Papierloos gaan is een belangrijke stap voor een bedrijf dat wil deelnemen aan groen leven. De EPA schat dat Amerikanen elk jaar ongeveer 99 miljoen ton papier gebruiken en papier maakt 34 procent van het afval in dit land uit. Als u rekeningen en andere berichten regelmatig via de post naar uw klanten stuurt, moet u hen op de hoogte stellen van uw voornemen om van tevoren papierloos te worden.
Verduidelijk en identificeer uw tijdlijn om papierloos te worden en aan alle vereisten waaraan de klant moet voldoen om papieren facturen te ontvangen. In veel gevallen moet u bijvoorbeeld de toestemming van de klant krijgen om te stoppen met het verzenden van papieren afschriften in de e-mail voordat deze wordt overgeschakeld naar papierloze facturering.
Wijzig indien nodig uw algemene voorwaarden om de update over papierloze facturering op te nemen. Neem informatie op over of dit optioneel of vereist is voor klanten in de toekomst.
Maak uw notificatiebericht samen met duidelijke instructies over hoe de klant de ontvangst van uw informatie over papierloze facturering kan bevestigen. In aanvulling op de opsomming die de actieve datum voor papierloze facturering vermeldt, kunt u bijvoorbeeld ook een website of telefoonlijn opnemen voor 'opting-in'.
Voeg een melding toe met betrekking tot uw beslissing om papierloos te gaan in het berichtgedeelte van uw laatste paar papieren facturen naar de klant. Markeer het gebied in een kleur of lettertype dat opvalt om zijn aandacht te trekken. Zorg ervoor dat u ook uw bijgewerkte voorwaarden bij deze mailings invoert.
Stuur een afzonderlijke 'herinnerings'-briefkaart naar klanten met het bericht over uw voornemen om te stoppen met het versturen van papieren facturen.
Stuur een e-mail naar uw klantenlijst om hen te informeren over uw papierloze factureringsbeslissing. In dit geval kunt u de klant rechtstreeks aan uw website koppelen om zo nodig opt-in-keuzes te maken.
Tips
-
Leg een paar voordelen uit van papierloos gaan in uw communicatie naar de klant.
Raadpleeg een advocaat voordat u overschakelt naar papierloze facturering om ervoor te zorgen dat u alle nationale en federale wetten naleeft.
