Afdelingen in een bedrijf of organisatie communiceren vaak niet goed om een aantal redenen, waaronder fysieke scheiding en omdat de leden van elke afdeling projecten of doelstellingen vanuit een ander perspectief bekijken. De fysieke afstand en verschillen in gezichtspunt kunnen bij afdelingen tot misverstanden leiden. U kunt het vertrouwen en de communicatie tussen uw afdelingen versterken door vergaderingen en protocollen te ontwikkelen die een betere communicatie met anderen aanmoedigen.
Organiseer minimaal twee keer per maand een interdepartementale bijeenkomst. Managers van elke afdeling moeten de vergadering bijwonen. Ze moeten praten over waar hun respectieve afdeling aan werkt en de hulp die ze nodig hebben van andere afdelingen.
Stimuleer individuele afdelingsmanagers om elkaar te ontmoeten. Als twee afdelingsmanagers in de interdepartementale bijeenkomst ontdekken dat ze elkaars hulp nodig hebben, mogen ze niet bespreken hoe ze elkaar in detail kunnen helpen tijdens de interdepartementale vergadering. Ze zouden een onafhankelijke vergadering moeten opzetten die specifiek op dat onderwerp is gericht.
Deel notities van de vergadering van een afdeling met de andere afdelingen. Wijs iemand van elke afdeling aan om de need-to-know-informatie van elke vergaderminuten samen te vatten. Deze persoon is verantwoordelijk voor het e-mailen van deze samenvatting naar de andere afdelingen.
Moedig personen van één afdeling aan om leden van een andere afdeling te bezoeken in plaats van een e-mail te sturen. Dit is misschien niet altijd realistisch, maar als afdelingsleden zich inspannen om face-to-face met elkaar in gesprek te gaan over grote problemen, zal dit de communicatie en het vertrouwen tussen de leden van elke afdeling verbeteren.
Organiseer minstens één keer per jaar een interdepartementale lunch. Dit moet plaatsvinden buiten de werktijd en met werknemers van alle afdelingen. Gebruik de lunch als een tijd om activiteiten voor het opbouwen van vertrouwen tussen de leden van elke afdeling uit te voeren.
