Een goede voorbereiding van commerciële facturen maakt het waarschijnlijker dat uw bedrijf op tijd voor haar producten of diensten wordt betaald. Een grondige aanpak van facturering kan u ook helpen betere records te onderhouden en uw budgetten op schema te houden.
Maak een gestandaardiseerd formulier
Maak een sjabloon voor commerciële facturen met categorieën voor alle relevante informatie. Het invulbare formulier moet het briefhoofd of logo en contactgegevens van uw bedrijf bevatten, inclusief telefoon- en faxnummers en e-mail- en websiteadressen. Neem spots op om de datum van bestelling in te vullen en de factuurdatum, de naam of het codenummer van een verkoper en het licentienummer of belastingnummer van uw contractant, indien van toepassing. Maak kolommen waarmee u hoeveelheden, beschrijvingen en prijzen voor de verkochte artikelen kunt invullen en een regelitem voor het toevoegen van omzetbelasting en het berekenen van een totaal. Verlaat een spatie voor notities.
Wees specifiek
Bij het specificeren van de services of items die worden verkocht, moet u specifiek zijn. Voeg onderdeelnummers, referentiecodes of beschrijvingen toe die u en uw koper duidelijk maken waarnaar de factuur verwijst. Elk uur werk opsplitsen en beschrijvingen van uitgevoerde services opnemen. Dit helpt u inventaris en werkproduct bij te houden en stelt de klant in staat om een gedetailleerde lijst te zien van waar hij voor in rekening wordt gebracht. In het geval van een geschil, kan de factuur misverstanden oplossen en u helpen betalingsvertragingen te voorkomen. Als een inkoopordernummer of autorisatiecode van de koper bij de transactie was betrokken, moet u dit ook opnemen.
Online gaan
Maak een elektronische versie van uw handelsfactuur om de factureringsprocessen sneller en efficiënter te maken. Facturen die elektronisch worden gegenereerd en via e-mail worden verzonden, kunnen ook effectief worden bijgehouden, vooral als u een "leesbevestiging" aanvraagt om bij te houden wanneer de ontvanger het document heeft ontvangen en geopend. Dit vermijdt potentiële claims van een factuur die verloren gaat in de e-mail. Als u papieren facturen uitgeven, neemt u een portokaart op om een prompte betaling aan te moedigen.
Bied betalingsopties
Noteer op de factuur wanneer de betaling verschuldigd is en vermeld boetes of kosten voor te late betalingen. Voeg aanwijzingen toe voor hoe de factuur kan worden betaald, zoals online-opties, zakelijke cheque, kascheque, postwissel of zakelijke creditcard. Geef het directe nummer aan uw boekhoudafdeling in het geval dat een klant een betaling in de vorm van een bankoverschrijving of betaalpas per telefoon wil uitvoeren.
