Externe communicatie is hoe een bedrijf of organisatie communiceert met degenen buiten de organisatiestructuur. Dit varieert van klanten en klanten tot nutsbedrijven en zakelijke partners, tot fondsenwervende entiteiten en in principe iedereen die niet op de loonlijst van het bedrijf staat. Goede externe communicatie is net zo belangrijk als een goede interne communicatie, dus er moet speciale zorg worden besteed aan ervoor te zorgen dat degenen buiten het bedrijf dezelfde zorg en respect ontvangen als die binnen het bedrijf.
Verzamel externe feedback. Feedback verwijst naar de rapporten die door alle externe bronnen aan het bedrijf zijn gemaakt en waarin sterke en zwakke punten worden uiteengezet in uw vermogen om diensten en producten te leveren. Of klanten nu bellen om te klagen of u biedt enquêtes aan klanten die uw prestaties beoordelen of een andere methode gebruiken, de feedback wijst op lacunes in uw communicatievermogen.
Behandel de externe communicatieproblemen die u tegenkomt. Misschien merk je dat klanten het gevoel hebben dat ze niet met respect worden behandeld, of dat ze worden rondgereden door bedrijfsvertegenwoordigers. Mogelijk merkt u dat uw e-mailservice verkeerde e-mails van klanten misleidt als spam, zodat verzoeken en vragen niet worden ontvangen. Er zijn honderden potentiële externe communicatieproblemen. Zodra u precies weet wat miscommunicatie veroorzaakt, kunt u doorgaan.
Maak een oplossing voor de externe communicatieproblemen. Als klanten bijvoorbeeld melden dat vertegenwoordigers te veel technisch jargon gebruiken, trainen ze de vertegenwoordigers om dingen zo eenvoudig mogelijk te verbreken. Als uw klanten melden dat uw telefoonservice niet werkt, laat het dan repareren en stel het in om zo gemakkelijk mogelijk te navigeren. Als online klanten meer informatie willen, werk dan uw website bij en bied ze misschien een manier aan om bestellingen te volgen of direct hulp te krijgen van een vertegenwoordiger. Wat de oplossing ook is, deze moet de zorg wegnemen en een werkbare oplossing bieden.
Verzamel feedback over de oplossing voor uw externe communicatieprobleem. U moet de gevoelens krijgen van degenen die door de oplossing worden getroffen om te zien of het probleem is opgelost, zowel voor uw bedrijfsmedewerkers als voor de externe vertegenwoordigers die deelnemen aan het externe communicatieproces.
