Het kennen van uw publiek is de sleutel tot het schrijven van een brief om uw bedrijf of organisatie te introduceren. Uw intentie is een ander essentieel feit bij het schrijven van een effectieve zakelijke communicatie die uw lezer het doel en de structuur van uw organisatie overbrengt. Het doel van een introductiebrief varieert van het aankondigen van de komst van uw bedrijf op de communitymap tot een liefdadigheidsinstelling die vraagt om financiële en in natura ondersteuning van donoren en vrijwilligers.
Geef de beste leidinggevende van uw bedrijf op evenals iemand die bekend is met marketingconcepten of een medewerker die verantwoordelijk is voor het vermarkten van de organisatie om een introductiebrief te maken. De bestuurder of oprichter van uw bedrijf kan inzicht geven in het doel van het bedrijf en waarom het is opgericht en uw marketinggoeroe kan licht werpen op hoe u een beroep kunt doen op het klantenbestand van het bedrijf.
Stem op het beste formaat voor uw introductiebrief. Als uw organisatie een sterk sociaal medianetwerk heeft en een klantenbestand dat de voorkeur geeft aan traditionele communicatie, stelt u twee versies van uw introductiebrief op. Maak een bericht dat viraal gaat en een ander bericht dat meer geschikt is voor de verspreiding van papieren exemplaren.
Construeer je eerste alinea met het publiek in gedachten. Oproep aan filantropen met een opening als "Elk jaar helpt ABC Foundation duizenden ontheemde vrouwen hun leven te reconstrueren." Toekomstige ondernemers zullen de ondernemersgeest echter waarderen door een inleiding die het bescheiden begin van de organisatie verklaart, zoals: "XYZ Corporation begon in de garage van Steve Wilson als een hobby twee decennia voordat de gemiddelde Amerikaan een thuiscomputer kon betalen." Gebruik de rest van uw eerste alinea om de oorsprong of basis van uw organisatie te beschrijven.
Stel de tweede alinea van uw introductiebrief op om uit te leggen wat uw bedrijf of organisatie doet - als u onderbetaalde of werkloze werknemers traint, beschrijf dan de soorten jobtraining die u aanbiedt. Evenzo, als u producten op wereldmarkten verkoopt, beschrijf dan de vele landen waar uw bedrijf invloed op heeft, door zijn producten aan klanten over de hele wereld te verkopen.
Maak een foto van de structuur van uw organisatie in uw derde alinea. Vermijd eenvoudigweg te verwijzen naar een organigram - uw introductiebrief mag geen bijlagen bevatten. Beschrijf het executive leadership-team en hoe elk lid van het team deelneemt aan de ontwikkeling van de bedrijfsstrategie. Vertel uw lezers over de afdelingsfuncties van uw bedrijf en hoe afdelingen met elkaar omgaan. Erken je menselijk kapitaal; leg uit hoe de kwalificaties en expertise van uw medewerkers en hoe zij bijdragen aan het succes van de organisatie. "Medewerkers van XYZ Corporation hebben 75 jaar ervaring in computernetwerken en softwareontwikkeling" is een voorbeeld van erkenning van de professionele expertise van uw medewerkers.
Verpak uw brief in een vierde alinea door het doel van uw introductie opnieuw te formuleren. Als u nieuw bent in het bedrijfsleven, kunt u klanten en zelfs andere bedrijven uitnodigen om langs te gaan bij uw winkel of uw website te bezoeken. Voor een introductiebrief die om donatie vraagt, herhaal je het doel van je organisatie, de successen uit het verleden en vraag om donaties. Betrek uw lezers bij het vinden van meer informatie over uw bedrijf en organisatie.
Maak een handtekeninglijn voor de hoogste leidinggevende of organisatieleider van uw bedrijf. Voorzie, op voorwaarde dat het haalbaar is, kopieën van de brief voor individuele en originele handtekeningen - ze voegen een warme, persoonlijke toets toe aan zakelijke communicatie.
