Een rapport na het evenement is meer dan een samenvatting van een zakelijke bijeenkomst, prijsuitreiking of soortgelijke festiviteit. In plaats daarvan analyseert het de effectiviteit van elk element van een evenement. In zakelijke rapporten kunnen rapporten na het evenement een bedrijf helpen bepalen hoe goed een evenement is verlopen en of er in de toekomst soortgelijke evenementen zullen worden gehouden. Het schrijven van een kwaliteitsrapport na het evenement vereist een zorgvuldige afweging en op feiten gebaseerde rapportage.
Overweeg eerst het doel van het evenement. Bedenk vervolgens of het evenement aan dat doel voldoet. Als het een marketingevenement was, had het nieuwe klanten aan een product of dienst moeten introduceren. Als het voor het goede doel was, had het bewustzijn of geld voor een organisatie moeten verhogen. Als het om training ging, hadden de werknemers nieuwe informatie moeten leren om ze beter te laten presteren op het werk. Richt u in uw rapport op de effectiviteit van het evenement om zijn doel te bereiken. Als de gebeurtenis niet effectief was, leg dan uit waarom je denkt dat dat zo was en wat er moet veranderen om toekomstige gebeurtenissen te verbeteren.
Evalueer alle elementen. Als je evenement uit meerdere delen bestaat, focus je dan niet alleen op de beste en slechtste delen; overweeg alle aspecten van de dag. Neem je bespiegelingen over de sprekers, materialen en planning op. Als de lunch of de drankjes worden geserveerd, voeg dan ook een evaluatie van die items toe. Een evenement is niet beter dan de som van de delen, dus elk onderdeel moet worden geëvalueerd in een rapport na het evenement.
Krijg feedback van anderen. Als je de leiding had over het evenement, vraag dan om feedback van de mensen voor wie je het hebt gemaakt. Als het een trainingsseminar voor werknemers was, vraag het de werknemers om u te vertellen wat ze hebben geleerd. Als het bedoeld was als een leuk evenement, vraag je gasten om een enquête in te vullen over hoeveel plezier ze hadden of niet hadden. Je moet weten hoe goed je evenement zijn doelgroep heeft bereikt om het volledig te evalueren.
Neem zowel voor- als nadelen op. Sommige delen van je evenement zijn misschien heel goed gegaan; misschien was de banketzaal die je huurt redelijk geprijsd en inclusief passend meubilair en smakelijke drankjes. Andere delen zijn misschien niet goed verlopen, zoals de keynote speaker die laat aankomt of zijn speech verkort met 15 minuten, waardoor je tijd hebt om te vullen. Voeg commentaar toe over het goede en het kwade, zodat uw bedrijf ernaar kan streven het goede te herhalen en het slechte voor de toekomstige gebeurtenissen te veranderen.
Tips
-
Een effectief verslag na het evenement zou ook een verantwoording moeten bevatten van de bestede middelen.
