Rijdend beslag op uw inventaris is een van de meest uitdagende aspecten van het besturen van een bedrijf. Van de operationele kant van dingen, zult u altijd willen weten hoeveel product beschikbaar is om te verkopen, en wanneer meer te krijgen. Uw accountants hebben ook nauwkeurige inventarissen nodig, zodat ze uw boeken op orde kunnen houden en u de informatie kunnen geven die u nodig hebt om zakelijke beslissingen te nemen. In de meeste, maar niet alle gevallen, wil je dat waarschijnlijk doen via een permanent voorraadsysteem.
Periodiek voorraadsysteem
Er zijn twee manieren om met uw voorraadbeheer om te gaan. De ene is door een zogenaamd periodiek inventarissysteem, wat betekent dat aan het einde van een bepaalde periode - een maand, een kwartaal, een jaar of wat dan ook in uw situatie werkt - u uw deuren sluit en fysiek meet hoeveel voorraad u bij de hand hebt.. Voor boekhouddoeleinden noem je dit de eindinventaris voor je menstruatie. Uw vorige voorraadtelling was de startvoorraad voor deze periode. U voegt al uw aankopen toe aan de startinventaris, trekt alle verkopen af en in een ideale wereld lijkt het resultaat sterk op uw eindinventaris. Natuurlijk leven we niet in een ideale wereld, en in de praktijk, hoe langer je tussen inventarissen gaat, hoe meer verschillen er binnen komen. Onder het periodieke voorraadsysteem is de hoeveelheid voorraad pas juist nadat deze geteld is, is een groot ongemak.
Perpetual inventory systeem
Het permanente voorraadsysteem vereist veel meer instellingen, maar als het eenmaal op zijn plaats is, is het veel eenvoudiger te bedienen. Elk deel van de voorraad dat u bezit, wordt ingevoerd in uw computersysteem terwijl het is gekocht. Wanneer het uit de voorraad komt, wanneer het wordt verkocht of opgebruikt, wordt het automatisch afgetrokken van de voorraad in uw computersysteem. Als uw bedrijfsmodel draait om weten wat u hebt en wanneer u meer moet bestellen, wat van toepassing is op vrijwel elk bedrijf, biedt het gebruik van de eeuwigdurende inventarisatiemethode veel voordelen.
Periodieke versus perpetuele inventaris
Welke aanpak u kiest voor het beheer van uw inventaris, hangt af van uw situatie. Als u tevreden bent om te werken op basis van 'moeder en pop', kunt u uw bedrijf klein houden en uw voorraad laag houden. Een periodiek voorraadsysteem is mogelijk alles wat u nodig hebt. De instellingen zijn minimaal en u kunt uw voorraad zo vaak tellen als u denkt dat nodig is. Als uw plannen voor uw bedrijf volop groeien, wilt u de methode van de eeuwigdurende inventaris zo snel mogelijk implementeren, idealiter vanaf de eerste dag.
Het nadeel is dat de eeuwigdurende inventarisatiemethode ingewikkeld is om in te stellen en vereist een aanzienlijke investering in computers, software en expertise. Als u een krap budget hebt, wat vaak het geval is bij startups, kan die initiële investering meer zijn dan u comfortabel kunt beheren. Soms moet u genoegen nemen met een voorraad- en boekhoudsysteem dat op de korte termijn een basis voor permanent voorraadbeheer biedt, maar dat kan worden opgewaardeerd tot een vollediger aanbod terwijl uw bedrijf en inkomsten groeien.
Het is niet perfect
Het hele punt van een eeuwigdurend voorraadsysteem is dat u altijd een nauwkeurig en actueel overzicht hebt van de items die bij de hand zijn. Dat is in grote lijnen waar, maar in de echte wereld is er altijd een kloof tussen theorie en praktijk. Je verliest product aan breuk en diefstal; leveranciers zullen u onjuist factureren, u zult bestellingen ontvangen die over of kort zijn met een paar stukjes, verkoopmedewerkers zullen verkeerd verkopen of terugbetalingen, enzovoort. Goede trainings-, beveiligings- en inventarisafhandelingspraktijken kunnen helpen om dat tot een minimum te beperken, maar u zult nog steeds af en toe een echte telling moeten doen om de nummers te verifiëren waarmee u werkt.
