Bedrijfseigenaren die werknemers op freelance- of contractbasis inhuren, moeten de Internal Revenue Service een formulier 1099-MISC sturen voor elke persoon die tijdens het belastingjaar ten minste $ 600 verdient. De soorten werknemers die deze formulieren zouden moeten ontvangen, zijn alle werknemers die geen voltijdse personeelsleden zijn maar die voor hun werk worden gecompenseerd.
Werkgevers moeten 1099-MISC-formulieren mailen naar hun contractmedewerkers en naar de IRS. De deadline voor het verzenden van formulieren naar werknemers is 31 januari en de deadline voor het verzenden van kopieën van de 1099-formulieren naar de IRS is eind februari. De IRS heeft sancties voor werkgevers die deze termijnen missen.
Werknemersinformatie verkrijgen: de W9 invullen
Wanneer u een freelance- of contractmedewerker inhuurt, wordt basisbelastinginformatie verzameld met behulp van een W9-formulier dat verkrijgbaar is bij de IRS. Het formulier vraagt de naam van de aannemer en de naam van hun bedrijf als het anders is, hun burgerservicenummer of BTW-nummer. De W9 vraagt de werknemer ook om het formulier te ondertekenen om te verklaren dat hij vrijgesteld is van bronbelasting. De meeste werknemers zijn vrijgesteld, maar als dat niet het geval is, is het de verantwoordelijkheid van het bedrijf om inkomstenbelasting van de aannemer's loon forfait te onthouden en naar de belastingdienst te sturen.
1099-formulieren zonder een burgerservicenummer verzenden
De IRS zegt dat elke persoon die een aangifte inkomstenbelasting moet indienen, verplicht is om zijn of haar sofinummer of belastingbetalingsidentificatienummer aan zijn werkgever te verstrekken. Als de aannemer of freelancer geen W9-formulier heeft ingevuld en u deze informatie niet vóór de indieningsdeadline kunt verkrijgen, kunt u zonder toestemming een 1099-formulier sturen naar de contractant en de IRS. U dient er echter rekening mee te houden dat de IRS u een boete in rekening brengt voor het indienen van een onvolledig formulier, tenzij u kunt aantonen dat er een redelijke reden was om de sociale zekerheid of het belastingidentificatienummer weg te laten. Je moet ook kunnen aantonen dat je op een verantwoorde manier hebt gehandeld en stappen hebt ondernomen om het weglaten van deze informatie te voorkomen, bijvoorbeeld door de aannemer te schrijven om om deze informatie te vragen. Als de werknemer een ingevuld W9-formulier niet terugstuurt, wordt dit doorgaans beschouwd als een reden voor vrijstelling.
Hoe een gecorrigeerde 1099 met de SSN op te slaan
Zodra u het socialezekerheids- of belastingidentificatienummer hebt, moet u een gecorrigeerde 1099-MISC invullen en een 'X' toevoegen in het vak 'Gecorrigeerd' bovenaan het formulier. Vul het formulier in met de gecorrigeerde informatie en het burgerservicenummer. U moet ook een brief schrijven aan de IRS waarin wordt uitgelegd dat het nummer van de sociale zekerheid samen met uw eigen belastingnummer ontbreekt.
