Een salarissysteem is de manier waarop u uw loonlijst verwerkt. U kunt uw loonlijst niet verwerken zonder een salarissysteem. De drie soorten salarissystemen zijn handmatig, in eigen beheer en extern (uitbesteed). Het handmatige systeem vereist dat u uw payroll met de hand verwerkt; de in-house gecomputeriseerde maakt gebruik van salarissoftware om de loonlijst te verwerken; het externe systeem betekent dat u uw payroll uitbesteedt aan een payroll service provider. Een stroomdiagram van het salarisstelsel toont de volgorde waarin u uw loonlijst verwerkt. Het stroomlijnt de salarisverwerking en helpt u op koers te blijven.
Ontwerp het stroomdiagram met een office suite-programma - dit is de beste route voor een professionele uitstraling. U kunt de grafiek echter met de hand tekenen. Maak dozen en pijlen, die de stroom van uw loonverwerking weergeven, zoals waar het begint en eindigt.
Maak een stroomdiagram voor een handmatig salarissysteem. Het stroomdiagram moet alle handmatige taken weergeven die bij het verwerken van uw payroll via dit systeem zijn betrokken.
Voorbeeld: verzamel tijdkaarten, controleer tijdkaarten voor naleving, neem contact op met supervisors over ontbrekende of twijfelachtige tijdkaarten en bereken handmatig tijdkaarten. Maak een reeks met de taken voor de loonverwerking, zoals het handmatig berekenen van de lonen; wettelijke aftrekposten zoals loonheffingen en loonsornamenten; salarissen; vrijwillige aftrekposten, zoals pensioen en gezondheidsvoordelen; en het maken van salarisstroken. Maak een andere reeks waarin taken na de verwerking worden weergegeven, zoals het handmatig maken en indienen van het salarisregister, het maken en posten van journaalposten, het storten van werknemersbetalingen bij de bank en het verspreiden van salarisstaten.
Maak een stroomschema voor het interne geautomatiseerde systeem. Dit systeem elimineert handmatige verwerking. Maak het stroomdiagram specifiek voor de vereisten van uw payroll-software.
Voorbeeld: upload tijdwaarnemingsgegevens in salarissoftware, bekijk tijdwaarnemingsgegevens en onderzoek ontbrekende scans, verwerk loonadministratie via salarissoftware, print voorbewerkingsrapport, controleer loonlijst via voorbewerkingsrapport, breng noodzakelijke wijzigingen aan, creëer en verzend direct stortingsbestand naar de bank, storting werknemersfondsen en loonbelastingbetalingen aan de bank, en sluit de payroll. Met name wanneer u de payroll afsluit, slaat u de volledige loongegevens voor de betalingsperiode in het systeem op.
Maak een stroomdiagram voor het externe systeem. Wanneer u uw loonlijst uitbesteedt, vereist de payrollserviceprovider dat u de salarisgegevens elke betalingsperiode naar hen verzendt. De provider biedt u doorgaans de mogelijkheid om de gegevens via fax, e-mail of online te verzenden. Het stroomdiagram moet details van de vereiste methode bevatten.
Voorbeeld van een online methode: tijdwaarnemingsgegevens bekijken, contact opnemen met supervisor voor tijdwaarneemhelderheid, personeelsadministratie aanpassen en tijdwaarnemingsgegevens invoeren in het systeem van de leverancier, ingevoerde gegevens controleren via het online systeem van de leverancier, de loonlijstgegevens controleren en ontvangen van de leverancier, en loonstrookjes verdelen.
Tips
-
Ontwerp het stroomdiagram zodat het betrekking heeft op elke loonverwerking. Werk het stroomdiagram bij wanneer er een wijziging optreedt in het salarissysteem.
Het stroomschema moet uw federale en staatelijke loonbelastingverplichtingen omvatten, zoals betalingen en rapportage van inkomstenbelasting, inclusief W-2-verwerking.
