Een memo is een manier om met anderen op kantoor te communiceren. Memo's rapporteren meestal iets of leggen het uit. Ze kunnen ook een verzoek indienen. Informele memo's kunnen worden gebruikt om te rapporteren over iets dat niet van groot belang is, of om informatie te presenteren aan een klein aantal mensen of in een minder formele omgeving. Als je een informele memo schrijft, wees dan professioneel en houd het kort en bondig. Een informele memo moet ongeveer één pagina bevatten en de nodige informatie bevatten.
Plaats het briefhoofd van het bedrijf bovenaan de eerste pagina van de informele memo.
Plaats de zin "Memo" net onder het briefhoofd.
Plaats de namen van de afzender en ontvangers, evenals de datum en het onderwerp hierna. Deze informatie moet op afzonderlijke regels staan. Houd voor een informele memo de onderwerpregel kort maar specifiek, zodat de lezer snel kan bepalen waar de memo over gaat. Als er geen specifieke ontvanger is, kunt u deze informatie achterlaten.
Vermeld het doel van de memo duidelijk en specifiek in de eerste alinea. Probeer dit in één tot twee zinnen te doen.
Schrijf een korte discussie sectie om de belangrijkste aanbeveling of verzoek van de memo uit te leggen. Omdat dit een informeel memo is, kunt u eenvoudigweg de aanbeveling vermelden. U hoeft niet veel bewijsmateriaal, feiten of andere informatie op te nemen, omdat u kort wilt zijn. Dit gedeelte moet beknopt en to the point zijn en moet het punt van de memo effectief overbrengen en de lezer vertellen wat hij vervolgens moet doen.
Geef duidelijk aan wat de lezer vervolgens moet doen in een korte aanbeveling of afsluitende sectie. Hoewel de memo informeel is, is het nog steeds belangrijk om een duidelijk punt en een aanbeveling over te brengen.
Tips
-
Houd alles kort in een informele memo. Schrijf bondig en duidelijk in zo weinig mogelijk woorden.
