Klein geld is allesbehalve onbetaalbaar. Het is een serieus, nuttig fonds dat uw bedrijf gebruikt voor aankopen die te klein of te informeel zijn voor een cheque of creditcard. Of u nu munten in een parkeermeter wilt steken of een rol tape in nood wilt kopen, een kleine kassa biedt u de flexibiliteit om snel toegang te krijgen tot het te betalen geld terwijl u de transactie nog steeds voor boekhouddoeleinden documenteert. Klein contante geld maakt een deel van uw contanten uit handen, maar contant bij de hand omvat ook alle andere fondsen die u gemakkelijk ter beschikking hebt, zoals sommen die u nog niet op de bank hebt gestort en bandjes met kleinere rekeningen die u gebruikt voor kassaverwisseling.
Tips
-
Klein geld is een fonds dat uw bedrijf bijhoudt voor kleine aankopen, terwijl contant geld de som is van al uw beschikbare contanten.
Contant bij handdefinitie
De term "contant bij de hand" heeft eigenlijk een dubbele betekenis. Het kan letterlijk worden gebruikt om de werkelijke biljetten en munten te betekenen die u kunt uitgeven, inclusief het bedrag in uw kleine kasfonds. Op een balans heeft dezelfde term echter niet alleen betrekking op fysieke contanten, maar ook op alle liquide middelen die uw bedrijf heeft gespaard en geleend, inclusief geld op de bank en grote rekeningen in uw kluis. Het wordt "contant bij de hand" genoemd, ook als u geen fysieke contanten hebt, omdat deze terminologie onderscheid maakt van activa die niet daadwerkelijk beschikbaar zijn, zoals debiteuren of het nummer in de activakolom van uw balans, dat staat voor bedragen die u nog steeds wacht tot uw klanten betalen.
Petty Cash-definitie
Kleine bedragen zijn een som die uw bedrijf bijhoudt om aankopen te dekken die contant worden betaald in plaats van met een cheque of creditcard. Door een kasgeldfonds te creëren met een dagboek en een cash float, of een standaardbedrag aan startkapitaal, kan uw bedrijf kleine aankopen traceren die anders zouden kunnen mislukken, zoals het betalen van een port betaaldienst van een paar cent aan uw postbode op een brief met onvoldoende stempels.
Hoe Petty Cash werkt
Om een klein kasfonds op te zetten, begint u met een cash float of een geldsom die de korte-termijn kasgeldbehoeften van uw bedrijf voor een redelijke tijd, zoals een week of een maand, dekt. De som moet groot genoeg zijn om daadwerkelijk te betalen voor uw kleine contante aankopen, maar klein genoeg om zinvol te zijn voor het kopen van kleine bedragen in plaats van andere soorten uitgaven. Als je meerdere keren per week naar de kantoorwinkel gaat voor papier en paperclips, kun je overwegen om een lijst te maken en grotere hoeveelheden kantoorbenodigdheden tegelijk te kopen. U kunt ook een account openen bij de kantoorwinkel zodat u al uw kleine aankopen samen kunt betalen.
De meeste bedrijven houden hun kleine geldmiddelen in een speciale doos of container, zoals een metalen geldkist of een grote envelop. Wat u ook gebruikt, het moet groot genoeg zijn voor uw geld en uw kaslog, en het moet gemakkelijk toegankelijk zijn. Als u een metalen doos gebruikt, kunt u deze vergrendeld houden, afhankelijk van uw bedrijfscultuur en het aantal werknemers dat u hebt. Hoewel het belangrijk is om diefstal van medewerkers niet uit te nodigen, is de som die u bewaart in uw kleine kasfonds klein door de definitie zelf, en uw fonds zal ook een logboek bevatten dat het gemakkelijk maakt om te zien of er geld ontbreekt.
Uw kleine kas moet ook een dagboek gebruiken dat inkomende en uitgaande fondsen bijhoudt. Gebruik een notitieblok, een klein notitieblok of zelfs een stuk papier met een hand of een door de computer gegenereerd werkblad. U kunt eenvoudig sjablonen online vinden voor een klein kasregister, hoewel u ze waarschijnlijk niet op een pad of notebook kunt afdrukken. Uw kasregister moet een kolom bevatten voor de datum en een andere voor de details van de uitgaven, zoals wat u hebt gekocht en waar u het geld hebt uitgegeven. Het moet ook een lopende telling weergeven met het startbedrag, het bedrag dat u hebt teruggetrokken voor uw aankoop en het resterende bedrag in uw fonds nadat u het geld hebt uitgegeven.
