Een solide controle hebben over de financiën van uw bedrijf is een belangrijk onderdeel van het runnen van een onderneming. Dit omvat het beheren van niet alleen de contanten van het bedrijf, maar ook de schuld. Hoewel er verschillende manieren zijn om dit te doen, is een van de meest effectieve manieren om een systeem voor debet- en credit accounting te gebruiken. Begrijpt u echter de betekenis van debet en credit? Wat nog belangrijker is, begrijpt u de verschillen tussen deze twee termen met betrekking tot uw bedrijf en hoe ze verschillen van wat u gewend bent als consument?
Als je een beetje wazig bent over de verschillen tussen krediet en debet, ben je niet de enige. Dat gezegd hebbende, hoe meer u begrijpt over kredieten en debiteringen, hoe beter u begrijpt hoe uw bedrijf zijn geld uitgeeft. Als u echt grip wilt krijgen op de financiële gegevens van uw bedrijf, maar uzelf onzeker voelt op dit gebied, is de beste plaats om te beginnen leren met de definitie van debet en credit.
Wat is debet?
Debiteringen zijn transacties die uw bedrijf maakt en die geld kosten. Dit klinkt misschien eenvoudig, maar het is een complexer onderwerp dan sommigen beseffen. Er zijn meerdere soorten afschrijvingen in de bedrijfswereld en als u ze in verwarring brengt, kunt u uw boeken verknoeien als u niet voorzichtig bent. Gelukkig is er een eenvoudige manier om de meest voorkomende soorten afschrijvingen te onthouden, zodat u dit probleem niet tegenkomt.
Als u problemen ondervindt bij het bijhouden van wat een debet is, denk aan het woord DEAL. U kunt dit gebruiken om te onthouden dat alle afschrijvingen Draws, Expenses, Assets of Losses zijn. In dit geval zijn "trekkingen" geldopnames of andere niet-verantwoorde contanten die buiten uw bedrijf vallen. 'Uitgaven' zijn bedrijfskosten, inclusief kosten zoals nutsbedrijven en loonlijst. "Activa" verwijst naar geld dat wordt besteed aan de verwerving van fysieke activa, uitrusting of onroerend goed. "Verliezen" zijn precies wat ze klinken, investeringen die naar het zuiden gaan of andere situaties waardoor het bedrijf geld verliest.
In wezen is al het geld dat uw bedrijf uitgaat een debet. Als je er zeker van wilt zijn, kun je dit ezelsbruggetje gebruiken om te controleren. U kunt zich gemakkelijk herinneren dat het geld dat is opgehaald uit kleine contant geld een debet is, evenals het geld dat wordt uitgegeven aan een nieuwe printer, nieuwe kantoorruimte of de verwerving van andere activa. Payroll, belastingen en andere zakelijke uitgaven kwalificeren zich ook als debet, net als het geld dat verloren gaat wanneer een grote bedrijfsinvestering doorvalt.
Dus als debet het geld is dat uw bedrijf uitgaat, wat levert dat dan op?
Wat is credits?
Als consument kunt u krediet beschouwen als een beveiligde of onbeveiligde schuldlijn waarnaar u leent; deze worden het vaakst gezien bij creditcards en andere kredietlijnen. De kredietdefinitie in de boekhouding is echter anders. Als je het hebt over de financiën van je bedrijf, is een goed doel een goede zaak; het is het geld dat in je bedrijf komt, vergelijkbaar met hoe een bankafval het geld is dat uit je bedrijf uitgaat.
Net als bij de definitie van debet, is er een nuttig geheugensteuntje om bij te houden wat een krediet in de bedrijfswereld inhoudt: GIRLS. De G staat voor "winsten", die een stijging van de aandelenkoers van het bedrijf vertegenwoordigen. De I staat voor "inkomen", wat geld is dat in uw bedrijf komt en niet wordt geteld als winst of winst. Dit betekent ook dat R staat voor "omzet", dat is geld verdiend door verkoop of services. De L is voor 'verplichtingen', inkomsten die zijn verkregen uit een lening of een andere schuld van een externe bron. De S is voor "aandeelhouderswaarde", het geld dat aandeelhouders via investeringen in het bedrijf hebben gestopt.
