Bedrijven maken verschillende kosten en moeten nauwgezette financiële gegevens bijhouden. Sinds de ontwikkeling van het schrijven in de antieke wereld hebben bedrijven gegevens over hun financiële transacties bijgehouden. Het Amerikaanse belastingstelsel vereist dat bedrijven accurate loonadministratie bijhouden voor belastingdoeleinden.
Loonlijst
Payroll is een van de grootste uitgaven van een bedrijf. Het bestaat uit de lonen en salarissen die elk bedrijf aan zijn werknemers betaalt.
Belastingen
De Amerikaanse wet schrijft voor dat bedrijven bepaalde belastingen moeten inhouden voor het loon van een werknemer. Werkgevers moeten staats-, federale en gemeentelijke belastingen van deze inkomsten afhouden. Sommige staten en steden leggen dergelijke belastingen niet op. Werkgevers moeten ook Sociale Zekerheid en Medicare Belastingen, bekend als VAIS, inhouden voor werknemerslonen. Zij moeten het hele jaar door deze belastingen periodiek aan de overheid overmaken. Werkgevers kunnen ook andere aftrekposten opleggen voor geleverde voordelen, zoals ziekteverzekering, via het bedrijf.
Sociale zekerheid en Medicare
De Social Security Act van 1935 had de grootste impact op het salarissysteem. Deze wet voorzag in werkloosheidssteun aan werknemers die hun baan verloren en overheidssteun aan de behoeftigen. De overheid financierde deze programma's door te eisen dat belastingen automatisch worden afgetrokken van de loonstrook van de werknemers. Deze wetten hebben verplichtingen opgelegd aan het salarissysteem van elke onderneming om nauwkeurige overzichten van aftrekkingen en betalingen bij te houden.
