Een vaak over het hoofd gezien en toch waardevol aspect van een bedrijf is de voicemail-begroeting. Gedenkwaardige en professionele opnamen hebben een positief effect. Maak de begroeting passend bij het bedrijf terwijl je nog steeds stijl toevoegt met een persoonlijkheid die in de mix wordt gegooid. De beste uitgaande opnames hebben de juiste hoeveelheid smaak zonder de professionele touch te verliezen.
Basisingrediënten
Een zakelijke voicemail moet verschillende ingrediënten bevatten die informeren. Vermeld de naam van de persoon van wie de extensie is gebeld, de naam van het bedrijf en de afdeling. Nodig de beller uit om een bericht achter te laten; vaak beseft de beller niet dat ze voicemail heeft bereikt. Vertel klanten wanneer ze een terugroep kunnen verwachten en bied zo mogelijk een alternatief contact aan. Voeg de website of e-mail van het bedrijf toe. Verlaat slechts één extra contactpersoon voor beknoptheid, waarschuwt Christopher Null, schrijft in PC World. Construeer een korte begroeting en to-the-point.
No-Nos
Vermijd het gebruik van een mobiele telefoon om de begroeting op te nemen. Een landlijn heeft de voorkeur voor de begroetingstekst. De geluidskwaliteit is gewoon niet zo goed op een mobiele telefoon in vergelijking met een vaste lijn. Professionele begroetingen mogen niet onleesbaar of krakend klinken. Vermijd standaardgroeten. Ze klinken geautomatiseerd, onpersoonlijk en koud. Zorg ervoor dat er geen achtergrondgeluiden worden opgenomen. Een slecht opgenomen telefoongegroeting kan klanten en leads wegnemen. Vermijd "um" en "uhs". Bereid een script voor dat je gaat opnemen, zodat het gemakkelijk kan vloeien.
Algemene begroeting
De algemene begroeting wordt dagelijks gebruikt voor alledaagse gemiste oproepen terwijl de telefoon onbeheerd is. Deze begroeting wordt meestal gespeeld voor mensen die van buiten het bedrijf bellen.
"Je hebt (bedrijf) bereikt, waar (slogan). Dit is (naam), uw gids voor (afdeling). Helaas kan ik nu niet aan de telefoon komen, maar laat me een bericht achter met uw naam en telefoonnummer en ik zal uw oproep zo snel mogelijk beantwoorden. Of stuur me gerust een e-mail op (e-mailadres)."
Out-of-Office-begroeting
Out-of-office-berichten worden gebruikt als iemand voor een vooraf bepaalde tijd niet op kantoor is. Bij de meeste voicemailservices kan een begroeting gedurende een bepaalde tijd worden afgespeeld, zodat niemand hoeft te onthouden dat hij de begroeting bij afwezigheid buiten werking stelt.
"Hallo, dit is (naam) in (afdeling). Ik ben afwezig tot (datum). Ik controleer mijn voicemail de hele dag door, dus laat me een bericht achter en ik zal uw oproep zo snel mogelijk beantwoorden. Als u extra hulp nodig heeft, kunt u contact opnemen met (alternatieve contactpersoon) op (telefoonnummer) of u kunt onze website bezoeken op (URL)."
