Een project inkoopplan beschrijft en documenteert alle aankopen van externe leveranciers die nodig zijn om de behoeften van een bepaald project te ondersteunen. Een project kan afhankelijk van de aard van het project computers, papier of andere benodigdheden nodig hebben. Een overzicht van de behoeften van het project en hoe de benodigdheden zullen worden aangeschaft, biedt voldoende budget en een goede planning. Een goed inkoopplan geeft ook specifieke stappen voor het initiëren en uitvoeren van aankopen. Dit zorgt ervoor dat alle biedingen eerlijk worden toegekend en in het belang van het bedrijf zijn.
Definieer de vereisten van het plan. Neem alle doelstellingen van het plan op. Bijvoorbeeld het verkrijgen van goederen van de beste leveranciers tegen de laagste kosten.
Maak een lijst van het inkoopteam. Deze lijst bevat alle partijen die bij de inkoopbeslissingen zullen worden betrokken. Neem namen en contactgegevens op voor elke persoon of groep.
Documenteer de rechtvaardiging voor aanbesteding. Vermeld de redenen dat de benodigdheden nodig zijn en hoe ze zullen worden gebruikt. Identificeer de items die gedurende de levensduur van het project zullen worden aangeschaft. Vermeld de hoeveelheid benodigde artikelen.
Bouw een tijdlijn op die alle aankopen identificeert die over de lengte van het project worden gemaakt. Het inkopen van verbruiksgoederen in bulk of op bepaalde tijden van het jaar kan resulteren in besparingen. Neem deze details op als onderdeel van de tijdlijn.
Definieer het leveranciersselectieproces. Dit omvat alle stappen die vereist zijn om biedingen te krijgen. Bepaal een minimumaantal biedingen dat wordt verkregen voordat u een leverancier selecteert. Maak een lijst van alle contract- of betalingsvoorwaarden die moeten worden overeengekomen voordat u de leverancier selecteert.
Maak een lijst met taken die moeten worden ondernomen om een item te kopen. Identificeer alle papieren die moeten worden ingevuld om een inkooporder te verwerken. Inkooporders moeten mogelijk worden geautoriseerd door het management.
Tips
-
Bekijk het inkoopplan regelmatig. Wijzigingen in leveranciersvoorwaarden en andere marktfactoren kunnen een positief of negatief effect hebben op het plan. Pas het plan aan om aan de bedrijfsbehoeften te voldoen.
