Om hun werknemers te betalen voor bewezen diensten, moeten werkgevers een salarissysteem opstellen. Via dit systeem voert de werkgever de loonverwerking uit, die op een tijdige en nauwkeurige manier moet worden uitgevoerd om ervoor te zorgen dat werknemers hun salaris dienovereenkomstig ontvangen. Het type salarissysteem dat wordt gebruikt, is geheel voor de werkgever.
Handmatige loonlijst
Een handmatig salarissysteem wordt met de hand uitgevoerd. Dit betekent dat alle loonberekeningen op papier worden uitgevoerd; dit omvat de berekening van uren, wettelijke aftrekposten (belastingen) en onvrijwillige inhoudingen (gezondheids- en pensioenuitkeringen). Een voordeel van het gebruik van een handmatig salarissysteem is dat het heel weinig kost om te gebruiken. Het kost echter veel tijd en energie om de salarisverwerking handmatig uit te voeren. Bovendien is er meer ruimte voor fouten bij deze methode. Het loonstrookje en de belastingaangiften van werknemers zijn daardoor vatbaar voor onnauwkeurigheden. Vooral fouten met betrekking tot belastingaangifte kunnen duur zijn vanwege boetes van de overheid.
Geautomatiseerde loonlijst
Een geautomatiseerd salarissysteem is wanneer de werkgever payroll-software koopt en gebruikt als haar middel om de salarisadministratie te verwerken. Deze methode is veel sneller dan een handmatig salarissysteem. Sommige bedrijven huren een intern loonlijstpersoneel in om hun loonlijst te verwerken via het geautomatiseerde salarissysteem. Het loonlijstpersoneel is verantwoordelijk voor het invoeren van alle lonen die in het systeem moeten worden betaald. Het systeem berekent de lonen, slaat salarisinformatie op en drukt cheques uit. De payrollprofessional heeft ook toegang tot salarisrapporten, waardoor hij kan controleren op fouten en deze kan corrigeren voordat de werknemer haar salaris ontvangt. Geautomatiseerde loonlijst vermindert ook de hoeveelheid papierwerk die moet worden gearchiveerd, omdat de meeste looninformatie in het systeem kan worden opgeslagen.
Externe loonlijst
Verschillende werkgevers geven er de voorkeur aan om hun salaris uit te besteden aan bedrijven zoals Paychex en ADP. Deze externe dienst geeft de werkgever meer tijd om zich te concentreren op niet-gerelateerde loonaangelegenheden. Een externe payroll-service is in het algemeen verantwoordelijk voor de volledige verwerking van de loonlijst van hun klanten, inclusief salarisaanpassingen, belastingaangiften en W2-uitgifte. Het enige wat de werkgever hoeft te doen, is de gegevens doorgeven die moeten worden betaald voor elke betaaldatum aan het loonbedrijf; tegen een vergoeding neemt het payrollbedrijf de payroll verantwoordelijkheden op zich.
Een systeem kiezen
Zeer kleine bedrijven (minder dan 10 werknemers) kunnen een handmatig salarissysteem gebruiken als de uren de neiging hebben hetzelfde te blijven per betaalperiode. Dit systeem wordt echter zo verouderd, dat veel bedrijven van deze omvang kiezen voor een geautomatiseerd systeem of een externe salarisadministratie. Grotere bedrijven hebben over het algemeen een salarisadministratie en maken gebruik van een intern geautomatiseerd salarissysteem of een externe salarisservice.
Payroll Complexity
De complexiteit van de payroll bepaalt vaak welk type salarissysteem de werkgever nodig heeft. Als er bijvoorbeeld sprake is van multi-state verwerking, verschillende versieringen en kinderbevelen bestellingen ondersteunen, en verschillende loontarieven en betalingscycli, is het beter voor de werkgever om een geautomatiseerd salarissysteem te gebruiken met een intern loonlijstpersoneel of zijn loonlijst toe te vertrouwen aan een externe salarisadministratie.
