De federale Fair Labor Standards Act dicteert wat werkgevers kunnen aftrekken van het eindloon, maar niet de betaalde compensatie die ze moeten betalen. Veel landen hebben echter wetgeving die bepaalt wanneer en of werknemers moeten worden betaald voor elke ongebruikte vakantie die ze hebben verdiend. De geschiktheid van een werknemer om een vergoeding voor opgebouwde vakantiedagen te ontvangen, hangt af van hoe deze statuten "lonen" definiëren en of de werkgever een geschreven beleid heeft dat aan werknemers wordt doorgegeven voor berekening, opbouw en geschiktheid van betaalde persoonlijke, ziekelijke, vakantie- en vakantiedagen.
Definities maken een verschil
Volgens Business Management Daily, 12 staten hebben geen wet die de verplichting van een werkgever regelt om ongebruikte vakantie te betalen wanneer een werknemer scheidt. Werkgevers kunnen het verlofbeleid baseren op de manier waarop hun staat de lonen als beloning definieert. In de arbeidswetten van Indiana en Pennsylvania wordt vakantie bijvoorbeeld als een secundaire uitkering gezien en hoeven werkgevers alleen werknemers te compenseren voor de werkelijk gewerkte tijd, tenzij een schriftelijk beleid anders bepaalt. Vakantiegeld onder de wet van Californië kan niet worden verbeurd als het eenmaal is verdiend, omdat het wordt beschouwd als een deel van het loon van een werknemer. In Delaware is vakantieloon een loonsupplement dat werkgevers niet hoeven te betalen, tenzij ze een schriftelijk beleid hebben om dat te doen, terwijl Nebraska betaalde vakantiedagen uitsluit van te betalen lonen bij beëindiging, maar werkgevers verplicht zijn om vakantieverlof te betalen. Hoewel Arizona vakantie in zijn definitie van loon omvat, daagt het de uitbetaling van de opgebouwde vakantietijd uit tot het geschreven beleid van de werkgever.
Medewerkershandboek regeert
Werkgevers met een vastgesteld schriftelijk beleid voor betaald verlof, met inbegrip van persoonlijke, zieke, vakantie- en vakantiedagen, moeten een kopie van dit beleid aan werknemers geven bij het inhuren en eventuele latere updates van iedereen op het personeel distribueren om te rechtvaardigen dat zij in aanmerking komen voor verlofuitbetaling op beëindiging. De wetgeving van Maryland en New York specificeert dat het ontbreken van een schriftelijke verbeurdverklaring geeft recht op een vertrekkende werknemer om ongebruikte, opgebouwde vakantie te betalen het verlof. Meer dan de helft van de Amerikaanse staten verplicht werkgevers zich te houden aan het bedrijfsbeleid of aan de praktijk in het verleden.
Beleidsformuleringen moeten echter specifiek zijn om betalingsverplichtingen te voorkomen. De rechtbank in Louisiana heeft bijvoorbeeld geoordeeld dat hoewel een werkgever vakantie niet definieert als betaalde vrije tijd, hij verplicht is om ongebruikt vakantieverlof te betalen wanneer werknemers volgens het schriftelijke beleid een dergelijke betaalde tijd opbouwen.
Uitdagingen van het PTO-programma
PTO-programma's onderscheiden geen ziekteverlof van vakantieverlof. De groeiende populariteit van dit voordeel, waarbij alle betaalde vakantie samen wordt gebracht, maakt de taal die wordt gebruikt om het verlofbeleid van een bedrijf te beschrijven, van meer kritiek belang. Gebruik makend van de term "verdiend" verplicht de werkgever om te betalen wanneer er nog tijd over is in de "account" van een medewerker, volgens een recent vonnis in Nebraska. Volgens de wet van Illinois moet een betaald ziekteverzekeringscontract dat werknemers betaalde vrije tijd bezorgt voor welk doel dan ook, die betaalde tijd als werkvakantie wegwerken van het werk, te betalen bij beëindiging wanneer deze niet wordt gebruikt. Werkgevers kunnen hun compensatierisico's elimineren door het instellen van een PTO-beleid waarbij verlofregelingen "opbouwen" en kunnen niet worden overgedragen naar een ander kalenderjaar en worden niet opgenomen in het laatste loon van beëindigde werknemers.
Werkgevers kunnen ervoor kiezen om incentives in hun vakantie-uitbetalingsbeleid te weven om werknemers aan te moedigen om vooraf op te geven wanneer ze weggaan. Een werknemer kan bijvoorbeeld elke vakantie-tijd verliezen die hem verschuldigd is wegens het niet geven van een schriftelijke opzegtermijn van ten minste twee weken.