Net zoals bij debetgelden al het geld uitgaat van uw bedrijf, komt credits al het geld binnen. Als u het niet zeker weet, past u uw ezelsbruggetje toe en kijkt u of het geld voldoet aan een van de categorieën van een tegoed. Inkomsten uit verkoop van nieuwe producten? Controleren. Een nieuwe lening om uw zakelijke expansie te dekken? Controleren. Zijn er toegenomen aandeelhoudersinvesteringen die leiden tot een verhoging van uw totale aandelenkoers? Dat is een cheque in twee verschillende categorieën.
Dus nu u heeft bedacht welke afschrijvingen en tegoeden er zijn, waarvoor moet uw bedrijf ze dan gebruiken?
Wanneer bedrijven debet versus credit gebruiken
Het gebruik van debet- versus creditregistratie maakt deel uit van de techniek die bekend staat als double-entry accounting. Door binnenkomende fondsen van uitgaande fondsen te splitsen, is het gemakkelijker om te begrijpen wat er in uw boekhoudingsboek speelt. Debiteringen worden geregistreerd in een enkele kolom op het grootboekvel, terwijl tegoeden worden vermeld in een afzonderlijke kolom naast de debetkolom. Met deze structuur met twee kolommen kunt u in een oogopslag zien wanneer er geld uit uw bedrijf komt en wanneer het binnenkomt.
Binnen het systeem met dubbele invoer wordt elke transactie afzonderlijk vermeld op zijn eigen regel. Als de transactie een debet vertegenwoordigt, wordt het transactiebedrag in de debit-kolom voor die regel geschreven. Als het een credit vertegenwoordigt, wordt het transactiebedrag in de credit-kolom geschreven. Geen enkel item hoeft in beide kolommen geschreven te zijn; als een transactie op de een of andere manier zou resulteren in zowel een debet als een credit, moeten de twee aspecten van de transactie op afzonderlijke regels worden geschreven, zodat de debet en het krediet op zichzelf worden geregistreerd.
De totalen van de aftiteling en de afschrijvingen in uw grootboek worden afzonderlijk berekend. Dit helpt u niet alleen wiskundige fouten te voorkomen die zouden kunnen optreden wanneer u individuele credits en debiteringen in één totaal probeert te combineren, maar het maakt het ook gemakkelijk om te zien hoeveel geld er in totaal naar binnen en naar buiten gaat.
Nadat u de totalen voor uw debet- en tegelkredieten hebt berekend, berekent u het totale vermogen van uw bedrijf door het totale debet van uw totale tegoed af te trekken. Als u meer debiteringen dan credits heeft, krijgt u een negatief eigen vermogen dat extra geld kost om te dekken; dit kan betekenen dat sommige activa worden geliquideerd, extra schulden worden aangegaan of geld wordt getrokken uit sparen of andere bedrijfsinvesteringen. Als u echter meer credits hebt dan debet, heeft u extra geld om te gebruiken voor uitbreidingen, financiering van de aankoop van nieuwe activa of het doen van nieuwe investeringen in de toekomst van uw bedrijf.
Wat betekent creditnota?
Een ding dat belangrijk is om te leren over het onderwerp van zakelijke afschrijvingen en kredieten is de creditnota. U kunt dit zien als een achterwaartse factuur. De creditnota wordt door een verkoper of iemand in een vergelijkbare positie aan uw bedrijf gegeven wanneer zij u een tegoed afgeven. Dit kan een gevolg zijn van beschadigde goederen die moeten worden teruggestuurd naar de leverancier of een onbevredigende servicebelang, maar dit zijn slechts voorbeelden van tijden waarop een tegoedbon kon worden uitgegeven.
De creditnota zelf is een ontvangstbewijs, identificeert de reden dat het krediet wordt uitgegeven en wie het krediet heeft goedgekeurd. De credits die gekoppeld zijn aan creditnota's zijn vaak verkrijgbaar in de vorm van 'winkelkrediet' of vergelijkbare kredietstructuren, waardoor uw bedrijf een vooraf vastgesteld bedrag aan prepaid tegoed krijgt bij de leverancier of serviceprovider voor uw volgende bestelling of call. De creditnota dient als documentatie van dit vooruitbetaalde bedrag en wordt gebruikt door uw boekhoudafdeling om de transactie op te merken als een creditering in uw grootboek. Zodra u een bestelling plaatst, een servicebezoek plaatst of anderszins het tegoed gebruikt, wordt een debet in uw grootboek geregistreerd om de transactie aan te duiden die het krediet verbruikt waarnaar wordt verwezen in de notitie.