Andere soorten zakelijke contanten
Het verschil tussen contant geld en kleine bedragen komt neer op waar u het geld bewaart en hoe u het gebruikt. Kleine contanten horen thuis in uw kruimeldoosje of envelop. Andere soorten geld kunnen in een la, een kluis, een kassa of zelfs in de bank worden bewaard als u de boekhoudkundige definitie van "contant bij kas" gebruikt, die de liquiditeit van uw bedrijf meet, in plaats van de fysieke dollars die u bij de hand hebt.
- Kasregisterfondsen: Als u een detailhandelbedrijf hebt, neemt u hoogstwaarschijnlijk wat contant geld van klanten, zelfs als u het grootste deel van uw transacties uitvoert op klantcreditcards. De rekeningen in uw kassa bevatten niet alleen de contante inkomsten van de dag, maar ook de som die u in de kassa bewaart om wijzigingen aan te brengen voor klanten. Je startkassa moet uit kleine biljetten bestaan, hoewel je aan het eind van de dag meestal grotere rekeningen tegenkomt als je grotere rekeningen van kopers neemt. Uw start tot moet voldoende zijn om niet op te raken tegen het einde van de dag of wanneer u gewoonlijk naar de bank gaat om meer verandering te krijgen. Het moet echter niet zozeer zijn dat u bedragen vastlegt die u misschien nodig heeft voor andere uitgaven.
- Niet-gestort contant geld: Zelfs als u een bedrijf heeft dat veel contant geld behandelt, is het onwaarschijnlijk dat u naar de bank gaat en het elke dag deponeert. Het is het beste om niet-geplaatst contant geld op een veilige locatie op uw bedrijfslocatie te bewaren. U kunt een kluis kopen in een kantoorwinkel voor een relatief kleine investering of op zijn minst een investering die klein is in vergelijking met de waarde van het geld dat u waarschijnlijk in de kluis opslaat. Het is een goed idee om uw geld minstens één keer per week neer te leggen, omdat verantwoordelijke bedrijven al hun inkomsten en uitgaven documenteren en een bankrekening betrouwbaarder is dan een kaslogboek voor het documenteren van deze transacties.
-
Banksaldi: Hoewel de bedragen op uw bankrekeningen geen fysiek contant zijn, vertegenwoordigen ze wel degelijk fondsen die uw bedrijf beschikbaar heeft. U kunt het geld dat u heeft gestort, besteden aan de dagelijkse operationele uitgaven zoals materialen, huur en loonadministratie. Wanneer u een van deze uitgaven doet, converteert u uw contant geld in de bank naar andere soorten bedrijfsmiddelen. U kunt ook uw controle- en spaartegoeden gebruiken om de hoofdsom op leningen af te betalen. Deze betalingen hoeven niet noodzakelijkerwijs
omzetten in activa, maar ze houden nog steeds rekening met het nettobedrag uitgedrukt in uw balans, maar verminderen het bedrag aan verplichtingen dat uw bedrijf verschuldigd is.
Waarom Cash King is
Het oude zakelijke adagium stelt dat contant geld koning is, en deze wijsheid verwijst naar de onontkoombare realiteit dat liquide contant geld je de kracht en flexibiliteit geeft om kansen en noodsituaties in het veld te benutten. Uw bedrijf kan de voorraad die u voor toekomstige inkomsten nodig heeft niet kopen, tenzij u het geld heeft om ervoor te betalen. Tot een bepaald punt kunt u bedrijfskrediet gebruiken, maar als u geen geld verdient om de bedragen die u hebt geleend terug te betalen, is het slechts een kwestie van tijd voordat uw opties opraken. Of uw geld nu afkomstig is uit uw kasgeldfonds of uw bedrijfsbankrekening, het zorgt ervoor dat uw bedrijf soepel blijft werken en helpt u om uit de problemen te blijven.
