Het ontwikkelen van stappen voor het verwerken van bestellingen is cruciaal voor uw bedrijf. Zonder de juiste workflow voor orderverwerking, zal de orderverwerking binnen uw bedrijf chaotisch en onbetrouwbaar zijn. Neem de tijd om de juiste richtlijnen voor het verwerken van bestellingen te ontwikkelen en uw bedrijf verloopt soepeler en u hebt een hogere klanttevredenheid.
Gebruik een gestandaardiseerde vorm bij het nemen van bestellingen
Of uw bedrijf een klantenservicemedewerker gebruikt om bestellingen te plaatsen of de klant voert rechtstreeks bestellingen in via uw website, het is van essentieel belang dat u een gestandaardiseerd formulier hebt. Hierdoor kan de persoon die het formulier invult weten welke informatie vereist is en ervoor zorgen dat alle benodigde informatie wordt verzameld.
Elk van uw voorraaditems heeft mogelijk iets andere orderdetails. Als u bijvoorbeeld een meubelzaak exploiteert, kan het bestelformulier voor een sofa het type stof bevatten, terwijl het formulier voor een tabel het type afwerking kan vereisen.
Het is belangrijk dat onvolledige bestelformulieren niet worden geaccepteerd. Als een bestelformulier niet over de benodigde informatie beschikt, moet deze worden geretourneerd en ingevuld voordat deze kan worden verwerkt.
Bevestig de bestelling
Nadat een bestelformulier is ingediend, moet dit met de klant worden bevestigd. Dit kan worden bereikt door een e-mail te sturen met de bestelgegevens. Het is niet nodig om te eisen dat de klant de bestelling verifieert. Maak in plaats daarvan duidelijk dat de klant contact moet opnemen met uw bedrijf als er problemen zijn met de bestelling. Zorg ervoor dat de contactgegevens van uw bedrijf gemakkelijk toegankelijk zijn voor de klant.
Distribueer het bestelformulier intern
Zodra het bestelformulier is ingevuld, moet dit worden doorgestuurd naar iedereen die een actie moet uitvoeren die verband houdt met het uitvoeren van de bestelling. Dit omvat het magazijn, de debiteurenafdeling en de fabrikant, als de bestelling wordt uitgevoerd door een derde partij. De verwachte datum van vervulling moet duidelijk worden aangegeven, zodat alle betrokkenen het tijdschema kennen.
Communiceer met de klant
Het is essentieel om duidelijk met de klant te communiceren. Vertel de klant of er vertraging is in de uitvoering van de bestelling. Eerlijk en eerlijk zijn met de klant als er een probleem is, is veel beter dan het negeren ervan. Informeer de klant ook wanneer de bestelling wordt verzonden. Vertel haar de koerier, het trackingnummer en de verwachte leverdatum. Vraag om feedback van de klant nadat hij de bestelling heeft ontvangen. Laat een medewerker van de klantenservice bellen om te controleren of de klant tevreden is met de aankoop of gebruik een online enquête om feedback te krijgen. Hoe dan ook, de feedback van de klant geeft heel goed inzicht in uw ordervervaardigingsproces.
