Het budget van een bedrijf, soms ook wel de financiële prognose of het financiële plan genoemd, is een voorspelling van de uitgaven die nodig zijn om het bedrijf te runnen en de inkomsten die door deze activiteiten worden gegenereerd. Het nauwkeurig kunnen budgetteren is een kritische vaardigheid voor het management van een bedrijf. Grote afwijkingen van het plan kunnen ernstige tekortkomingen in de cashflow betekenen die het voortbestaan van het bedrijf in gevaar kunnen brengen. De test van de nauwkeurigheid van een begroting komt wanneer de werkelijke financiële resultaten beschikbaar komen en worden vergeleken met de budgetnummers.
Grondige budgettering
Een compleet, grondig budgetteringsproces resulteert in een meer accuraat budget. Het is belangrijk dat alle uitgaven voor regelitems die nodig zijn om dit type bedrijf uit te voeren, worden opgenomen in de begroting. Vooral startende bedrijven vergeten vaak om onkostenposten op te nemen - soms belangrijke, zoals verzekerings- of juridische kosten. Zie uitgaven als middelen - de tools die u en uw medewerkers nodig hebben om het bedrijf te runnen. Stel de dagelijkse werking van het bedrijf en de kosten in verband met elke taak die u wilt bereiken.
Redelijke veronderstellingen
Begrotingsnauwkeurigheid wordt aangetast wanneer het managementteam het plan met onjuiste aannames maakt die de exploitatiekosten van het bedrijf sterk onderschatten, of te optimistisch zijn in de prognose van de omzetgroei. Het verkrijgen van goede aannames vereist een aanzienlijke diepte van onderzoek. Managers die verantwoordelijk zijn voor delen van het budget moeten in staat zijn om senior management te voorzien van deugdelijke logica voor hoe zij deze aannames hebben berekend. Input- en statistische informatie van alle leden van de organisatie moet worden aangemoedigd tijdens het budgetvoorbereidingsproces. Marketingmanagers zouden bijvoorbeeld de meest nauwkeurige informatie hebben over de kosten van reclame of de kosten van het onderweg zijn van verkooppersoneel.
Conservatieve budgettering
Over het algemeen verdienen positieve verrassingen in afwijkingen van het budget de voorkeur boven negatieve. Negatieve afwijkingen worden gezien als fouten in het budgetteringsproces - en in het management van het bedrijf - terwijl positieve afwijkingen ertoe kunnen leiden dat managers aan het eind van het jaar bonussen ontvangen. Een manier om de kans op positieve varianties te vergroten, is een voorzichtige begroting. Erkennende dat ongunstige gebeurtenissen kunnen voorkomen en budgetteren voor hen kan helpen om onaangename verrassingen te voorkomen. Neem extra geld op in het budget om het onverwachte te dekken. Dit kan helpen grote algemene afwijkingen van het budget te voorkomen.
Variaties in smalle reeksen
Bedrijven hebben een bottom-line focus: Nettowinst is het belangrijkste getal voor de hogere leidinggevenden van een organisatie. Als de nettowinst dicht bij de verwachting ligt, zijn ze tevreden. Niettemin moeten alle variaties in de regelitems voor opbrengsten en uitgaven worden geanalyseerd. Een enorm positief verschil in een categorie kan een enorme negatieve in een andere categorie voor een bepaalde maand of kwartaal tenietdoen. De oorzaken van elk van deze moeten worden geanalyseerd in het geval ze een verandering in de bedrijfsomgeving aangeven die moet worden aangepakt met een verandering in de strategie. Als de positieve variantie een eenmalige gebeurtenis was en de negatieve variantie terugkeert, kan het bedrijf in de problemen komen. De meest nauwkeurige budgetten zijn die waarbij variaties in regelitems in smalle bereiken liggen, niet significant hoger of lager dan het budget.
