Met iemand praten via de telefoon is een handige manier om te communiceren. Of u nu praat met uw gezin, op het werk of tijdens het plannen van een evenement, u moet leren hoe u iemand telefonisch kunt spreken op een manier die de effectiviteit van de communicatie maximaliseert en minder miscommunicatie en misinterpretatie oplevert.
Wees op een rustige plek. Hoewel het soms onvermijdelijk is, moet je proberen in een omgeving te zijn die zo min mogelijk lawaai maakt. Elke persoon aan de telefoon kan helder en ononderbroken horen.
Laat de persoon aan de andere kant weten of je ze zo snel mogelijk niet kunt begrijpen. Die persoon kan een zwaar accent hebben, op een mobiele telefoon staan met slechte ontvangst of zich in een afleidende omgeving bevinden. Wat de reden ook is voor enig misverstand van uw kant, laat de ontvanger weten dat u het moeilijk begrijpt. U wilt geen belangrijke informatie missen. In ruil daarvoor kun je die persoon vragen of hij je begrijpt. Soms is de persoon aan de andere kant misschien te verlegen om je dat te laten weten.
Wees gefocust op het gesprek aan de telefoon. Als je het kunt vermijden, zou je niets anders moeten doen. Aantekeningen maken of informatie opzoeken voor de persoon is redelijk, maar krijgt veel meer uit je gesprek als je gefocust bent op wat er gezegd wordt.
Vraag toestemming als je de status van het telefoongesprek kunt wijzigen. Dit omvat het toevoegen van een andere persoon aan de lijn, het plaatsen van het gesprek op een luidsprekertelefoon of het opnemen van het gesprek. Veel mensen zullen zich ongemakkelijk voelen als je deze dingen doet zonder hun toestemming.
Plaats oproepen op geschikte tijden. Zakelijke oproepen moeten tijdens een werkdag worden geplaatst. Vergeet niet dat die mensen ook een lunch kunnen eten. Ook moet u niet 's avonds laat of' s morgens vroeg bellen, tenzij de persoon op persoonlijk niveau uw telefoontje verwacht. Bellen tijdens het avondeten kan voor de meeste mensen ook een grote overlast betekenen. Heb respect voor het individu en bel alleen op gepaste tijden voor hen.
Als u de persoon blijft missen waarmee u wilt spreken, laat een bericht achter. Laat die persoon weten welke tijden het beste zijn om je te pakken te krijgen. Het kan behoorlijk vervelend zijn om een belangrijk gesprek uit te stellen, alleen omdat je tijden niet overeenkomen.
Tips
-
Gebruik uw normale stem als u aan het bellen bent.
Waarschuwing
Gebruik de juiste taal wanneer u met iemand spreekt. Je kunt wegkomen met dwaas zijn of onaangenaam zijn met je vrienden of familie, maar behalve dat, zou je iets professioneler moeten zijn.
