneer zorgvuldig, vertrouwelijk en volgens het bedrijfsbeleid, is de ruggengraat van een personeelsafdeling.
Werving en selectie
Zelfs als uw wervings- en selectieproces begint met online indienen van aanvragen via een trackingsysteem voor aanvragers, blijft documentatie een belangrijk onderdeel van het wervingsproces. Het aanwervingsproces omvat minimaal voorbereidende telefonische screenings, face-to-face interviews en evaluaties door interviewers. Documentatie is essentieel voor dit proces - aantekeningen maken tijdens persoonlijke interviews is praktisch een vereiste om te helpen bij het nemen van een wijs besluit om in te huren. Als u bovendien de kwalificaties van een kandidaat wilt doorgeven aan een andere manager, is het handig om uw sollicitatiebrieven te delen. Interviewopmerkingen bevatten uw persoonlijke beoordelingen en meningen. Dus tenzij aantekeningen van het wervings- en sollicitatieproces testscores bevatten of bepaalde feiten over de vaardigheden van de kandidaat herbevestigen, wordt dit type documentatie meestal niet opgenomen in het personeelsdossier. Belangrijk is dat werknemersdocumentatie ook de geschiktheid van het werk bevestigt.
Training en ontwikkeling van werknemers
Het documenteren van de prestaties van medewerkers is belangrijk voor het behoud van werkplezier, productiviteit en betrokkenheid. Uw prestatiebeheersysteem omvat een aantal componenten, zoals functieomschrijvingen, informele feedback, training, disciplinaire maatregelen en jaarlijkse prestatiebeoordelingen. Al deze componenten vereisen documentatie voor uw prestatiebeheersysteem om op schema te blijven. Gebrek aan documentatie ligt dicht bij gebrek aan communicatie op dit gebied. Medewerkers zijn afhankelijk van feedback om motivatie te stimuleren en het moreel van werknemers te verhogen. Zonder documentatie missen medewerkers de tools die nodig zijn om aan de verwachtingen van de werkgever te voldoen.
Compensatie en voordelen
Medewerkersdocumentatie is een essentieel onderdeel van uw vergoedings- en uitkeringsstructuur. Zonder dit soort documentatie is het onmogelijk om het loon van de werknemers, de verdiensten van de verdiensten, de eindejaarsbonussen en verplichte en vrijwillige aftrekposten te volgen. Documentatie houdt ook de status van personeelsbeloningen in stand, zoals opties voor gezondheidszorg, afhankelijke zorg en flexibele uitgavenrekeningen. De payrollafdeling registreert veel van de werknemersdocumentatie op dit gebied; uw privacyfunctionaris heeft echter exclusieve toegang tot alle medische documentatie om het vertrouwelijke karakter van werknemersinformatie te behouden.
Werkgelegenheid eindigt
Wanneer de termijn van een werknemer ten opzichte van het bedrijf ten einde loopt, is documentatie uiterst belangrijk. Ongeacht de reden, moet u het papierwerk voorbereiden en documenteren dat deze werkgelegenheidsactie documenteert. Als u een medewerker beëindigt, rechtvaardigt de documentatie uw beslissing. Ontslag van werknemers met betrekking tot slechte prestaties, beleidsschendingen of grove fouten heeft documentatie nodig om de onvrijwillige beëindiging te ondersteunen. Als de medewerker besluit om een klacht in te dienen wegens onrechtmatige kwijting, kan documentatie uw bedrijfsmiddelen beschermen als de klacht escaleert naar rechtszaken. Als een werknemer met pensioen gaat of ontslag neemt, is documentatie nodig om de gezondheid en inkomensvoordelen te kunnen blijven genieten.