U kunt ervoor kiezen om minstens één keer per jaar een volledige fysieke inventaris te doen, of u kunt kiezen voor doorlopende "cyclustellingen". Dat betekent alleen dat u bepaalde delen van uw inventaris kiest om regelmatig te tellen op zoek naar verschillen. U kunt zich concentreren op alleen de items met de hoogste waarde of het hoogste volume, omdat deze u het meeste kans geven om problemen te ondervinden, of u kunt uw gehele voorraad een beetje per jaar door het jaar tellen en uw inventaris aanpassen wanneer u fouten vindt.
Perpetual Inventory in Retail / Wholesale Environments
Het beste voorbeeld voor permanente voorraadsystemen is in de detailhandel. Wanneer uw klant een product op de toonbank zet, belt u het in met een of andere vorm van een scanner, of misschien door handmatig een onderdeelnummer in te voeren. Scannen is beter, wanneer mogelijk, omdat het de kans op fouten verkleint. Zodra de verkoop is voltooid, vermindert uw systeem de beschikbare voorraad bij de hand om rekening te houden met wat er de deur uitloopt in de hand van uw klant.
Als een van uw andere verkopers het product op een computer in een andere afdeling opzoekt, wordt het nieuwe herziene totaal weergegeven op het scherm. Uw systeem kan u ook vragen om meer te bestellen als uw verbruiksartikelen bijna leeg zijn of de bestelling zelfs automatisch plaatst. De beste systemen houden ook de kortingen en bestelminima van uw leveranciers bij, zodat u kunt instellen dat ze geen 950 stuks moeten bestellen als er een korting van 1000 is. Groothandels werken op dezelfde manier, behalve dat ze kopen bij fabrikanten en distributeurs en verkopen aan de retailers.
Perpetual Inventory in productie- / productieomgevingen
Als u producten wilt maken, in plaats van ze alleen te verkopen, gebruikt u een eeuwigdurend voorraadsysteem een beetje anders. In dit geval zijn de items in uw voorraad grondstoffen of subsamenstellingen en worden ze uiteindelijk eindproducten. U moet ook uw grondstoffen bijhouden wanneer ze op weg zijn om eindproducten te worden. Dit kan zo weinig als een paar of zelfs enkele jaren duren, afhankelijk van het product. In die staat worden ze geteld als work-in-process. Met een efficiënt permanent voorraadsysteem, moet u nooit zonder grondstoffen zitten en weet u hoeveel eindproducten u beschikbaar hebt voor de verkoop. Wat nog belangrijker is, zult u ook weten wat uw productiekosten waren, zelfs als uw materialen in kostprijs schommelen.
LIFO en FIFO-boekhouding
Uw fysieke voorraadbeheer moet er altijd voor zorgen dat het oudste product in uw schappen als eerste wordt verkocht, zelfs als het niet bijzonder beperkt houdbaar is. Verpakkingen vervagen na verloop van tijd, dozen raken beschadigd en zelfs stalen nagels zullen uiteindelijk roesten. Voor de eeuwige boekhoudkundige doeleinden kunt u echter beslissen of u elk stuk inventaris beschouwt als de oudste die momenteel bij de hand is of de nieuwste die bij de hand is. Deze systemen worden first-in-first-out en last-in-first-out genoemd, of kortweg FIFO en LIFO.Als de prijzen stijgen, is het oudste product altijd het goedkoopste en zal het nieuwste product altijd de duurste zijn. Als de prijzen dalen, is het tegenovergestelde waar. Dat heeft enkele belangrijke implicaties voor de manier waarop u rekening houdt met uw kosten.
LIFO, FIFO en COGS
Stel dat je voor demonstratiedoeleinden het oudste item in je inventaris hebt gekocht voor $ 85, de nieuwste kost je $ 95 en je verkoopt $ 110. Als u op een FIFO-basis werkt, is uw winst $ 110 minus de $ 85 kosten of $ 25. Als u op LIFO-basis werkt, telt u slechts $ 15 winst op dezelfde verkoop. Als het uw doel is om de hoogst mogelijke winst te rapporteren, misschien om indruk te maken op potentiële investeerders, zou u het misschien interessant vinden om de FIFO-methode te gebruiken. Als u uw geregistreerde winst onder controle wilt houden om uw belastingaanslag te minimaliseren, kan de LIFO-methode in dit hypothetische geval zinvoller zijn. Je kunt elke methode gebruiken, zolang je maar consistent bent. Wat betreft het bijhouden van uw werkelijke kosten van in de detailhandel verkochte goederen of de productiekosten in de productie, kunt u kiezen voor een methode met een gewogen gemiddelde die uw werkelijke kosten bijhoudt wanneer deze op en neer gaan.
