De grief en arbitrageprocedures worden beide meestal gedetailleerd beschreven in het onderhandelde contract tussen de vakbond en de werkgever. In het algemeen kunnen grieven worden ingesteld voor schendingen van de voorwaarden of toepassing van de overeenkomst. Specifieke items kunnen worden uitgesloten van de klachtenprocedure - bijvoorbeeld prestatiebeoordelingen zijn een typische uitsluiting. Arbitrage is de laatste stap in het klachtenproces.
Los problemen op
De klachtenprocedure biedt de vakbond en het management de mogelijkheid om een geschil op het laagst mogelijke niveau op te lossen, zonder kosten of onnodig tijdverlies. Vaak zorgt de klachtenprocedure voor een informele bijeenkomst aan het begin van het proces. Hierdoor kan de vakbond het management ontmoeten voordat het probleem formeel wordt gedocumenteerd om het probleem te bespreken en op te lossen. In gevallen waar het probleem een misverstand was of het management zich niet bewust was van het probleem, kan de klacht op een wederzijds aanvaardbare manier worden opgelost.
Formele bronnen
De klachtenprocedure en, uiteindelijk, arbitrage bieden de vakbond een formele manier om het contract af te dwingen dat met het management is overeengekomen. De klachtenprocedure kent tijdslimieten en bevat vaak een clausule bij elke stap waarin staat dat het management binnen een bepaald aantal dagen moet reageren of de klacht automatisch naar de volgende stap zal gaan. Dit voorkomt dat het management kan stoppen of niet reageert. Als het management alle deadlines heeft gemist, zou het probleem worden verheven tot arbitrage om de arbiter te laten beslissen.
Besluit neutrale partij
In gevallen waarin de vakbond en het management het tijdens de klacht niet eens kunnen worden, is de typische uitkomst arbitrage. Hierdoor kan de beslissing worden genomen door een neutrale persoon die niet verbonden is met de werkgever of de unie. Als er een geschil is over de bedoeling van de contracttaal, maakt de grief en arbitrageprocedure het mogelijk dat de intentie formeel wordt beslist in plaats van dat het management het contract interpreteert op een manier waarop de vakbond niet noodzakelijkerwijs akkoord gaat. Arbitrage is een veel goedkoper proces dan de rechtbank en vereist niet noodzakelijkerwijs een advocaat om de zaak voor te leggen. De beslissing van de arbiter kan echter al dan niet bindend zijn, afhankelijk van de onderhandelde overeenkomst tussen de partijen. Als de beslissing bindend is, vormt deze formeel een precedent.
Plicht van eerlijke vertegenwoordiging
Door een zaak van een werknemer te behandelen via het klachten- of arbitrageproces, kan de vakbond claims voorkomen die niet voldeden aan haar plicht tot eerlijke vertegenwoordiging. De vakbond heeft het recht om een rechtszaak te weigeren als wordt aangenomen dat de kwestie onvoldoende gegrond is om te treuren of te bemiddelen. De vakbond mag echter geen willekeurige beslissing nemen, weigeren om verder te gaan vanwege persoonlijke gevoelens over de grieven of de kosten voor de unie, of nalatig en ontijdig zijn in het verwerken van een grief. Als een lid een legitieme zaak heeft, moet de vakbond de juiste procedures gebruiken.
