Of ze nu in een privéwoning, een kleuterschool of een kinderdagverblijf staan, kinderverzorgers hebben wettelijke en ethische verplichtingen om de privacy van hun aanklacht te beschermen. Het hebben van een systeem om de vertrouwelijkheid van persoonlijke, gedrags- en gezondheidsinformatie te bewaken helpt ouders gerust te stellen. Handhaving van dat systeem kan voorkomen dat het vertrouwen in het personeel wordt geschaad, wat ertoe kan leiden dat ouders informatie achterhouden die van invloed is op de zorg van hun kind.
Informatie Protocol
Gezinnen bieden namen, adressen, geboortedata en telefoonnummers wanneer zij hun kinderen inschrijven voor kinderopvang. De aanvraag kan ook gezondheids- en werkgelegenheidsinformatie en sofinummers bevatten. Allen gelden als vertrouwelijke informatie die kinderopvangvoorzieningen moeten bewaken om kinderen en ouders te beschermen. Familieomstandigheden zoals financiële problemen en hangende echtscheidingen, die tijdens een gesprek kunnen worden onthuld, vormen ook vertrouwelijke informatie die alleen op verzoek van het personeel kan worden gedeeld.
Toepasselijke voorschriften
De federale Health Insurance Portability and Accountability Act of HIPAA is van toepassing op aanbieders van kinderopvang. Vertrouwelijkheidsregels van de staat verschillen echter. De wet van Maine geeft kinderen bijvoorbeeld het recht op vertrouwelijkheid en vereist dat kinderopvangfaciliteiten de vertrouwelijkheid in stand houden van elk kind dat ze verzorgen of die ze voorheen hebben begeleid. De staat Washington heeft faciliteiten nodig om vertrouwelijke gegevens te bewaren, maar reguleert de openbaarmaking ervan niet, terwijl de Californische vergunningsvereisten dat wel doen. Alle staten bestempelen kinderopvangaanbieders als verplichte verslaggevers van vermoedens van misbruik of verwaarlozing, volgens het Amerikaanse ministerie van Volksgezondheid en Human Services.
Schriftelijk beleid
De National Health and Safety Performance Standards 2011 bevelen aan dat kinderopvangactiviteiten een vertrouwelijkheidsbeleid hebben en schriftelijk zijn vastgelegd. De staatswet kan zelfs kinderopvangfaciliteiten verplichten om ouders te informeren over hun vertrouwelijkheidsbeleid. Een typisch beleid, gegeven aan ouders in een welkom handboek, legt uit welke soorten informatie de faciliteit bewaart in een beveiligd bestand en belooft dat vertrouwelijke informatie alleen met hun toestemming wordt gedeeld. Een vertrouwelijkheidsbeleid voor werknemers moet ook worden opgesteld en herzien tijdens de oriëntatie van nieuwe medewerkers en jaarlijkse prestatiebeoordelingen.
Bereid uw faciliteit voor
Door een bestand voor elk kind te bewaren en bestanden op te slaan op alle kinderen die door de faciliteit worden verzorgd in een gebied dat gescheiden is van de activiteitenruimten, wordt de toegang tot vertrouwelijke informatie beperkt. Bestanden kunnen worden vergrendeld als extra voorzorgsmaatregel, maar ten minste één aanwezige medewerker moet te allen tijde een sleutel hebben in geval van een noodgeval of een inspectie. Faciliteiten kunnen vertrouwelijke informatie in medicijnstaten en allergierecords beschermen door een veilige plaats voor hen aan te wijzen die niet in het zicht van ouders en bezoekers is. De faciliteit moet ervoor zorgen dat de licentie- en inspectiebestanden geen persoonlijke informatie over werknemers of kinderen bevatten.
Aanvullende voorzorgsmaatregelen
De website en sociale media-pagina's van een kinderopvangprogramma mogen geen video's of foto's van een kind gebruiken zonder schriftelijke toestemming van de ouder. De sites mogen nooit vertrouwelijke informatie over personeel, kinderen of gezinnen onthullen. Iedereen die opmerkingen maakt in online discussies die privé-informatie onthullen, moet worden geblokkeerd en hun berichten worden verwijderd. Faciliteiten moeten ook voorzorgsmaatregelen nemen om elektronische gegevens die op computers worden bewaard en doorkruiste papieren documenten die vertrouwelijke informatie bevatten, bij verwijdering te wissen.
