Een organisatorisch overzicht kan bestaan uit het analyseren van uw bedrijfsfuncties, werknemersstructuur, bedrijfsprocessen of een combinatie hiervan. Voor eigenaren van kleine bedrijven omvat een effectieve beoordeling van de organisatie onder meer het onderzoeken van de structuur en prestaties van uw afdelingen of functionele gebieden en het beoordelen van de werknemers binnen elk gebied.
Bestudeer de functionele structuur van het bedrijf
Als u met uw organisatiebeoordeling wilt beginnen, bepaalt u welk type organisatiestructuur u heeft. Veel kleine bedrijven beginnen met een platte structuur, die bestaat uit de eigenaar en een aantal belangrijke werknemers die samenwerken om de productie, marketing, verkoop, financiële en human resources-activiteiten van het bedrijf te beheren. Er zijn geen managers, waarbij de eigenaar alle of de meeste belangrijke beslissingen neemt. Deze structuur heeft geen lagen van werknemers, zoals directeuren, managers en coördinatoren. Een functionele structuur verdeelt uw organisatie per taak, zoals boekhouding, HR, productie, marketing en verkoop. Bedrijven met deze structuur creëren afdelingen met toegewijde managers en een werknemershiërarchie. Om toezicht te houden op deze afdelingen en hun managers, kunnen bedrijven een 'C-suite' maken, die bestaat uit een managementteam met een chief executive officer, chief operating officer en chief financial officer. Grotere bedrijven hebben complexere structuren, waaronder matrix- en divisieorganisaties, om veel werknemers, afdelingen, divisies en zelfs verschillende bedrijven te beheren die onder een corporate paraplu opereren.
Onderzoek uw organigram
Nadat u hebt bepaald welk type organisatiestructuur u heeft, kijkt u naar uw organigram, dat een diagram is van uw werknemersposities die laten zien wie waar werkt, wie voor wie werkt en de 'totempaal' van uw bedrijf. Vergelijk uw organigram met uw organisatiestructuur om te bepalen of uw posities effectief zijn afgestemd op de verschillende functies die u nodig hebt. Bijvoorbeeld: rapporteren uw verkopers aan marketingmanager of vice versa, en welke voordelen / problemen creëert dit? Heeft uw productiemanager toezicht op uw distributiemanager of werken ze onafhankelijk?
Analyseer processen en procedures
Nu u uw functionele gebieden en medewerkers binnen hen hebt onderzocht, beoordeelt u de processen en procedures die uw bedrijf gebruikt om producten en services van concept tot levering te nemen.Bestudeer niet alleen de processen die elke afdeling gebruikt om zijn werk te doen, maar ook de interactie tussen afdelingen. Heeft u bijvoorbeeld een naadloos systeem voor verkopers die orders invoeren, uw boekhoudafdeling en vervolgens kredietcontroles uitvoeren en nieuwe klanten goedkeuren, uw magazijn vullen en verzendopdrachten verzenden en uw boekhoudafdeling facturen verzenden?
Bekijk de financiële gegevens
Als u geen hoofdbudget heeft, maakt u er een om de impact van uw activiteiten op uw winst te bepalen. Een hoofdbudget is een financiële tool die uw jaarbudget, grootboek, kasstroomoverzicht, winst-en-verliesrekening, balans en debiteurenrapporten integreert. Maak een lijst van uw belangrijkste onkostengebieden, zoals arbeid, materialen, administratie of marketing. Bepaal of u ze kunt verminderen door een verbeterde organisatiestructuur of door personeelsafstemming, of door betere processen en procedures. Rangschik uw inkomstenbronnen en profit centers en bepaal of wijzigingen in de organisatie of personeelsbezetting uw prestaties op deze gebieden kunnen verbeteren.
Maak aanbevelingen
Nadat u uw bedrijfsstructuur, organigram, processen en procedures hebt geanalyseerd, kunt u verbeterpunten aangeven en suggesties doen. Ontmoet elk afdelingshoofd afzonderlijk om uw bevindingen te bekijken. Gebruik de feedback van managers om een groepsvergadering van uw managers te houden om uw bevindingen te bespreken en om hun input te vragen. Vertel hen wat uw doelen zijn, zoals het verminderen van overhead- of productiekosten, het verminderen van afval, het verhogen van de verkoop of het verkorten van verzendtijden, retouren of klachten van klanten. Gebruik de feedback van het team om uw eindrapport en aanbevelingen te maken.
