Als u goederen of services van een leverancier koopt, heeft u waarschijnlijk een gevestigd belang in uw maandelijkse transacties met die bedrijven. Hetzelfde geldt voor klanten die goederen of diensten van u als bedrijfseigenaar kopen. Voor een gedetailleerde boekhouding van de maandelijkse activiteiten van een klant of klant, bieden veel bedrijven een rekeningoverzicht aan. Hoewel sommige bedrijven deze nog steeds e-mailen, kunnen ze ook per e-mail of via een webportal worden verstrekt. Het document dient als beleefdheid en helpt uw klanten hun eigen boeken in balans te brengen.
Tips
-
Een rekeningafschrift is een document dat een klant een verantwoording van elke transactie binnen een specifieke factureringscyclus toont.
Wat is een accountverklaring?
Een rekeningoverzicht biedt een lijst met de transacties van een klant voor een bepaald tijdsbestek. Net als bij het bankafschrift dat u ontvangt voor uw eigen financiële transacties, worden in een zakelijke rekeningafrekening de start- en einddatums, het beginsaldo, het eindsaldo en alle afschrijvingen en tegoeden die tussen die twee datums hebben plaatsgevonden, weergegeven.
Over het algemeen sturen bedrijven alleen een rekeningafschrift naar klanten die een account hebben en de juiste overeenkomsten hebben getekend. Afhankelijk van uw persoonlijke voorkeuren, kunt u besluiten om alleen rekeningafschriften te verzenden naar degenen die in een bepaalde maand activiteit hadden. Dit is met name handig als u klanten heeft die niet elke maand bij u kopen. Het bespaart u de extra kosten van het verzenden van instructies met een nul-saldo.
Een rekeningoverzicht opstellen
Als u nog nooit een rekeningoverzicht hebt opgesteld, weet u misschien niet hoe u het moet formatteren. Het goede nieuws is dat er veel sjablonen beschikbaar zijn om u te helpen, waaronder enkele in Microsoft Word. Het hoeft alleen maar de woorden 'rekeningoverzicht' bovenaan te hebben en de naam en het adres van de klant onder 'to' en uw naam en adres onder 'from' te vermelden. U geeft vervolgens elke transactie die plaatsvond tijdens de maand weer. inclusief alle aankopen en tegoeden en het bijhouden van een lopende balans in de uiterst rechtse kolom als je gaat. Onderaan moet een totaal verschuldigd bedrag staan, evenals instructies over hoe te betalen.
Als uw klant automatisch wordt gefactureerd, moet u dit duidelijk vermelden op de verklaring. Dit is een informatie-alleen-verklaring. Uw klanten hebben mogelijk te maken met een stapel facturen en overzichten en hebben geen tijd om hun eigen administratie te doorzoeken om te bepalen of ze al betaald hebben of niet. Als u een factuur aan de onderkant moet bijvoegen om te voorkomen dat er afzonderlijke afschriften worden afgedrukt voor diegenen die automatisch betalen, moet u erop letten dat de betaling wordt gedebiteerd om dubbele betalingen te voorkomen.
Wat is een bankafschrift en wat is het doel ervan?
Wanneer bedrijven rekeningafschriften uitgeven, doen ze dit vaak als een gemak voor klanten, ook al kost het extra, vooral als u het per post verzendt. De kostenefficiëntie van dit soort beleefdheid kan twijfelachtig zijn, tenzij u het rechtstreeks kunt koppelen aan een toename van uw klanten die hun rekeningen op tijd betalen. Als ze voortdurend een melding ontvangen over hun transacties en een factuur die het gemakkelijk maakt om te betalen, betalen ze mogelijk de betaling in plaats van deze opzij te zetten totdat ze kunnen controleren wat ze in de voorgaande maand hebben gekocht.
Aan de kant van de klant is het doel van een rekeningafschrift het bijhouden van de boekhouding eenvoudig. Uw klanten hebben waarschijnlijk elke maand een stroom van facturen, wat betekent dat de uwe er een is van velen. De informatie die u verstrekt, kan eenvoudig worden vergeleken met hun eigen boeken. Naarmate het jaar vordert, kunnen ze historische gegevens bekijken die betrekking hebben op het bedrijf dat zij met u uitvoeren en de informatie gebruiken om toekomstige budgetvoorspellingen in te stellen.
