De Family and Medical Leave Act, of FMLA, is een federale wet die bepaalde bedrijven verplicht om hun werknemers onbetaald vrij te geven om een medisch of familie-noodsituatie zoals een ziekenhuisopname, zwangerschap of ernstig letsel op te lossen. Deze wet dient om de banen van werknemers te beschermen terwijl ze weg zijn en om belangrijke voordelen zoals een ziektekostenverzekering voort te zetten. Of uw kleine onderneming zich moet houden aan de FMLA, hangt af van hoeveel werknemers u op uw loonlijst hebt en uw werknemers moeten ook voldoen aan specifieke vereisten voor de werkservice om in aanmerking te komen.
Wat is de FMLA?
Geslaagd in 1993, vereist de FMLA dat bepaalde bedrijfsgroottes gekwalificeerde werknemers leveren een onbetaald gezin of ziekteverlof om voor zichzelf, hun kinderen, hun ouders of hun echtgenoot te zorgen. De standaard jaarlijkse vakantieperiode is een maximum van 12 weken, maar dit verhoogt naar 26 weken per jaar voor werknemers die moeten zorgen voor echtgenoten of kinderen die deel uitmaken van de strijdkrachten. Sommige situaties die medewerkers kwalificeren voor verlof onder de FMLA zijn:
- Zwangerschap en post-partum babyverzorging
- Pleegzorgplaatsing of adoptie
- Verhuizing vanwege militaire inzet
- Ernstige geestelijke en lichamelijke gezondheidsproblemen of letsels met ziekenhuisopname of langdurige zorg
Tijdens het verlof moet de werkgever regelmatige voordelen zoals een ziekteverzekering aan de werknemer blijven bieden. De werkgever moet ook de tewerkstelling van de werknemer handhaven, zodat zij een positie krijgt wanneer zij terugkeert van verlof. In een geval waarin het bedrijf iemand anders moet inhuren voor de positie van de werknemer, moet het bedrijf haar een gelijkwaardige positie geven wanneer ze weer aan het werk gaat.
FMLA-richtlijnen voor kleine bedrijven
De FMLA is van toepassing op uw kleine bedrijf als u gevestigd bent in de Verenigde Staten of een bezeten gebied en als u dat heeft 50 of meer werknemers die voor u werken ten minste 20 werkweken in het kalenderjaar. Volgens de richtlijnen van het Amerikaanse ministerie van Arbeid moet u elke werknemer tellen die op uw loonlijst staat, ongeacht de werkstatus. Dit betekent dat zelfs werknemers die verlof hebben, slechts tijdelijk werken of geen geld ontvangen voor hun werk (zoals onbetaalde stagiairs) meetellen voor de drempel van 50 werknemers.
De wetten van uw staat voor noodverlof kunnen verder gaan dan de FMLA-bepalingen om zelfs kleinere bedrijven te verplichten om verlof te geven. Ze kunnen uw bedrijf ook verplichten om extra betaalde of onbetaalde verloftijden aan te bieden of aanvullende situaties en familieleden te dekken. De National Conference of State Legislatures merkt bijvoorbeeld op dat Washington, D.C., gezins- en ziekteverlof verlengt tot 16 weken. Californië, New Jersey en New York zijn staten met bepalingen die eisen dat werkgevers werknemers die daarvoor in aanmerking komen een percentage van hun loon tijdens het verlof betalen.
FMLA in aanmerking komen voor werknemers
Zelfs wanneer uw kleine onderneming onder de FMLA-richtlijnen valt, betekent dit niet dat al uw werknemers automatisch in aanmerking komen voor verlof. Om hiervoor in aanmerking te komen, moeten de werknemers van uw bedrijf voor uw bedrijf hebben gewerkt 12 maanden of langer. Dit betekent niet dat ze dit keer zonder pauze moeten hebben gewerkt, tenzij de pauze minstens zeven jaar lang was en niet plaatsvond om een reden die verband houdt met de strijdkrachten of een andere speciale situatie. Naast de tenure-eis, moeten uw werknemers hebben gewerkt 1.250 uur of meer in de 12 maanden voorafgaand aan het begin van het verlof.
De FMLA stelt een aanvullende voorwaarde voor kleine bedrijven die werknemers in dienst nemen die vanuit een externe locatie werken, zoals verkopers en bouwvakkers. Als uw externe werknemer een medisch of gezinsverlof aanvraagt, kwalificeert hij alleen als er 50 of meer andere werknemers van het bedrijf binnen 75 mijl van hem werken op een specifieke werkplek. Voor werknemers thuis, beschouwt het ministerie van arbeid het thuiskantoor waarop de werknemers rapporteren als de werkplek in plaats van de feitelijke woning van de werknemer.
Het FMLA verlofproces
Als uw kleine bedrijf onder de FMLA valt, moet u dat doen zet een FMLA-poster op op uw werkplek op een zichtbare locatie en houd uw werknemers op de hoogte over het aanvragen van een familie of ziekteverlof. Wanneer een werknemer wel een verlof aanvraagt, hebt u dat wel vijf dagen om het proces van het verifiëren van de geschiktheid van de werknemer te voltooien. Het bepalen van de geschiktheid vereist de berekening van het dienstverband en de gepresteerde uren van de werknemer gedurende de laatste 12 maanden, het beoordelen van eventuele eerdere FMLA-verzoeken en het beoordelen van familie- of medische problemen tegen de FMLA-richtlijnen.
Wanneer een medewerker in aanmerking komt, kunt u ook aanvullende documenten vragen die het noodgeval bevestigen, zoals medische documenten die een ernstige gezondheidstoestand vertonen. Nadat de verificatie is voltooid, geeft u de medewerker kennis van de verlofperiode en de voorwaarden van het verlof (zoals het gebruik van een vakantieloon en voortzetting van de ziekteverzekering). Wanneer u met verlof bent, moet uw werknemer u waarschuwen als de duur van het verlof of de gezondheidssituatie of gezinssituatie verandert.
