Wanneer de cliëntèle van een tandartspraktijk afneemt, of de eigenaar onverwacht sterft of niet in staat is om tandheelkunde te blijven beoefenen, kan het noodzakelijk zijn dat de gevestigde tandartspraktijk wordt afgesloten. Het is zeer aan te raden dat een tandarts, terwijl hij gezond is, in zijn testament of met zijn advocaat instructies geeft om de wensen aan te geven over hoe een bedrijfsbeëindiging in geval van overlijden moet worden afgehandeld.
Neem onmiddellijk contact op met de verhuurder om te onderhandelen over de beëindiging van de huurovereenkomst als u geen eigenaar bent van het gebouw. Ongeacht faillissement, pensionering of overlijden van de eigenaar, kan het landgoed verantwoordelijk zijn voor het betalen van de rest van de leaseperiode (maximaal drie jaar). Uitzonderingen kunnen van geval tot geval worden gemaakt, afhankelijk van de verhuurder, rechtbank en uw situatie. Huur een advocaat in, indien mogelijk, omdat contractschendingen vaak moeilijke situaties zijn.
Informeer alle werknemers over de lopende sluiting en geef hun laatste werkdag aan. Indien mogelijk een opzegtermijn van 90 dagen verlengen, of een voldoende opzegging voor dezelfde periode om nieuwe banen te vinden. Medewerkers zijn vaak het meest verrast door de sluiting van een bedrijf.
Neem ruim voor de sluitingsdatum contact op met al uw actieve en inactieve patiënten, waarbij u uw intentie bekendmaakt om een tandartspraktijk te sluiten. Nodig elke patiënt uit om binnen te komen en een kopie van zijn patiëntendossier op te halen, of bied aan hem over te dragen naar een ander tandartspraktijk. Een aankondiging in de krant kan volstaan als kennisgeving. Bewaar alle originele gegevens bij de tandarts of zijn nalatenschap.
Informeer alle patiënten met een doorlopende behandeling dat hun zaken door u persoonlijk worden afgesloten tijdens de resterende tijd, of breng ze door naar een tandarts die in staat is om hun behandeling af te ronden. Zonder de juiste verwijzingen kunnen patiënten aanhoudingen claimen. Stuur een kopie van het patiëntendossier naar het nieuwe kantoor en moedig de patiënt aan om een afspraak te maken. Start geen nieuwe gevallen die niet kunnen worden voltooid in een minimaal aantal bezoeken.
Druk alle bedrijfsgerelateerde informatie af en sla deze op. Hoewel u wettelijk zeven jaar lang informatie moet bijhouden, bent u verplicht om andere items permanent te bewaren, zoals verzekeringsclaims en financiële overzichten. De American Dental Association (ADA) biedt een complete lijst met items en de lengte van de vereiste opslag.
Zoek een markt voor tandheelkundige apparatuur in de praktijk. Nieuwere artikelen in goede tot uitstekende staat hebben doorgaans een hoge marktwaarde en oudere artikelen, ongeacht de staat, hebben mogelijk geen enkele waarde. Neem bij twijfel contact op met een taxateur. Wat niet kan worden verkocht, kan van enig nut zijn voor de verkoop van metaalhandelaren. Controleer de milieuwetten in uw omgeving met betrekking tot de verwijdering van chemicaliën en verkoop deze items niet.
Breng de Drug Enforcement Agency (DEA) onmiddellijk schriftelijk op de hoogte dat u uw bedrijf wilt sluiten. Vermeld uw DEA-registratie. Informeer het staatsbestuur en alle tandheelkundige genootschappen waar u lid van bent dat de praktijk zal worden afgesloten.
Gebruik een Certified Public Accountant (CPA) om alle debiteuren en crediteuren te achterhalen. Beoordeel lopende betalingsplannen om erachter te komen wat voor geld aan u verschuldigd is of dat u aan de patiënt terugbetaalt. Wis of schrijf alle tegoeden van patiënten weg. Neem contact op met alle schuldeisers, leveranciers en leveranciers om de huidige saldi te berekenen en ze zo snel mogelijk af te betalen. Stuur factureringsmeldingen voor betalingen verschuldigd aan het bedrijf en geef hen een nieuw postadres.
Neem contact op met alle gecontracteerde verzekeringsmaatschappijen en traceer betalingen. Breng hen op de hoogte van de datum waarop het contract wordt beëindigd en informeer hen over het nieuwe adres van het doorsturen van betalingen. Doe hetzelfde voor alle verzekerings- of betalingsondersteunende bedrijven die betalingen aan de praktijk verschuldigd zijn.
Beëindig alle werkgerelateerde verzekeringspolissen, zoals werknemersvergoedingen of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekeringen. Maak de ingangsdatum de laatste werkdag. Verifieer dit bij de verzekeringsmaatschappij, maar uw beroepsaansprakelijkheidsverzekering (wanpraktijken) moet u dekken voor alle claims die in de toekomst mogelijk zouden kunnen ontstaan voor werkzaamheden die voorafgaand aan de laatste werkdag zijn voltooid. Als dat niet het geval is, kan een 'tail-end'-aankoop noodzakelijk zijn om u of uw nalatenschap beschermd te houden.
Neem contact op met de Internal Revenue Service (IRS) en bespreek de verschuldigde betalingen voor uw werknemersidentificatienummer. Verrek de betalingen in het verleden of in de toekomst, inclusief de toekomstige inhoudingen van de sociale zekerheid voor uw werknemers die nog steeds werken. Bel en annuleer alle stadslicenties en overheidslicenties om verlengingskosten te vermijden.
Tips
-
Het inhuren van een advocaat, accountant en een geoefende overgangsmakelaar kan het hele proces vergemakkelijken. Het sluiten van een bedrijf is stressvol. Accepteer zo veel mogelijk hulp.
Waarschuwing
Als u een langstlevende echtgenoot bent die een tandartspraktijk sluit vanwege het overlijden van de tandarts, zult u hoogstwaarschijnlijk een overlijdensakte, huwelijksakte en de sociale zekerheid van de tandarts en het licentienummer van de overheid nodig hebben om deze procedures bij externe bedrijven in te leiden.