Statement of Account Examples
Het beste voorbeeld van een rekeningafschrift is het bankafschrift dat u elke maand ontvangt. U krijgt dit voor al uw accounts, waaronder uw persoonlijke bankrekeningen, alle beleggingsrekeningen die u bezit, uw creditcards en uw eigen financiële bedrijfsaccounts. Het heeft meestal een begin- tot einddatum, een beginsaldo, een eindsaldo en een logboek van alle transacties die tijdens dat tijdsbestek zijn gebeurd.
Net als bij de afrekening van uw bedrijf, kan een bankafschrift per post in papieren vorm worden ingediend of online worden bekeken. Als het verband houdt met uw creditcard, ziet u waarschijnlijk onderaan het rekeningoverzicht een factuur met het bedrag dat u moet betalen en de vervaldatum. In tegenstelling tot rekeningafschriften, kan uw bankafschrift ook verschijnen als u geen transacties had voor de maand.
Doelstellingen van een bankafschrift
Het doel van een bankafschrift is transparantie. Klanten willen alle transacties het hele jaar door in hun account laten loggen. Vóór online bankieren traceerden klanten hun transacties in een controleregister en brachten ze het bedrag in overeenstemming met dat maandoverzicht per post. Als ze een transactie vergeten te registreren, zien ze deze op de instructie en kunnen ze de fout snel verhelpen. Evenzo hebben bedrijven hun financiële transacties in papieren grootboeken bijgehouden en de bedragen dubbel gecontroleerd met het maandoverzicht.
De technologie heeft dit allemaal veranderd. Nu kunnen bedrijven en particulieren dag en nacht inloggen en de nieuwste informatie over transacties bekijken. Het is niet nodig om een goed overzicht te houden, maar als ze echt op de hoogte willen blijven, kunnen ze hun accounts instellen om hen te waarschuwen telkens wanneer een nieuwe transactie tegenkomt. Voor bedrijven maakt de boekhoud- en boekhoudsoftware het gemakkelijk om een constant overzicht van alle zakelijke uitgaven bij te houden.
Wat is het verschil tussen facturering en facturering?
Omdat rekeningafschriften onderaan een factuur kunnen bevatten, kan dit eenvoudig worden verward met een factuur of rekening. U merkt misschien dat uw maandelijkse kabelrekening bijvoorbeeld informatie over de verschillende kosten heeft, maar ook een afscheurbon onderaan, zodat u betalingen kunt verrichten als u niet elektronisch betaalt. Dit is een factuur in plaats van een rekeningafschrift omdat niet elke transactie die tijdens de afschriftperiode in uw account is aangetroffen, wordt vermeld.
Het verschil tussen facturen en facturen kan echter nog subtieler zijn. De termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar het verschil zit in de manier waarop de ontvanger naar hen verwijst.Een bedrijf vraagt vaak om een factuur, wat een document is dat de schuld van de ene persoon aan de andere persoon aantoont. Het komt zelden voor dat iemand een factuur op zijn kabelfactuur belt en wanneer deze bij de post aankomt, wordt deze meestal als een factuur gemarkeerd, terwijl een factuur doorgaans wordt ontvangen met een koptekst als 'factuur'.
Een ander verschil tussen beide is dat een factuur kan worden gezien als een vorm van kredietwaardigheid. De klant heeft een bepaalde periode om te betalen nadat aan het product- of serviceverzoek is voldaan. Een rekening, aan de andere kant, is verschuldigd door een zeer strikte deadline. Als u na het eten een rekening ontvangt in een restaurant, is die deadline onmiddellijk. Uw waterrekening kan echter technisch een factuur worden genoemd, omdat u er een paar weken over kunt doen om het te betalen, wat betekent dat het nutsbedrijf uw krediet als terugkerende klant verlengt. Dit is waar het verschil tussen de twee duister kan zijn.
Hoe lang is een maandelijkse instructiecyclus?
Rekeningafschriften volgen een factureringscyclus, die afhangt van de voorkeuren van het bedrijf dat ze uitgeeft. Een factureringscyclus wordt gedefinieerd als de tijdsperiode tussen de ene afzieningsdatum tot de volgende. Er is een duidelijk begin en een einde aan elke betalingscyclus, waarbij de nieuwe cyclus begint zodra de vorige is voltooid. Als er uitspraken worden verzonden naar klanten, zijn deze over het algemeen niet in hun handen op de dag dat de cyclus eindigt, maar worden de start- en einddatums van de cyclus doorgaans op de cyclus afgedrukt.
