Farmaceutische bedrijven hebben te maken met een aantal spelers in de toeleveringsketen. Medicijnen worden vervaardigd door bedrijven, verkocht aan groothandelaren, mogelijk aangekocht door inkoopgroepen en uiteindelijk gekocht door consumenten. Omdat dergelijke medicijnen vaak onder verzekerings- en medische hulpprogrammas vallen, zijn ook verzekeraars en overheidsinstanties vaak betrokken bij de betaling. Met zo veel betrokken partijen, zijn transacties niet zeker voor farmaceutische bedrijven, wat leidt tot een terugvordering.
Waarom chargebacks gebeuren
Een farmaceutische terugvordering kan in twee vergelijkbare situaties voorkomen. In de eerste situatie koopt een groothandelaar geneesmiddelen van het farmaceutische bedrijf volgens een contractprijs en verkoopt deze aan consumenten volgens een andere contractprijs. Wanneer de consumentencontractprijs lager is dan de farmaceutische versie, vermijdt de groothandel verliezen door het farmaceutische bedrijf voor het verschil aan te rekenen. In het tweede geval is de terugvordering het resultaat van een mislukte transactie waarbij de volledige betaling aan de consument moet worden terugbetaald.
Financiële resultaten
Terugboekingen leiden altijd tot een verlies voor het farmaceutische bedrijf. Hoewel de bedrijven proberen chargebacks te minimaliseren door middel van nauwkeurige supply chain-contracten, zijn sommige terugvorderingen noodzakelijk om ruimte te maken voor fouten en verschillen in inkoopprijzen. Geneesmiddelenfabrikanten kunnen duizenden contracten per jaar afhandelen, elk met een terugboekingsclausule.
Goedkeuring van terugvordering
Chargebacks zijn meestal gebaseerd op goedkeuring door het farmaceutische bedrijf wanneer een groothandelaar het verzoek indient. Dit kan ingewikkeld worden omdat de meeste terugboekingsinzendingen geen informatie bevatten over de verkoop die de terugvordering heeft gemaakt, maar alleen het bedrag. Dit laat ruimte voor dubbele terugboekingen en ongeoorloofde inzendingen, naast een aantal andere problemen. Om de problemen te minimaliseren, proberen farmaceutische producten chargebacks rechtstreeks te koppelen aan individuele verkopen, waardoor groothandelaren iets krijgen waarnaar ze kunnen linken.
Terugvorderingpreventie
Om de financiële verliezen en het administratieve werk te voorkomen dat nodig is om terugboekingen te verwerken, kunnen bedrijven maatregelen nemen om ze te voorkomen in de eerste plaats. Eén manier is om ervoor te zorgen dat groothandelaren de juiste prijs bieden die consumenten betalen, zodat het farmaceutische bedrijf later geen verschil in contractprijzen in rekening wordt gebracht. Een andere manier is om orders voor mislukte transacties te controleren om ervoor te zorgen dat alle bestelinformatie compleet is, de bestelling zelf geldig is en de betaling succesvol is.
Chargeback Management
Omdat chargebacks zo'n essentieel onderdeel zijn van de farmaceutische industrie, is specialisatie gebruikelijk. Bovendien kan het verwerken van terugvorderingen complex zijn. Om dit proces te ondersteunen, hebben bedrijven speciale software om terugboekingen te verwerken en ze te koppelen aan verkoopsoftware. Veel bedrijven creëren ook functies die specifiek zijn voor het beheer van terugboekingen en het onderhandelen over terugboekingen in contracten.
