Wanneer uw bedrijf of organisatie belangrijke informatie heeft om te communiceren en uw gebruikelijke kanalen onvoldoende zijn, plant u een tactisch communicatieproject dat is aangepast aan de inhoud en omstandigheden. Aankondigingen die profiteren van aangepaste plannen zijn doorgaans belangrijke eenmalige, niet-routinematige gebeurtenissen, zoals een verandering in leidinggevend leiderschap, wervingsplannen en ontslagen, verandering in personeelsbeloningen en verplaatsing van bedrijfsfaciliteiten. Ze hebben vaak betrekking op externe en interne doelgroepen. Het maken van een projectplan voor tactische communicatie helpt u belangrijke vragen te overwegen: wie moet wat horen, van wie, op welke manier, wanneer en met welk doel? Een plan identificeert ook taken, verantwoordelijkheden en tijdlijnen --- het soepel maken van de taak van projectbeheer.
Verduidelijk en bevestig voordat u van plan bent. Identificeer de "eigenaar" van het project --- meestal de persoon die het toewijst --- die uw plan zal adviseren en goedkeuren. Met die projecteigenaar: - Bevestig de kern van de aankondigingsinhoud, gewenste timing en vertrouwelijkheidsvereisten. Bevestig of er ongebruikelijke gevoeligheden of omstandigheden bestaan, zoals wettelijke vereisten of vereisten voor lidmaatschapsrapportage. - Bevestig hoe het project past als tactiek in overkoepelende public relations en communicatiestrategieën. - Beantwoord de bronnen voor de meer gedetailleerde informatie en input die u nodig hebt, bijvoorbeeld de HR-manager van uw bedrijf of de voorzitter van de Executive Search Committee. - Identificeer de goedkeurings- en rapportagevereisten voor uw project. Ga akkoord of u het project op informele wijze zult beheren of een projectteam structureert. --Identificeer goedkeuringsvereisten voor werkproducten die voortvloeien uit het plan, bijvoorbeeld beoordeling door wettelijke, personele en financiële vertegenwoordigers of door specifieke leidinggevenden. - Stel parameters vast voor benodigde hulpmiddelen zoals budgetverwachtingen en gebruik van externe bureaus.
Doel en doelstellingen kristalliseren. Doel is wat je wilt laten gebeuren, meestal beginnend met "To …" Doelstellingen beginnen meestal met actiewerkwoorden --- ze zijn wat je wilt doen tegen wanneer, vermeld als processen of gewenste resultaten. In dat licht is het doel om uw aankondiging op een bepaalde datum te doen een doel. Het doel kan zijn "om tegemoet te komen aan de behoeften en voorkeuren van belanghebbenden voor tijdige en feitelijke informatie over (onderwerp), op een manier die het imago en de waarden van het bedrijf bevestigt." Breng dat doel terug naar de overkoepelende public relations- en communicatiestrategie.
Profiel belanghebbenden en doelgroepen. Strategische planning heeft zeer waarschijnlijk communicatiedoelstellingen in brede lijnen geïdentificeerd. Voor je tactische project, focus verscherpen. Belanghebbenden zijn groepen of individuen die worden beïnvloed door de specifieke informatie die u wilt verspreiden en die daarmee het belangrijkste doelwit zijn. Voeg aan de lijst andere doelgroepen toe waarin u percepties wilt maken, wijzigen of bevestigen. Gebruik een tabel of spreadsheet met de volgende kolomkoppen om uw analyse samen te vatten van: - Bewustzijnssegment. Geef elk een naam en indien nodig een voetnoot met die bestanddelen. Deel een groep in als de communicatiebehoeften binnen de groep anders zijn. Voorbeeld: alle werknemers, werknemers van de getroffen divisie, toezichthouders. Vraag: "Wie moet of wil dit weten - en waarom?" Denk bijvoorbeeld aan belangrijke klanten, aandeelhouders, het grote publiek, collega's in uw branche, politieke instanties en belangrijke leveranciers. Kies of nieuwsmedia als doelgroepen worden gebruikt of in plaats daarvan als kanalen worden gebruikt om segmenten als het grote publiek en het bedrijfsleven te bereiken. --Need / bericht. Hoewel bewustzijn en begrip doelen voor alle doelgroepen zijn, hebben sommigen wellicht speciale behoeften. Medewerkers willen mogelijk weten hoe ze bijvoorbeeld worden beïnvloed door bijvoorbeeld een kantoorafsluiting of leden van een associatie het proces waarbij een aftredende executive leider wordt opgevolgd. Bestuursleden, leidinggevenden, supervisors en accountmanagers zijn degenen die niet alleen het nieuws nodig hebben, maar ook uw plan om het te communiceren, vooral als ze een rol willen spelen. Identificeer sleutelboodschappen voor elk segment. - Sleutel Communicator. Van wie zou elk segment uw nieuws verwachten of leuk vinden? Identificeer de woordvoerder als het 'gezicht' van de communicatie naar elke groep --- die bijvoorbeeld in een persbericht wordt vermeld of een conferentie leidt met medewerkers. Hoewel het bedrijfsleven kan verwachten te horen van de chief executive officer, kunnen werknemers er de voorkeur aan geven door hun leidinggevenden en belangrijke klanten te worden geïnformeerd door hun accountmanagers.