Boekhoudcycli hebben de neiging om de industriestandaarden te volgen, dus het kan helpen om rond te zoeken. Uw factureringscycli kunnen variëren van 20 tot 45 dagen, maar het kan eenvoudiger zijn om uw rekeningoverzichtcyclus in het bereik van 30 dagen in te stellen. U kunt er ook voor kiezen om een maandelijkse factureringscyclus te volgen bij het verzenden van uw rekeningafschriften, wat betekent dat ze ofwel op de eerste dag van de maand of de laatste dag van de maand beginnen.
Omgaan met late betalingen
Helaas zal er af en toe ten minste één klant zijn die te laat aan het betalen is. Je kunt late meldingen verzenden of zelfs de telefoon opnemen en bellen, maar vaak kan er in dat geval een rekeningoverzicht in het spel komen. Uw klant wil misschien precies weten wat de kosten zijn. Mogelijk vindt u ook dat u wordt doorgestuurd naar een andere afdeling, waar deze professionals een samenvatting willen van de items die nog niet zijn betaald.
Als het account nog steeds niet over een langere periode wordt betaald, is het dan nodig om de factuur om te zetten in verzamelingen. Een rekeningafschrift kan worden gebruikt om precies aan te geven wat verschuldigd is wanneer het wordt overgedragen aan de externe service die probeert te verzamelen. U moet ook rente betalen voor de achterstallige betalingen, zoals uiteengezet in uw factuur of het oorspronkelijke contract dat u met de klant hebt ondertekend. Als u ooit iemand voor de rechtbank moet brengen, is een gedetailleerde verklaring van alle transacties van essentieel belang.
Elektronische rekeningoverzichten
Klanten vertrouwen steeds meer op elektronische communicatie voor alles, inclusief rekeningen en bankafschriften. U kunt uw rekeningoverzicht naar elke klant e-mailen op de aangegeven datum, en de kans is groot dat zij daar blij mee zullen zijn. Sommige bedrijven hebben het echter effectiever gevonden om een online portal op te zetten. Alle vaste klanten krijgen de mogelijkheid om een gebruikersnaam en wachtwoord in te stellen. Ze kunnen zich zo vaak aanmelden als ze toegang willen tot bijgewerkte accountinformatie, producten of services willen aanvragen, hulp bij een probleem en meer.
Het grootste negatieve aspect van een portalbenadering is dat het extra inspanning van de klant vereist om een profiel in te stellen en vergeet niet in te loggen. Als u de zaken op deze manier regelt, kan het helpen ervoor te zorgen dat klanten worden gewaarschuwd wanneer een nieuw item is geplaatst. Als dit niet mogelijk is, kan een op e-mail gebaseerde elektronische benadering van rekeningafschriften beter werken.
Verklaringen van accountbeveiliging
Banken beseffen dat identiteitsdiefstal een echte zorg is voor hun leden en zij nemen maatregelen om informatie zo veilig mogelijk te houden. Voor bedrijven moet dezelfde beleefdheid gelden voor alle rekeningafschriften die u naar uw eigen klanten stuurt. Overweeg de geest van een crimineel en zorg ervoor dat als de rekening in verkeerde handen terechtkomt, de informatie die is opgenomen niet voldoende is om identiteitsdiefstal te plegen.
Dit geldt ook voor alle elektronische verklaringen die u uitgeven. Als u klanten een e-mail stuurt om hen te laten weten dat hun verklaringen nu beschikbaar zijn, stel u dan voor dat een derde partij toegang krijgt tot die e-mail. Is er voldoende informatie voor een geval van identiteitsfraude? Als u het wachtwoord van een klant opnieuw moet verzenden, verzendt u het wachtwoord niet per e-mail. Stuur in plaats daarvan een link naar hen die ze kunnen gebruiken om een nieuw wachtwoord in te stellen en overweeg om identificerende informatie te vereisen voor iedereen die een reset nodig heeft. U kunt vragen dat zij de naam van de rekeninghouder, het straatadres, de meisjesnaam van de moeder of een ander type verificateur weten.
