Het bijhouden van een telefoonlog is handig bij het runnen van een bedrijf. Uw klanten en zelfs nieuwe klanten kunnen speciale verzoeken hebben die moeten worden nagekomen. Misschien wilt u bestellingen bijhouden die met speciale instructies zijn geplaatst, of wilt u gewoon bijhouden wie u hebt gebeld, wie u gebeld heeft en wanneer. Het bijhouden van een logboek of een telefoonlog is de manier om dit te bereiken. U kunt een logboek bijhouden in een eenvoudige Excel-gebaseerde spreadsheet of de ingebouwde functies van Microsoft Outlook gebruiken.
spreadsheet
Open uw Excel-gebaseerde spreadsheet.
Maak een tabel in de spreadsheet die uit vier kolommen bestaat.
Label elke kolom. Maak ze 'Datum', 'Tijd', 'Persoon' en 'Notities'. Als je 'Persoon' niet leuk vindt, gebruik dan een ander woord dat aangeeft bij wie je hebt gesproken. 'Opmerkingen' is waar je de essentie van het gesprek beschrijft.
Microsoft Outlook: vanuit een contact
Open Microsoft Outlook.
Klik op 'Accounts', 'Zakelijke contactpersonen' of 'Mogelijkheden' in het menu met bedrijfsmiddelen.
Dubbelklik op de contactnaam of record waarvoor u een telefoonlog wilt maken.
Zoek "Accountgeschiedenisitems", "Zakencontacthistoriepunten" of "Kansengeschiedenisitems." Klik op 'Nieuw' onder een van deze menu's en vervolgens op 'Telefoonlog'.
Voer de details van het telefoongesprek in of welke opmerkingen u ook wilt maken. Klik vervolgens op "Opslaan en sluiten" wanneer u klaar bent.
Microsoft Outlook: vanuit de standaardwerkbalk
Klik op de pijl naast 'Nieuw' op de werkbalk.
Klik op 'Telefoonlog'.
Typ de informatie die u wilt opnemen.
Klik op "Link to Record" op de werkbalk voor bedrijfscontactbeheer.
Klik op de contactpersoon aan wie u uw telefoonlog wilt koppelen in het dialoogvenster "Link to Record". Selecteer het record waarnaar u wilt koppelen en klik op 'Link'. Het telefoonlogboek is nu gekoppeld aan de naam van uw contactpersoon.
