De memo van een rapport van een verzendpagina functioneert net als een cv-begeleidingsbrief. Zie het als uw persoonlijke toon voor de lezer. Schrijf wat je zou zeggen tegen de ontvanger als je het rapport persoonlijk aan hem zou overhandigen, maar verzamel eerst je gedachten.
Voordat je gaat schrijven, is het belangrijk om te bepalen wat je wilt zeggen. Identificeer uw doelgroep en bepaal hun specifieke behoeften en wensen. Overweeg deze punten bij het opstellen van een memo van verzending en de rest van uw rapport of voorstel.
Adresseer de memo van verzending met behulp van eenvoudige memoopmaak. Als uw organisatie een memosjabloon heeft, gebruik het dan. Gebruik deze opstelling niet als uitgangspunt:
MEMORANDUM
Naar: Naam en titel ontvanger Van: Uw naam en titel Datum: Datum waarop u uw rapport inschakelt Onderwerp: Rapportnaam
Schrijf een openingsverklaring. "Hier is het rapport dat u hebt aangevraagd met betrekking tot …" bijvoorbeeld. Het hoeft niet lang te zijn. Een paar eenvoudige zinnen zullen de klus klaren. Gebruik het Business Block-formaat voor deze alinea en de rest van uw memo. Plaats een harde return of lege ruimte tussen elke alinea, maar tab niet of streep voordat u een nieuwe sectie begint.
Schrijf een inleidende paragraaf. Beschrijf de reikwijdte van het rapport, precies wat het zal behandelen en hoe u uw informatie verzamelde.
Schrijf de inhoud van de memo. Leg uit hoe nuttig het rapport voor de lezer zal zijn. Presenteer uw belangrijkste conclusies en belicht interessante bevindingen of hoofdstukken die van bijzonder belang zijn voor uw publiek. Alle informatie die het rapport bruikbaarder of toegankelijker maakt voor uw lezer, kan in dit gedeelte worden opgenomen. Misschien wilt u zelfs suggesties doen voor verder onderzoek.
Stel een afsluitende alinea samen. Schrijf een kort berichtje van dank aan je lezer en erken alle belangrijke hulp die je van collega's hebt ontvangen. Bied ook aan om punten te verduidelijken of indien nodig verder te werken.
Controleer het document op spelling- en grammaticafouten.
Laat een collega die u vertrouwt, uw werk opnieuw heeft gelezen. Haar frisse ogen komen terug op verwarrende spraak en typefouten.
Breng de nodige wijzigingen aan en neem de suggesties van uw proeflezer over.
Voeg uw ingevulde memo van verzending in de rest van uw rapport in. Plaats het vlak voor de inhoudsopgave en na de titelpagina van het rapport.
Tips
-
Schrijf de memo van de verzendings- en andere voorverklaringsonderdelen van uw rapport als laatste, omdat deze verwijzen naar de rest van het document.
Waarschuwing
Memo's van verzending worden alleen gebruikt voor interne documenten. Als uw rapport is bedoeld voor een extern publiek, zoals een potentiële klant, schrijft u in plaats daarvan een verzendbrief. De informatie is hetzelfde, maar gebruik zakelijke briefformaten om uw document te adresseren.
