Het schrijven van een aanbevelingsbrief voor een medewerker, collega of andere kennis kan een hele klus lijken, maar ze zal zeker de moeite die je in het zingen van haar lof waardeert waarderen. De beste letters zijn zowel uitbundig als oprecht, wat een speciale toets vereist.
Vraag de aanvrager van de brief om een kopie van alle informatie die u nodig hebt om de best mogelijke aanbevelingsbrief te schrijven. Dit moet niet alleen het cv van de aanvrager en de lijst met projecten waaraan ze heeft gewerkt, of andere kwalificaties omvatten, maar ook een lijst met punten die ze graag in de brief benadrukte.
Zoek uit of er speciale formulieren zijn die u moet gebruiken of procedures die u moet volgen. Vaak moeten voltooide brieven worden verzegeld in een envelop met uw handtekening aan de andere kant van de flap.
Begin de brief met een verklaring van uw naam en functie, de naam en positie van de aanvrager, hoe lang u haar kent en in welke hoedanigheid. Deze verklaring moet uw bekwaamheid om haar nauwkeurig te evalueren vaststellen.
Beschrijf twee of drie van de opmerkelijkste kwaliteiten of vaardigheden van de aanvrager, met specifieke voorbeelden van hoe hij die kwaliteiten in het verleden heeft aangetoond. Aandachtspunten zijn de intelligentie en analysecapaciteit van de aanvrager, het ervaringsniveau, organisatorische vaardigheden, betrouwbaarheid en het vermogen om met anderen samen te werken.
Vergelijk de aanvrager van de brief met anderen die u in vergelijkbare hoedanigheid hebt gekend. Bereken, indien mogelijk, de vergelijking, bijvoorbeeld: "Van de negen assistenten die ik heb gehad, is Mary de allerbeste."
Overweeg om een paar bescheiden kritieken op de aanvrager van de brief te plaatsen. Als ze enige vooruitgang heeft geboekt om een tekortkoming te verhelpen, kan het vermelden hier hier uw geloofwaardigheid verbeteren.
Sluit de brief af met uw algehele beoordeling van de aanvrager en zijn of haar geschiktheid voor de functie waarnaar zij op zoek is. De taal moet sterk zijn, maar niet overdreven of onoprecht.
Voeg uw contactgegevens toe en een aanbod om te reageren op vervolgvragen als u bereid bent dit te doen.
Bewaar een kopie van de brief. Het zal u veel tijd en moeite besparen als ze in de toekomst nog een brief nodig heeft.
Mail de brief of bezorg hem op tijd aan de aanvrager.
Tips
-
Een tot twee pagina's is over het algemeen de ideale lengte voor een aanbevelingsbrief. Minder en de lezer zal vermoeden dat je niet veel te zeggen hebt over de aanvrager; meer en je zult diegenen uitputten die het moeten lezen. Vage lof is de kus des doods. Platitudes over de aanvrager die geen bewijs hebben om ze te ondersteunen, zijn een teken van onoprechtheid of desinteresse. Als je geen tijd hebt om een goede aanbeveling te schrijven en je de aanvrager vertrouwt om een goede te schrijven, kun je haar vragen het voor je te schrijven. Zorg ervoor dat u deze zorgvuldig controleert voordat u uw naam ondertekent. De beste aanbevelingen houden rekening met de positie die de aanvrager zoekt. Als ze bijvoorbeeld een toelating tot de graduate school wil, wil je misschien focussen op haar intelligentie of zelfmotivatie, maar als ze een functie als manager zoekt, wil je misschien haar leiderschapskwaliteiten benadrukken.
Waarschuwing
Als u een aanbevelingsbrief schrijft voor een medewerker, neemt u contact op met de HR-afdeling van uw bedrijf om te controleren of u voldoet aan het bedrijfsbeleid. Sommige bedrijven verbieden supervisors aanbevelingsbrieven te schrijven om mogelijke juridische problemen te voorkomen. Als je niet eerlijk een enthousiaste brief kunt schrijven voor de aanvrager, is het beter om tactvol te suggereren dat ze iemand anders zoeken in plaats van je integriteit in gevaar te brengen of een lauwe brief schrijven, die waarschijnlijk niemand voor de gek houdt.
