Contractbeheersoftware is ontworpen om de efficiëntie te verhogen voor contractbeheerders die belast zijn met het ontwikkelen en onderhouden van een grote workflow van leveranciers- en leverancierscontracten. Het biedt een digitale oplossing en een centrale locatie om contracten te beheren. Een assortiment van contractmanagementsoftwareprogramma's is beschikbaar op de markt en elke suite zal een andere reeks functies bieden.
Ontwikkel een database van standaardsjablonen voor standaardplaten. Software voor contractbeheer heeft over het algemeen de mogelijkheid algemene categorieën boilerplate-contracten op te slaan die dienen als standaardcontracten voor nieuwe onderhandelingen. Categoriseer de database met contracten om administrators te helpen bij het beheren van grote hoeveelheden leveranciers- en leverancierscontracten voor de aanschaf van een verscheidenheid aan goederen en diensten.
Wijzigingen in contracten bijhouden. Tijdens de contractonderhandelingsfase kan de contractbeheerapplicatie beheerders de mogelijkheid bieden om historische wijzigingen in contracten te beoordelen. Dit kan nuttig zijn bij het evalueren van het contractonderhandelingsproces, zoals het identificeren van het soort concessies dat tijdens onderhandelingen is gedaan. Bovendien bevatten softwaretoepassingen meestal kalendersystemen met ticklers, hulpmiddelen voor het delen van informatie met partijen in een onderneming en de mogelijkheid om agenda's voor vergaderingen met betrekking tot bepaalde contracten te plannen en te ontwikkelen.
Volg contractprestaties. Contractprestatie-eisen kunnen een gevolgde functie zijn via een contractsoftwareprogramma. Wanneer een belangrijke prestatievereiste is voltooid, kan dit worden vermeld als een functie in de contractbeheersoftware. Dit helpt beheerders om contracten te identificeren die aandacht behoeven, bijvoorbeeld wanneer prestatie-eisen niet worden geleverd volgens vastgestelde tijdlijnen.
Beheer beëindigde contracten. Contractbeheersoftware biedt beheerders de mogelijkheid contracten te markeren als beëindigd. Contracten kunnen om verschillende redenen worden beëindigd. Dit is meestal te wijten aan niet-uitvoering. Het volgen van deze informatie kan helpen bij het uitvoeren van kwantitatieve gegevensbeoordelingen. Een organisatie zou bijvoorbeeld kunnen kijken naar terugkerende oorzaken voor beëindiging van contracten en zelfs afdelingen kunnen identificeren die de meest beëindigde contracten genereren.
Beheer gesloten contracten. De controle door een organisatie van de contractprestaties op gesloten contracten kan het verstrekken van een leveranciersprestatie omvatten. Kwantitatieve gegevens die beschikbaar zijn via contractbeheersoftware maken het eenvoudiger om kwantitatieve gegevensrapporten te genereren die kunnen worden gebruikt voor evaluaties. Daarnaast kunnen rapporten worden gegenereerd over het totale aantal gesloten contracten gedurende een bepaalde periode, inclusief financiële beoordelingen voor budgetteringsdoeleinden.
Waarschuwing
Raadpleeg een juridisch adviseur om ervoor te zorgen dat de softwarefuncties voor contractbeheer voldoen aan de contractwetvereisten binnen de staat die het contract regelt.
