Een nauwkeurige staat van werken is de sleutel tot het tot stand brengen van een succesvolle relatie tussen uw bedrijf en een onderhoudscontractant. Door duidelijke serviceverwachtingen in te stellen voordat het bieden begint, kunt u misverstanden voorkomen die de meest voorkomende oorzaak zijn van fouten bij het uitbesteden van onderhoud, volgens de website van FacilitiesNet. Zodra u een winnend bod hebt, onderhandel over voorwaarden en schrijf een duidelijk, duidelijk omschreven onderhoudscontract.
Onderhoudsservicevereisten
Vervang de traditionele, op invoer gebaseerde overeenkomsten op serviceniveau die worden gezien in de meeste servicecontracten met resultaatafhankelijke onderhoudsvereisten. In tegenstelling tot overeenkomsten op serviceniveau, die meestal zowel taken- als verplichte materiaallijsten bevatten, definiëren onderhoudsvereisten zowel de uitkomst als de belangrijkste prestatie-indicatoren, maar staat de aannemer toe te bepalen welke stappen en materialen nodig zijn om het doel te bereiken. Op resultaat gebaseerde vereisten zijn vooral belangrijk als u faciliteiten of onderhoudsdiensten voor apparatuur uitbesteedt omdat u geen kennis of vaardigheden in huis hebt.
Contractparameters
Definieer parameters die een effectief contractbeheer mogelijk maken. Neem bijvoorbeeld een clausule die een werkordersysteem definieert dat ervoor zorgt dat onderhoudspersoneel onderhoudsverzoeken niet rechtstreeks van werknemers accepteert en ook een manier biedt waarop u de prestaties van de aannemer en dringende of dringende onderhoudsaanvragen kunt controleren. Voeg een clausule toe die aangeeft wie verantwoordelijk is voor het leveren van - en betalen voor - de gereedschappen en benodigdheden die nodig zijn om onderhoudswerkzaamheden uit te voeren.
Prioriteit geven aan noodsituaties en reactietijden
Oplossen van onderhoudsbeurten door een aanwezigheidsdienst buiten kantooruren op te nemen en prioriteitstijden na de uren in te stellen op basis van de mate van urgentie. Afhankelijk van de onderhoudservicevereisten, kunt u een op weekdagen alleen op afroep verwachten of een die vereist dat de aannemer 24 uur per dag, zeven dagen per week, 365 dagen per jaar beschikbaar is. Prioriteit geven aan problemen na de kantooruren, als routine, urgent of als noodgeval, en de reactietijd instellen voor dringende en dringende onderhoudsbezoeken. Definieer bijvoorbeeld een defecte airconditioning als urgent en vraag onderhoudsbezoekmedewerkers ter plaatse om binnen twee uur aan de reparatie te werken.
Beschrijf een betaalmodel
Bepaal een betalingsstructuur die voor u en de aannemer werkt. Een combinatie van vaste kosten en variabele betalingen werkt goed voor de meeste onderhoudscontracten. Gebruik een betaalmodel voor vaste vergoedingen voor routineonderhoud, onderhoudsbeurten en een variabel betalingsmodel voor zowel dringende als dringende noodoproepen buiten kantooruren. Verhoog bijvoorbeeld een vaste vergoeding met 10 procent voor dringende gesprekken buiten kantooruren en 20 procent voor noodoproepen. Neem een terugbetalingsmodel op als u van plan bent de aannemer te vergoeden voor alle of een percentage van de gereedschappen en benodigdheden die hij levert.
