Bedrijven creëren een balans aan het einde van elke boekhoudperiode om een samenvatting te geven van de financiële positie van de onderneming. Het bevat een lijst van de activa, passiva en aandelen van het bedrijf en volgt de standaard boekhoudkundige vergelijking: Activa = verplichtingen + aandelen van de eigenaar. Balansen worden aangemaakt in twee veel voorkomende formulieren: een meldingsformulier en een rekeningformulier.
Uitleg
Een balans bevat de overzichten van alle accountnamen en saldi voor activum-, schuld- en aandelenrekeningen. Activa zijn accounts die dingen van waarde bijhouden die het bedrijf bezit. Verplichtingen verwijzen naar bedragen die een bedrijf verschuldigd is aan andere bedrijven of particulieren. Aandelenrekeningen houden de beleggingen van de eigenaar bij en de nettowinst en -verliezen die een bedrijf maakt. Beide soorten verklaringen registreren dezelfde informatie; het wordt gewoon anders weergegeven.
Meldingsformulier
Een balans wordt vaak gemaakt in een rapportageformulier. Bedrijven die dit type verklaring gebruiken, geven een lijst met de drie verschillende secties boven elkaar. Het begint met een lijst van de naam van de verklaring, de bedrijfsnaam en de datum van de verklaring. Daaronder een lijst van alle activa van het bedrijf. Onder de activa, lijst de verplichtingen en ten slotte, lijst alle aandelen. Het wordt het meldingsformulier genoemd omdat er geen afzonderlijke kanten zijn. Elke categorie wordt eenvoudig in volgorde weergegeven.
Account formulier
De rekeningvorm van een balans wordt vaker gebruikt omdat deze beter de standaard boekhoudkundige vergelijking illustreert. Om een balans in rekeningvorm te voltooien, begint u met het vermelden van de naam van de verklaring, de bedrijfsnaam en de datum. De verklaring is dan verdeeld in twee helften. Maak aan de linkerkant een lijst van alle activa van het bedrijf, inclusief een totaal onderaan. De rechterkant wordt gebruikt om eerst de verplichtingen en vervolgens de aandelen op te sommen. Een totaal van deze twee componenten is onderaan geplaatst. De totalen van beide kolommen moeten gelijk zijn. Deze methode illustreert dat de activa gelijk zijn aan het totaal van alle passiva en aandelen.
Categorieën
Beide soorten balansen splitsen elk van de drie componenten op in kleinere categorieën. Activa worden gescheiden in huidige en langetermijnactiva. Vlottende activa zijn artikelen die in één jaar of minder gemakkelijk in contanten kunnen worden omgezet en die contanten, debiteuren en leveringen omvatten. Langlopende activa, ook wel vaste activa genoemd, zijn activa van grote waarde die moeilijker in contanten kunnen worden omgezet. Inbegrepen in deze categorie zijn machines, uitrusting en grond. Verplichtingen worden gescheiden in kortlopende en langlopende schulden. Kortlopende verplichtingen zijn bedragen die een bedrijf in minder dan een jaar zal afbetalen, terwijl langlopende schulden bedragen zijn die een bedrijf in dit tijdsbestek niet zal terugbetalen.
