Als u van plan bent om als secretaresse of administratief medewerker te werken, moet u ervoor zorgen dat u over de juiste vaardigheden beschikt. De rol van secretaresse en administratief assistent is de afgelopen jaren snel veranderd en de vaardigheden die deze personen nodig hebben, zijn ook geëvolueerd. Inzicht in welke vaardigheden en capaciteiten het belangrijkst zijn, kan uw zoektocht naar werk gemakkelijker en succesvoller maken.
Computer vaardigheden
Het meeste secretariële werk wordt nu gedaan op computers, dus secretaresses moeten over degelijke computervaardigheden beschikken. Die vaardigheden omvatten de mogelijkheid om grote kantoorsoftwarepakketten zoals Microsoft Office te gebruiken. Zogenaamde secretaresses zouden vertrouwd moeten raken met verschillende versies van Microsoft Office, aangezien niet alle bedrijven de nieuwste versie gebruiken.
Goede communicatie vaardigheden
Secretaresses moeten over solide communicatieve vaardigheden beschikken, zowel schriftelijk als mondeling. Secretaresses worden vaak opgeroepen om te communiceren namens hun bazen en zij moeten zichzelf en hun werkgevers in het best mogelijke licht kunnen presenteren. Secretaresses worden vaak gevraagd om brieven te schrijven met slechts minimale instructies van hun bazen. Dat betekent dat ze een uitstekende beheersing van de Engelse taal moeten hebben, en een goed begrip van zakelijke etiquette en goede zakelijke communicatieformaten. De behoefte aan uitstekende communicatie strekt zich uit tot alle gebieden, van relatief informele communicatie zoals e-mail en instant messaging, tot zakelijke voorstellen en formele brieven.
Typen en administratieve vaardigheden
Secretaresses moeten zeer sterke typevaardigheden hebben, aangezien een groot deel van hun dag besteed wordt aan het typen van brieven, memo's, e-mails en andere schriftelijke mededelingen. Veel werkgevers eisen dat secretariële aanvragers een typetest doen, dus wees voorbereid en oefen je typevaardigheden vóór het interview. Veel secretaresses verrichten ook administratieve functies, zoals elementaire boekhouding en loonadministratie. Sterke wiskundige vaardigheden zijn belangrijk in de secretariaatsberoepen, dus het aanleren van die vaardigheden is erg belangrijk.
Sociale vaardigheden
Sterke interpersoonlijke vaardigheden zijn essentieel voor elke secretaresse of administratief medewerker. Deze personen werken routinematig met een aantal verschillende afdelingen en ze moeten in staat zijn om samen te werken met iedereen in de organisatie om hun werk effectief te kunnen doen. Secretaresses werken ook met mensen buiten de organisatie, vaak als stand-ins voor hun bazen. Een vriendelijke houding en het vermogen om goed met anderen om te gaan is essentieel voor deze functie.
