Hoewel een geldloze maatschappij het ideale scenario van de futuristen kan zijn, weten retailbedrijven dat er veel mensen zijn die nog steeds geld en cheques gebruiken om hun dagelijkse aankopen te doen. Als u een winkel of restaurant heeft, is het aannemelijk dat u aan het einde van elke werkdag een stapel cheques en contant geld heeft om mee om te gaan. Uw bank of financiële instelling wil dat u zakelijke stortingsbonnen invult om bij al uw stortingen te passen. Dit biedt een record dat zowel u als de bank beschermt in geval van boekhoudfouten.
Praktische tips voor het afhandelen van contant geld
Tenzij u een eigenaar-exploitant zonder werknemers bent, is het van cruciaal belang dat u dubbele voogdij uitoefent als het gaat om alle procedures voor het afhandelen van contant geld. Dit betekent dat wanneer u geld aftelt voor de eindbestemming (of om het aan iemand anders over te dragen, zoals in een geldlade), u altijd twee mensen moet opnemen om totalen met elkaar te tellen en te verifiëren.
Zodra je het geld hebt geteld en het contante stortingsbewijs hebt ingevuld, plaats je het in een aanbrengzak en sluit je het af. Laat nooit geld in een bureaula of andere schuilplaats achter zonder het hele bedrag te vertellen. Nadat u de tas hebt vergrendeld, controleert u of de vergrendeling niet kan worden geforceerd. Dit zorgt ervoor dat het geldbedrag dat u telde hetzelfde bedrag is dat bij de bank aankomt als u de aanbetaling doet.
Gebruik de zakelijke depositoblokken voor zakelijk gebruik
Bijna alle banken en financiële instellingen zullen voorbedrukte zakelijke stortingsbewijzen voor uw bedrijf verstrekken. De meesten van hen zullen kosten in rekening brengen voor deze service, dus misschien wilt u online rondkijken om te zien of u minder dure versies per e-mail kunt bestellen. Ongeacht de bron, stortingsbewijzen moeten uw bedrijfsnaam en adres en de gegevens van uw bank bevatten, evenals uw rekeningnummer en bankrouteringsnummer.
Zakenborrels invullen
Vul de lege regels op de strook in die worden verstrekt voor contant geld en cheques. Begin met contant geld, dat op de bovenste regel wordt weergegeven. Schrijf het totaal, inclusief dollars en centen. Controleer nogmaals of u het juiste bedrag op de slip hebt staan.
Het tonen van cheques op een stortingsbrief kan vervelend zijn, vooral als uw bedrijf er elke dag een groot aantal van overneemt, maar het is belangrijk dat u elke individuele cheque invoert. Uw stortingsbewijs heeft een klein aantal regels op de voorkant voor het invoeren van cheques samen met een groter aantal regels op de achterkant van de slip. Voer de cheques op de voorkant van de slip in tot je geen spaties meer hebt en ga dan verder met de achterkant.
Onder de laatste ruimte voor controles aan de voorzijde bevindt zich een plek voor het subtotaal voor de chequebetaling. Tel het bedrag op van alle cheques die u die dag stort en vul dat totaal in deze ruimte in. Voeg dit subtotaal toe aan het bedrag in contanten in uw storting en plaats dit laatste totaal onderaan de stortingsbrief in de daarvoor aangegeven ruimte.
Zodra u het volledige stortingsbewijs hebt ingevuld, ondertekent u uw zakelijke depositrecordboek en laat de persoon die uw tellingen controleert, ook ondertekenen of initialiseren. Onderteken of stempel de achterkant van alle cheques om ze te bevestigen. Plaats het stortingsbewijs samen met de bevestigde cheques en het contante geld in een aanbrengzak en sluit het, plaats het op een veilige plek totdat je de aanbetaling kunt doen.