Het is vermeldenswaard dat debetnota's ook bestaan, en handelen in de tegenovergestelde manier van creditnota's. Als een bedrijf u een debetnota afgeeft, heeft dit te maken met een retour- of serviceprobleem dat zij met uw bedrijf hadden. Om de debetnota te respecteren, moet u ofwel een terugbetalingsgarantie of een prepaid-tegoed verwerken voor het bedrag van de nota. Natuurlijk is het in een situatie waarin iemand niet tevreden is met een item of dienst die door uw bedrijf wordt aangeboden, waarschijnlijker dat u een creditnota verstrekt in plaats van die persoon die een debetnota opstelt. Het gevolg is dat creditnota's veel vaker voorkomen en vaker zullen worden gebruikt in de loop van uw zakelijke transacties.
Zakelijke kredietoverwegingen
Het concept van kredieten, met betrekking tot debetnames, is belangrijk voor bedrijfsboekhouding. Helaas leidt het soms tot een beetje verwarring voor degenen die niet bekend zijn met double-entry accounting. Vanwege de verschillende betekenissen van het woord 'krediet', is het belangrijk om ook het onderwerp van kredietlijnen en andere vormen van kredietverstrekking aan bedrijven te bespreken. Dit geeft u niet alleen de informatie die u nodig heeft als u wordt gevraagd om onderscheid te maken tussen beide, maar verplichtingen worden ook nog steeds beschouwd als een credit in boekingen met dubbele boekhouding.
Zakelijke creditcards en kredietlijnen zijn vergelijkbaar met wat u bekend bent aan de consumentenkant, maar ze worden uitgegeven aan het bedrijf zelf in plaats van aan een persoon. Als uw bedrijf relatief nieuw is, moet u mogelijk persoonlijke informatie verstrekken en een kredietcontrole uitvoeren om zakelijke kredieten veilig te stellen, aangezien de meeste geldschieters geen krediet willen uitgeven aan een bedrijf dat geen echte geschiedenis heeft. In dit geval gebruiken ze de kredietwaardigheid van de eigenaar als een manier om krediet vast te stellen. Dit creëert persoonlijke aansprakelijkheid voor u, maar soms kan dit niet worden voorkomen. Naarmate uw bedrijf meer gevestigd wordt en zaken doet met een of meer banken, bouwt het zijn kredietwaardigheid op. Op dat moment kunt u bedrijfscreditcards en andere uitgegeven kredietproducten aanvragen, uitsluitend op basis van de bedrijfsreputatie en de bedrijfsmiddelen.
Het is van essentieel belang dat deze kredietproducten worden geregistreerd als kredieten in uw grootboek, ook al vertegenwoordigen ze schulden in werkelijkheid. Ze zijn een uitbreiding van de koopkracht van uw bedrijf en worden daarom door uw boekhoudboek als hetzelfde beschouwd als contant geld in hetzelfde bedrag. Aankopen die met de kredietproducten worden gedaan, worden natuurlijk nog steeds als afschrijvingen geregistreerd en de vermindering van uw beschikbare krediet wordt in het grootboek vastgelegd doordat het debet uw totale beschikbare vermogen (inclusief het bedrag van uw kredietlimiet toen u hieraan toevoegde dat bedrag als een tegoed.)
Maandelijkse betalingen op uw kredietlijnen worden toegevoegd als uitgaven wanneer de facturen binnenkomen, waardoor het eigen vermogen verder afneemt terwijl u betalingen op hen uitvoert. Houd er rekening mee dat u de betaling niet weer in het eigen vermogen toevoegt nadat deze is verwerkt, hoewel uw beschikbare tegoed is uitgebreid. Ook al heb je meer krediet beschikbaar, je hebt nog steeds minder geld bij de hand omdat je de betaling eerst moest betalen. Dit houdt uw eigen vermogen in evenwicht terwijl u uw kredietlimieten terugbetaalt, omdat voor elke betaling contant geld nodig is. U voegt geen kredietlimieten toe als volumetegoed, tenzij uw bedrijf een nieuwe regel opent.
