In het bedrijfsleven verlenen veel leveranciers hun klanten een soort krediet dat crediteuren wordt genoemd, waardoor klanten kunnen betalen voor producten of services nadat ze zijn ontvangen. "Debiteurenfacturen" verwijzen naar documenten die bedragen registreren die leveranciers verschuldigd zijn voor goederen voor een bedrijf. Wanneer een factuur is ontvangen maar niet is betaald, wordt deze beschouwd als een crediteurenfactuur. Nadat de factuur is betaald, wordt deze uit het bestand verwijderd en als een uitgave geregistreerd.
Gebruik voor crediteurenadministratie
Door rekeningen te betalen facturen worden gebruikt voor het registreren en volgen van financiële bedragen die leveranciers verschuldigd zijn voor specifieke leveringen en diensten. De factuur wordt in een bestand "crediteuren betalen" geplaatst, dat aangeeft dat het geld verschuldigd is en uit het bestand wordt verwijderd wanneer het bedrag is betaald. Vaak registreren bedrijven de transacties in hun grootboeken nadat de crediteurenfactuur is voltooid. In het bedrijfsleven worden voor rekening te betalen facturen gebruikt voor kortlopende schulden die worden betaald zodra het product of de service is ontvangen. Langlopende schulden zoals kredietlijnen, vastgoedhypotheken en autoleasing worden op een andere manier ingedeeld en geregistreerd.
Facturen die crediteuren moeten betalen in het huishouden
Huishoudens gebruiken crediteurenfacturen en -bestanden voor rekeningen van huishoudens. Thuis zou een crediteurenbestand worden gereserveerd en alle maandelijkse facturen die handmatig moeten worden betaald, zouden in dit bestand worden geplaatst als crediteurenfacturen. De rekeningen zouden dan na betaling in het jaarlijkse papierwerk van het gezin worden geplaatst. Facturen die op rekening worden betaald, zijn facturen zoals facturen voor elektriciteitsmaatschappijen, telefoonrekeningen, televisie- en internetrekeningen, abonnementen op kranten en andere maandelijkse kosten. Het bijhouden van facturen zoals rekeningen van elektrische bedrijven, telefoonrekeningen, televisie- en internetrekeningen, abonnementen op kranten en andere maandelijkse facturen die handmatig worden betaald.
Informatie waarnaar moet worden gezocht in crediteurenfacturen
Bij het ontvangen van een crediteurenfactuur is het het beste om alle gegevens op de factuur te controleren en ervoor te zorgen dat deze correct zijn. Controleer alle informatie dubbel op de producten of diensten die u hebt ontvangen van het bedrijf dat de factuur heeft uitgegeven. Informatie waarnaar moet worden gezocht omvat; het nummer van de factuur, de datum waarop de factuur werd gecreëerd, de factuurdatum van de factuur, aan wie de factuur werd gefactureerd, welke producten of diensten op de factuur waren vermeld, de hoeveelheid en kosten van deze producten of diensten, het type en verzendingskosten, waarheen de producten of services zijn verzonden, naar de rekeningbetaling, uw klantnummer, het subtotaal en belastingen op de factuur en de informatie van de leverancier.
Tips voor crediteurenbestanden
Ontwikkel een ingesteld systeem voor het ontvangen en indienen van facturen en registreer de methode om aan alle werknemers te onderwijzen. Voor bedrijven is het van cruciaal belang dat alle papierwerk en bestanden consistent zijn. Het hebben van een handleiding voor het ontvangen en archiveren van papierwerk in verband met crediteurenfacturen helpt werknemers om uw producten correct te ontvangen, betalingen te doen en het papierwerk altijd correct in te dienen. Laat een "feitencontrole" toewijzen om de administratie van de rekeningen dubbel te controleren voordat u deze in uw bestanden finaliseert. Dit helpt ervoor te zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien wanneer u wordt gefactureerd en voorkomt dat u betaalt voor items die u niet hebt ontvangen. Scan alle crediteurenfacturen in een elektronische database die gescheiden wordt gehouden van uw computer. Vijl het papierwerk weg en raadpleeg in de toekomst het elektronische exemplaar, waarmee u het oorspronkelijke exemplaar kunt behouden en de hoeveelheid papierwerk dat uw kantoorruimte verbergt, vermindert.