Plan cascade-volgorde en kanalen. Als je ooit verbaasd bent geweest door eerst te leren van een krant met grote veranderingen die je bedrijf plant, begrijp je het principe van 'geen verrassingen' en het belang van trapsgewijze informatie om ervoor te zorgen dat er geen verrassingen ontstaan. Noteer op een tijdelijke werktafel of spreadsheet uw doelsegmenten in de volgorde waarin ze worden geïnformeerd, teruggaand vanaf de datum en tijd waarop uw informatie het meest algemeen bekend is (vaak de tijd van een algemeen persbericht). Hoewel sommige distributies gelijktijdig kunnen zijn, moet u overwegen of bepaalde segmenten vooraf op de hoogte moeten worden gesteld van de toekomstige communicatie. Bijvoorbeeld, supervisors hebben mogelijk tijd nodig om zich voor te bereiden op vragen van medewerkers en bestuursleden kunnen de kennisgeving van op handen zijnde krantenartikelen verwelkomen. Identificeer in de kolom naast elk segment het kanaal of de kanalen via welke de communicatie zal plaatsvinden. Kanalen zijn methoden voor informatiedistributie, meestal met evenementen en geschreven inhoud. Voorbeelden: - Voor directieteam, bestuursleden, belangrijkste afdelingshoofden en supervisors --- vooraankondigingen per e-mail. - Voor werknemers - vooraf e-mailbericht, afdelingsvergaderingen, videoconferentie, website-inhoud. - voor belangrijke kiezers --- vooraankondiging per fax en e-mail, live-presentatie. --Voor het grote publiek --- verspreiding van algemene persberichten, persconferenties, website-inhoud.
Identificeer benodigde collaterals. Collaterals zijn de materialen die worden gebruikt bij de uitvoering van uw communicatieprojectplan - documenten en audiovisuals zoals foto's en opnames. Categoriseer ze als: - Oprichting collaterals, voor gebruik met meerdere segmenten. Voorbeelden: nieuwsuitgave, factsheet, Q & A, foto's, website-inhoud. - Segment collaterals, de communicatie die naar specifieke doelgroepen gaat gericht op hun behoeften en voorkeuren en in de 'stem' van hun favoriete woordvoerder. Vaak zijn dit memo's van de Key Communicator van het segment die kopieën bevatten van de onderliggende onderpand, met name nieuwsberichten. "Ik wilde u laten weten dat ons bedrijf later deze middag het nieuws aankondigt dat …" Deze zakelijke zekerheden kunnen ook spreekpunten, inhoudscontouren of AV's bevatten voor Key Communicators, zoals leden van het uitvoerend team en supervisors. --Adultieve collaterals, memo's van u aan anderen die naar verwachting aan het project zullen deelnemen, hen informeren over het communicatieplan en hun verwachte rollen daarin. Voeg relevante kopieën van foundation en segment collaterals toe. Op een tabel of spreadsheet moet u voor elk onderpand het volgende identificeren: naam, sleutelcommunicator, toegewezen aan, conceptvervaldag, goedkeuring (en) vereist, definitieve vervaldatum.
Bevestig de benodigde ondersteuning. Bepaal welke ondersteuning de uitrol van uw project vereist en bevestig de beschikbaarheid ervan. Als er geen permanente ondersteuning bestaat, gebruik dan een tabel of spreadsheet om in detail aan te geven hoe u ondersteuning zult krijgen, zoals het volgende, het identificeren van Ondersteuningsitem, Bron en Kosten: - Opstellen van onderpand - Compilatie van distributielijsten met contactgegevens voor uw doelsegmenten - Geschiktheid en verantwoordelijkheid voor massale uitzendingen zoals groeps-e-mails - Regelingen voor groepsbijeenkomsten, nieuwsconferenties en andere bijbehorende evenementen.
Uitrol van detailprojecten. Gebruik een tabel of spreadsheet om een lijst met sequenties op te stellen en timing vast te stellen voor elke activiteit die u plant voor de uitrol van uw communicatie. Identificeer wie wat zal doen en wanneer, en ook de onderpanden die elk zal gebruiken. Overweeg deze kolomkoppen: aantal, datum en tijd, activiteit, te gebruiken onderpanden, verantwoordelijke persoon (s) en status of opmerkingen. Plan om het projectuitroldetail op te nemen in de adviserende onderpand die u verstrekt aan anderen die er een rol in hebben, zoals leden van het uitvoerend team, supervisors en ondersteunend personeel.
Plan de follow-up van het project. Gebruik een tabel of spreadsheet om een dergelijke follow-up nader te omschrijven als: - Positieaanbiedingen vragen van belanghebbenden zoals medewerkers en nieuwsmedia - Projectevaluatie, waarschijnlijk inclusief het succes van de projectuitvoering en subjectieve beoordelingen van de respons van het publiek
Maak een budget. Identificeer verwachte kosten in overeenstemming met het financiële beleid van uw organisatie. Mogelijk hoeft u alleen die te identificeren die nog niet zijn opgenomen in het bestaande budget voor algemene ondersteuning van de communicatie.
Laat je projectplan goedgekeurd. Geef uw werk aan de eigenaar van het project ter goedkeuring voordat u met de uitvoering begint en vraag om verbetersuggesties. Voorwoord uw voorstel document met een korte samenvatting. Volg dit overzicht en neem uw tabellen / spreadsheets op in plaats van een gedetailleerd verhaal: - Samenvatting - Doel en doelstellingen van het project - Belanghebbenden en doelgroepen (tabel of spreadsheet) - Communicatie roll-out details (tabel of spreadsheet) - Collaterals (tabel of spreadsheet) - Volgplannen - Benodigde ondersteuning - Budget
Tips
-
Als vertrouwelijkheid het toelaat, overleg dan met belanghebbenden en publieksleden of met degenen die met hen samenwerken om hun informatiebehoeften en -interesses beter te begrijpen. Behalve uw gebruikelijke communicatiekanalen, plant u speciale evenementen voor niet-routinematig nieuws om de 'speciaalheid' aan te geven.
Waarschuwing
Sommige aankondigingen kunnen onderworpen zijn aan arbeids- en effectenwetten en -regelgeving. Informeer bij de hoofden van juridische en human resources.
