De Family Medical Leave Act, die in 1993 werd ingevoerd, beschermt de banen van bepaalde werknemers die onbetaald verlof moeten nemen om te zorgen voor een pasgeboren of geadopteerd kind of voor een ernstig ziek familielid. FMLA beschermt ook de banen van werknemers die zelf ernstig ziek of gewond zijn en moet verlof opnemen om te herstellen. De medische aard van de meeste FMLA-verzoeken veroorzaakt privacy- en vertrouwelijkheidskwesties die werkgevers in gedachten moeten houden.
Communicatie van medische informatie
Sommige medische informatie kan niet volledig vertrouwelijk worden gehouden. Opdat een FMLA-verlof kan worden goedgekeurd, moet de werkgever bijvoorbeeld het advies van een arts beoordelen op basis van een ernstige gezondheidstoestand. Het ministerie van Arbeid beveelt het gebruik van een standaardformulier voor aanbevelingen van artsen voor FMLA aan. Het formulier stelt de arts in staat om details van de aandoening te verstrekken, inclusief de lengte van het vereiste verlof. Het formulier is online beschikbaar op de website van het ministerie van arbeid.
Toegang tot medische informatie
Toegang tot medische dossiers wordt geregeld door de Health Information and Accountability Act. De wet regelt streng wie toegang heeft tot medische informatie waaruit de identiteit van het individu kan worden bepaald. HIPAA is evenwichtig om informatie te verstrekken aan zorgverleners om hen in staat te stellen hun werk te doen, en in andere omstandigheden, zoals FMLA-verzoeken. De wet vereist echter dat de toegang tot medische dossiers ernstig wordt beperkt. Als werkgever onderhevig aan FMLA, moet u de toegang tot deze medische gegevens beperken tot aangewezen werknemers die absoluut toegang moeten hebben om bonafide zakelijke redenen.
Opslag van medische informatie
Als werkgever moet u medische gegevens van werknemers beschermen tegen personen die niet zijn aangewezen om toegang te krijgen tot deze informatie. Alle medische dossiers moeten gescheiden van personeelsdossiers worden bewaard. Medische bestanden met betrekking tot FMLA-verzoeken moeten worden bewaard in beveiligde archiefkasten waartoe alleen aangewezen werknemers toegang hebben. Bij het faxen en fotokopiëren van medische informatie van werknemers moeten protocollen worden opgesteld en strikt worden nageleefd om de privacy van werknemers te waarborgen. Als een formulier voor medische gegevens per ongeluk in een fotokopieermachine wordt achtergelaten en vervolgens door onbevoegden wordt gezien, is het uw bedrijf dat aansprakelijk is voor de schending van de privacy en niet voor de dwalende medewerker.
Werkgever Betreft
Vaak hebben FM-werknemers in FMLA-situaties toegang nodig tot bepaalde medische gegevens van hun werknemers. HIPAA biedt werknemers de mogelijkheid om schriftelijke toestemming te geven aan werkgevers om alleen toegang te krijgen tot die gegevens die relevant zijn voor de aandoening waarvoor FMLA-verlof wordt aangevraagd, zonder toestemming te geven voor toegang tot alle medische dossiers. Werkgevers kunnen een second opinion vragen op basis van een arts voor FMLA en kunnen ook rechtstreeks contact opnemen met de arts om de aandoening te bespreken. Dergelijke discussies moeten ook worden goedgekeurd door de werknemer. Medewerkers die FMLA zoeken, moeten adequate documentatie verstrekken en zullen daarom hoogstwaarschijnlijk deze autorisaties verlenen.
