Een permanent voorraadsysteem is een reeks boekhoudprocessen die een bedrijf helpt financiële inventarisgegevens te rapporteren. Veel bedrijven gebruiken dit systeem, vooral degenen die een boekhoudsysteem gebruiken of veel verschillende soorten inventaris verkopen. Bedrijven moeten de voor- en nadelen van een eeuwigdurend systeem in evenwicht houden voordat ze worden geïmplementeerd.
Nauwkeurige rapportage
Bedrijven ervaren vaak nauwkeuriger financiële rapportages met een permanent voorraadsysteem. Accountants werken het grootboek bij na elke voorraadtransactie. Dit resulteert in een grootboekrekening die nauw aansluit bij de actuele fysieke inventaris die voorhanden is. Eigenaars en managers kunnen vervolgens kwaliteitsbeslissingen nemen op basis van de nauwkeurigheid van rapportagevoorraadwaarden. Meerdere voorraadtypen profiteren ook van deze methode, omdat accountants elke advertentie nauwkeurig volgen via het grootboek.
Elektronisch beheer
Perpetuele voorraadsystemen gebruiken vaak elektronische methoden om transacties te registreren. Een voorbeeld is het barcodesysteem dat een kledingverkoper gebruikt bij de verkoop van goederen. Elke scan registreert gegevens die de voorraadwaarde van het bedrijf bijwerken. Accountants gebruiken deze informatie om het grootboek in evenwicht te brengen. Bedrijven gebruiken de gegevens ook om goederen te bestellen met behulp van een just-in-time systeem. Elektronische bestelling helpt om voorraden en verloren verkopen te voorkomen.
Kosten
Veel permanente voorraadsystemen zijn duur. De kosten voor deze systemen zijn tweeledig. De technologie die nodig is om het systeem te laten werken, kan een grote kapitaaluitgave zijn. Het updaten van het systeem voor nieuwe wijzigingen in de technologie is ook kostbaar. Het opleiden van medewerkers om het systeem correct te gebruiken, is nog een andere uitgave. Aan de administratieve kant moeten bedrijven accountants vinden die het systeem kunnen bewerken en frequente wijzigingen in het grootboek kunnen beheren.
Werkwijze
Perpetuele voorraadsystemen zijn vaak tijdrovend. Elektronische updates van het grootboek van een bedrijf kunnen resulteren in accountvereffening. Accountants besteden vaak elke week of maand veel tijd aan het verzoenen van inventaris. Aanhoudende fouten kunnen ook verdere complicaties veroorzaken. Accountants moeten fouten corrigeren en de voorraadrekening in evenwicht brengen voordat ze de boeken van het bedrijf sluiten. Het melden van onjuiste inventariscijfers kan leiden tot een audit, wat kan leiden tot potentiële problemen voor het bedrijf.
